A AZ do processo de denúncia de irregularidades no local de trabalho

A denúncia de irregularidades, um mecanismo vital para manter a ética e a responsabilidade organizacional, envolve funcionários que denunciam suspeitas de irregularidades ou má conduta dentro da sua organização. Para que a denúncia seja eficaz, é imperativo ter um processo de denúncia bem definido e transparente.

Requisitos legais de denúncia

Na União Europeia, a denúncia de irregularidades é regulamentada pela Diretiva (UE) 2019/1937, também conhecida como Diretiva de Denúncias, que entrou em vigor em 16 de dezembro de 2019. A diretiva aumenta a proteção das pessoas que denunciam violações da legislação da UE no seu ambiente de trabalho e exige que os Estados-Membros alinhem as suas legislações nacionais para proporcionar um nível adequado de proteção em toda a UE.

A Diretiva de Denúncias aplica-se a:

• Empresas privadas da UE com 50 ou mais empregados;
• empresas não pertencentes à UE com uma sucursal na UE, que tenham 50 ou mais funcionários na UE.
• autoridades locais servindo mais de 10.000 pessoas.

Para cumprir, as empresas devem:

• Estabeleça canais de denúncia internos seguros e confidenciais. O prazo para cumprimento desta exigência é 17 de dezembro de 2023.
• Fornecer treinamento para funcionários e partes interessadas, para explicar a diretiva, os direitos dos denunciantes e os procedimentos de denúncia.
• Garantir a confidencialidade e proteção dos dados pessoais dos denunciantes.
• Implementar políticas anti-retaliação, conduzir investigações justas e apoiar denunciantes que enfrentam retaliação.

O processo de denúncia de irregularidades

O processo de denúncia de irregularidades é composto por diferentes fases.

Reconhecimento de irregularidades e comunicação da preocupação

A primeira fase, que inicia o processo de denúncia, é o reconhecimento das irregularidades dentro de uma empresa. Os denunciantes podem denunciar uma ampla gama de questões em diversas áreas, incluindo, mas não se limitando a:

• Proteção da privacidade e dos dados pessoais
• Proteção do consumidor
• Violações das políticas e procedimentos da empresa
• Má conduta financeira
• Lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo
• Fraude
• Segurança de redes e sistemas de informação
• Assédio ou discriminação
• Preocupações com a segurança (segurança e conformidade dos produtos, segurança dos géneros alimentícios e dos alimentos para animais, segurança dos transportes)
• Preocupações com saúde pública ou saúde e bem-estar animal
• Problemas ambientais

Uma vez documentada a irregularidade, o denunciante pode denunciá-la escolhendo um canal de denúncia interno ou externo.

Os canais de denúncia internos são geralmente preferidos, mas se não forem eficazes ou puderem levar a retaliações, também podem denunciar diretamente às autoridades nacionais competentes ou mesmo fazer uma divulgação pública em determinadas circunstâncias.

Tratamento e investigação do relatório

Uma vez recebido o relatório, a organização precisa abordá-lo. Cada organização deve ter uma política de denúncia clara, que defina como o processo de denúncia será tratado e designe uma pessoa ou departamento imparcial para receber e acompanhar as denúncias.

A equipe designada iniciará então a investigação, determinando a solidez da reclamação e se são necessárias informações adicionais. Em certos casos, a empresa poderá também necessitar de informar as pessoas em causa das alegações feitas contra elas.

Resoluções e acompanhamento

O denunciante deve esperar um primeiro acompanhamento dentro de 7 dias. Este é um reconhecimento formal de que o relatório foi recebido e que as investigações serão iniciadas.

Assim que a investigação for concluída e a empresa tomar as medidas necessárias, o relatório pode ser considerado concluído. O denunciante deverá receber outro feedback sobre a denúncia no prazo máximo de 3 meses.

Proteção para o denunciante

A Diretiva (UE) 2019/1937, também conhecida como Diretiva dos Denunciantes, sublinha particularmente a importância de proteger os denunciantes de qualquer tipo de retaliação. Os funcionários devem se sentir seguros ao denunciar qualquer irregularidade em seu ambiente de trabalho, sem medo de serem demitidos, rebaixados ou assediados.

É por isso que é essencial que uma empresa estabeleça uma política clara sobre denúncias e um canal de denúncia seguro e confidencial.

Além disso, os denunciantes também podem optar por permanecer anónimos ou divulgar os seus nomes. A identidade do denunciante só poderá ser divulgada se este conceder o seu consentimento. Em ambos os casos, a organização deve salvaguardar a sua identidade e evitar qualquer tipo de retaliação.

Por último, os denunciantes devem beneficiar de uma forte protecção jurídica. Isso inclui, mas não está limitado a:

• acesso a informação e aconselhamento abrangentes e independentes;
• assistência eficaz por parte das autoridades competentes;
• assistência judiciária em processos penais e civis transfronteiriços;
• exclusão de responsabilidade em relação à aquisição de informações relatadas ou divulgadas publicamente.

