1. Quali informazioni raccogliamo sugli ospiti?
Società Amministrazione Gestione Alberghi – S.A.G.A. S.p.A. raccoglie informazioni personali dei propri ospiti quali, a titolo esemplificativo: informazioni anagrafiche e di contatto (ad esempio nome e cognome, data di nascita, codice fiscale, numero di passaporto o altro documento di identità presentato all’accettazione, indirizzo email, indirizzo di residenza, numero di telefono cellulare); informazioni di pagamento (inclusi numeri di carte di credito, numero di partita IVA, indirizzi di fatturazione e informazioni sul conto bancario); dati demografici (come ad esempio età, sesso, paese e lingua preferita); informazioni relative alla prenotazione, al soggiorno o alla visita presso l’Hotel Caesar Augustus (quali ad es. date di inizio e fine del soggiorno, servizi richiesti, reclami, possesso di animali domestici etc.); informazioni necessarie a soddisfare richieste speciali e/o sistemazioni specifiche; informazioni sugli interessi e preferenze dell’utente (per scopi di efficienza operativa e per fornire servizi di eccellenza durante il soggiorno); informazioni raccolte tramite l’utilizzo di sistemi televisivi a circuito chiuso, chiavi magnetiche e altri sistemi di sicurezza; immagini e videoriprese raffiguranti la persona ed inerenti agli accessi e movimenti in taluni locali e pertinenze dell’Hotel nonché in prossimità degli accessi alla struttura; informazioni relative ad eventuali allergie e necessità di carattere alimentare, allo status di portatore di handicap o alle convinzioni religiose (ad es. richieste di oggetti aventi significato religioso). Quest’ultime informazioni appartengono nelle categorie di cui all’art. 9 GDPR sono trattate dal Titolare esclusivamente previo consenso esplicito dell’ospite e al solo fine di fornire i servizi richiesti
Le suddette informazioni vengono fornite direttamente dall’ospite quando soggiorna presso la struttura, ottenute anche da S.A.G.A. S.p.A. ovvero acquisite tramite sistemi televisivi a circuito chiuso, chiavi magnetiche e altri sistemi di sicurezza presenti nei locali aziendali.
2. Come utilizziamo le informazioni degli ospiti?
In qualità di titolare del trattamento, S.A.G.A. S.p.A.. raccoglie e utilizza/tratta le informazioni acquisite per le seguenti finalità:
erogare i servizi richiesti e gestire il soggiorno presso la struttura alberghiera, adempiere a tutte le obbligazioni derivanti dal rapporto contrattuale e soddisfare le specifiche richieste ed esigenze dell’ospite durante la permanenza. Per queste finalità, il trattamento dei dati personali è effettuato in quanto necessario per l’erogazione dei servizi richiesti. A tali fini, la comunicazione dei dati personali è facoltativa, ma costituisce un requisito necessario per accedere ai servizi offerti dal Titolare; la mancata comunicazione non permetterà l’erogazione delle prestazioni richieste. Sempre per queste finalità, il trattamento delle categorie particolari di dati personali sopra indicate (relativi allo stato di salute o al credo religioso) è effettuato soltanto previo consenso esplicito dell’ospite, che potrà esprimere marcando l’apposita casella che troverà alla fine di questa informativa e che potrà revocare in ogni momento rivolgendosi ai recapiti indicati nella presente Informativa. Il conferimento dei dati personali relativi allo stato di salute o al credo religioso ed il consenso al trattamento sono anch’essi facoltativi, ma costituiscono un requisito necessario perché il Titolare possa offrire il servizio richiesto o soddisfare determinate esigenze. Qualora l’ospite preferisca non consentire o non fornire tali dati personali, le richieste che comportino l’utilizzo di tali informazioni non potranno essere soddisfatte dal Titolare.
espletare ogni attività correlata all’erogazione dei servizi richiesti o ad essa connaturata prevista da leggi, regolamenti e normative, compreso l’assolvimento degli obblighi contabili, fiscali, di comunicazione alla Questura delle generalità delle persone alloggiate presso l’Hotel Caesar Augustus e di altra natura gravanti sul Titolare. Per queste finalità, le operazioni di trattamento sono effettuate in quanto necessarie per adempiere agli obblighi legali e regolamentari gravanti sul Titolare (ad es. in materia di fatturazione dei corrispettivi, elaborazione statistica e di ordine pubblico). Perciò, per tali fini la comunicazione dei dati personali dell’ospite costituisce un requisito necessario per fruire dei servizi offerti dal Titolare ed il mancato conferimento pregiudicherà la capacità del Titolare di soddisfare gli obblighi imposti da leggi e regolamenti, e potrà comportare l’impossibilità di accedere ai servizi alberghieri richiesti.