Canais de denúncia internos e externos

De acordo com a Diretiva de Denúncias da UE, as pessoas podem denunciar irregularidades no local de trabalho de três maneiras:

• Canais de denúncia interna (preferencial).
• Canais de denúncia externos às autoridades nacionais designadas pelos Estados-Membros.
• Divulgação pública. Esta opção deve ser utilizada apenas em determinadas condições, por exemplo, quando não foram tomadas medidas adequadas após a comunicação interna/externa.

Vamos examinar cada um deles.

Canais de denúncia interna

Os canais de denúncia internos são o método preferido para reclamações de denunciantes. De acordo com a Diretiva da UE, todas as empresas privadas com 50 ou mais funcionários e todas as entidades públicas devem criar canais de denúncia eficazes e confidenciais. Lembre-se: o prazo para cumprimento desta exigência é 17 de dezembro de 2023.

Tipos de canais de denúncia interna

Os denunciantes devem poder apresentar as suas reclamações por escrito, oralmenteou pessoalmente.

Para apresentar uma denúncia oralmente ou pessoalmente, o denunciante deve entrar em contato com a equipe designada ou pessoa responsável pela denúncia dentro da organização. Nestes casos, o anonimato nem sempre pode ser garantido, mas a empresa ainda precisa garantir a confidencialidade.

Para submeter uma denúncia por escrito, uma organização pode criar um procedimento interno – por exemplo, configurar um endereço de e-mail específico para o qual enviar as reclamações – ou recorrer a uma plataforma de terceiros. Normalmente, estas plataformas permitem agilizar o processo de denúncia, garantindo ao mesmo tempo o anonimato e a confidencialidade.

Canais de denúncia externos

Se o canal de denúncia interno não for considerado seguro ou confidencial, ou se a denúncia puder levar a retaliação, o denunciante também poderá denunciar diretamente às autoridades nacionais competentes.

A Diretiva da UE relativa à denúncia de irregularidades exige que os Estados-Membros designem uma autoridade competente, que deverá receber as reclamações, investigar e depois dar o seguimento adequado às denúncias.

Aqui está uma lista das autoridades competentes na Europa:

Divulgação pública

O canal de denúncia de último recurso é a divulgação pública, que só deve ser utilizada em determinadas condições. Alguns exemplos são:

• nenhuma ação apropriada foi tomada após a denúncia interna ou externa;
• o denunciante não recebeu feedback adequado dentro do prazo estabelecido pela lei;
• é razoável suspeitar de um conluio entre o autor do crime e as autoridades estatais responsáveis ​​pela sua ação penal;
• em casos de perigo urgente ou grave para o interesse público.

A divulgação pública pode acontecer através de plataformas web, redes sociais, imprensa, representantes eleitos, organizações da sociedade civil, etc. Mesmo neste caso, o denunciante deve beneficiar do mesmo nível de proteção.

Melhores práticas para implementar procedimentos de denúncia de irregularidades

Resumindo, existem três passos importantes que cada organização deve seguir para implementar um processo sólido de denúncia de irregularidades:

1. Ofereça uma política de denúncia clara: todo funcionário deve saber como enviar uma denúncia, quem contatar para fazer uma reclamação e como o processo será conduzido. A política deve também abordar a proteção dos denunciantes e estratégias de prevenção de retaliações. Baixe aquium modelo de política de denúncia de irregularidades.
2. Configure um canal de denúncia seguro e confidencial: isso ajudará você a proteger os denunciantes de qualquer tipo de retaliação, garantindo a confidencialidade e o anonimato. Além disso, a criação de um canal de denúncia seguro é agora obrigatória na União Europeia, para organizações que tenham 50 ou mais funcionários. Você pode optar por implementar um canal de denúncia interno ou contar com um serviço terceirizado, como a Ferramenta de gerenciamento de denúncias da iubenda.
3. Designe uma equipe ou pessoa responsável: a equipe será o ponto de referência para qualquer funcionário disposto a fazer uma denúncia de denúncia. Eles também serão responsáveis ​​por realizar a investigação e enviar feedback em tempo hábil. Baixe um modelo de compromisso para atribuição de responsabilidades aqui.

Ferramenta de gerenciamento de denúncias da iubenda

A ferramenta de gestão de denúncias da iubenda ajuda as empresas da UE a garantir a conformidade. Projetamos nosso produto para agilizar o gerenciamento dentro das organizações, proteger os denunciantes e garantir que as empresas cumpram a lei de forma consistente.

Veja como funciona:

• Ative a ferramenta de gerenciamento de denúncias no painel da iubenda (observação: você precisa de um plano Ultimate para fazer isso). Em seguida, incorpore o formulário de denúncia onde possa ser facilmente acessado por funcionários ou outros possíveis denunciantes.
• Quando uma denúncia é enviada, seu gerente de denúncias recebe uma notificação por e-mail instantaneamente, enquanto a opção de denúncia anônima mantém em segredo a identidade dos denunciantes.
• Seu gerente de denúncias pode visualizar os detalhes do relatório em seu painel e fazer o acompanhamento quando apropriado. As atualizações em tempo real ajudam você a se manter informado sobre o status de cada relatório durante todo o processo.