offrire un servizio personalizzato ed accelerare le procedure di registrazione in occasione di successivi soggiorni, previa conservazione dei dati anagrafici, dei dati riportati nel documento d’identità, dei dati relativi alle preferenze e dei dati di pagamento e di inoltrare telefonate e messaggi ricevuti dall’ospite presso l’Hotel Caesar Augustus, previa comunicazione della presenza dell’ospite presso la struttura alle persone che dovessero contattare il Titolare chiedendo di questo. Per queste finalità, il trattamento è effettuato soltanto previo consenso esplicito dell’ospite, che potrà esprimere separatamente marcando le apposite caselle che troverà alla fine di questa informativa e che potrà revocare in ogni momento rivolgendosi ai Recapiti. Qualora l’ospite preferisca non consentire o non fornire i suoi dati, non subirà alcuna ripercussione sulla fruizione del servizio, salva soltanto l’impossibilità per il Titolare di inoltrargli chiamate o messaggi ricevuti presso l’Hotel Caesar Augustus e la necessità, in occasione dei suoi futuri soggiorni, di dover raccogliere nuovamente i suoi dati nell’ambito delle procedure di registrazione.
tutelare i diritti e le pretese del Titolare in eventuali controversie, anche in sede precontenziosa, giudiziaria ed arbitrale, nonché a fronte di eventuali frodi. Per questa finalità, il trattamento è effettuato nella misura necessaria al perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti ed interessi qualora sorgano controversie o vengano rilevate tentativi di frode, nonché per accertare, difendere od esercitare i diritti del Titolare in sede giudiziaria, arbitrale e precontenziosa.
tutelare, mediante l’impianto di videosorveglianza installato nell’Hotel Caesar Augustus, la sicurezza dei clienti, dei collaboratori e del patrimonio materiale ed informativo aziendale contro atti di violenza, furti, rapine, danneggiamenti ed altri atti illeciti, ed all’individuazione degli eventuali responsabili e per la salvaguardia di eventuali diritti di difesa del titolare in sede giudiziaria. Queste operazioni di trattamento sono effettuate perché risultano necessarie al perseguimento del legittimo interesse del Titolare. Per tali finalità, il conferimento dei dati personali è facoltativo; tuttavia, alla luce del posizionamento e del meccanismo di funzionamento degli impianti, qualora l’ospite decida di non fornire i suoi dati personali non potrà accedere alla struttura del Titolare.
inviare, previo inserimento dell’indirizzo e-mail dell’ospite nella mailing list dedicata, comunicazioni informative e promozionali relative ai servizi offerti dal Titolare, utilizzando i Suoi dati di contatto. Queste operazioni sono effettuate soltanto previo consenso esplicito dell’ospite, che potrà esprimere spuntando l’apposita casella nei moduli dedicati e che potrà revocare in ogni momento impiegando l’apposita funzionalità presente in calce ad ogni e-mail ricevuta o rivolgendosi ai Recapiti. Per le finalità ora esposte, il consenso al trattamento è assolutamente facoltativo; qualora l’ospite preferisca non consentire, non subirà alcun tipo di pregiudizio o ripercussione in merito alla fruizione dei servizi offerti dal Titolare.
raccogliere informazioni sul livello di gradimento e sulla soddisfazione dell’ospite rispetto alle prestazioni e alla qualità dei servizi forniti da S.A.G.A. S.p.A. La base giuridica del trattamento dei dati è costituita dal consenso dell’ospite, espresso mediante la volontaria compilazione del questionario. Il conferimento dei dati personali, attraverso la compilazione del questionario, è facoltativo.
3. Condividiamo con terzi le informazioni che riceviamo?
Le informazioni personali dell’ospite possono essere condivise con le seguenti parti, per quanto ragionevolmente necessario per le finalità e sulle basi giuridiche indicate in questa informativa: (i) quando la comunicazione è richiesta da leggi e regolamenti applicabili rispetto a terzi legittimi destinatari di comunicazioni, quali autorità ed enti pubblici per i rispettivi fini istituzionali, incluse forze di polizia (ad esempio alla Questura territorialmente competente ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S., tramite l’apposito portale telematico); (ii) con i fornitori di servizi, ad es. per servizi di natura tecnica e organizzativa che sono funzionali alle finalità sopra indicate quali collaboratori autonomi, anche in forma associata - ad es. per la gestione di pagamenti, società specializzate nell’elaborazione dati, etc.; (iii) con i dipendenti e i collaboratori di S.A.G.A. S.p.A,, ove necessario per l’erogazione dei servizi; (iv) con avvocati e consulenti legali, fiscali e tecnici, collegi arbitrali ed uffici giudiziari, ove ciò sia necessario per ricevere assistenza in merito all’accertamento, all’esercizio o alla difesa in giudizio di un diritto o di un interesse del Titolare, ovvero per resistere ad altrui pretese.
S.A.G.A. S.p.A. stipulerà con quei destinatari, tra quelli sopra indicati, che ricevono la comunicazione dei Suoi dati personali affinché li trattino per suo conto (“Responsabili del trattamento”) appositi contratti, volti ad assicurare che le operazioni effettuate avvengano nel pedissequo rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare e che siano implementate misure tecniche e organizzative adeguate alla salvaguardia della sicurezza dei Suoi dati personali.
4. Trasferiamo le informazioni al di fuori dello Spazio Economico Europeo?
La comunicazione dei dati personali degli ospiti alle categorie di destinatari sopra indicati può comportarne il trasferimento verso paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo. In tal caso, S.A.G.A. S.p.A. renderà le opportune informazioni integrative e trasferirà i dati personali soltanto verso Paesi terzi ritenuti adeguati dalla Commissione Europea quanto al livello di protezione offerto, oppure dopo essersi assicurato che il trasferimento sia assistito da garanzie adeguate, anche mediante la sottoscrizione delle cd. clausole contrattuali standard con il destinatario.
5. Per quanto tempo conserviamo le informazioni degli ospiti?
I dati personali, trattati per le finalità sopra indicate, saranno conservati per tutta la durata del trattamento ivi descritto; successivamente, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario ad adempiere ad obblighi di legge in materia contabile e fiscale e per finalità di tutela del Titolare avverso possibili rivendicazioni in sede giudiziaria e/o di esercizio di diritti e pretese giuridiche. Fanno eccezione a tale regola: (i) i dati appartenenti alle cd. categorie particolari, che saranno cancellati non appena concluso il soggiorno; (ii) i dati trattati al fine di offrire un servizio personalizzato ed accelerare le procedure di registrazione in occasione di successivi soggiorni dell’ospite e di inviare all’ospite a mezzo e-mail comunicazioni informative e promozionali relative ai servizi offerti dal Titolare, che non saranno più utilizzati a tali fini qualora l’ospite revochi il Suo consenso e comunque decorsi 24 mesi dal giorno in cui esso è stato prestato; (iii) le immagini dell’ospite riprese tramite il sistema di videosorveglianza sono conservate per 24 ore dalla relativa registrazione, decorse le quali esse vengono automaticamente sovrascritte salvo che vi siano speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusure della struttura, richieste delle forze dell’ordine o dell’Autorità Giudiziaria, ovvero a seguito della rilevazione o della segnalazione dell’avvenuta commissione di danneggiamenti del patrimonio, di furti o di altri fatti illeciti.
6. Cosa posso fare se ho domande o dubbi o se voglio accedere alle mie informazioni personali?
I diritti principali dell’ospite ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea sono: (a) il diritto di accesso; (b) il diritto di rettifica; (c) il diritto alla cancellazione; (d) il diritto di limitare il trattamento; (e) il diritto di opporsi al trattamento; (f) il diritto alla portabilità dei dati; (g) il diritto di presentare reclamo alla competente autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma (RM), Italia (IT), Email: garante@gpdp.it, PEC: protocollo@pec.gpdp.it); (h) il diritto di revocare il consenso qualora prestato. L’ospite può esercitare tali diritti contattando i seguenti recapiti a mezzo e-mail o via raccomandata: SOCIETA’ AMMINISTRAZIONE GESTIONE ALBERGHI – SAGA S.P.A., Corso Vittorio Emanuele II n. 37/B – 20122 Milano (MI); e-mail: info@caesar-augustus.com