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Auf der ZEP Registrierungsseite für eine Testversion kann sich ein Website-Besucher („Interessent“) für eine kostenfreie 30-Tage laufende ZEP Testversion registrieren.
Eine ZEP Testversion ist persönlich und kann vom Benutzer nur mit dessen Zugangsdaten aufgerufen und eingesehen werden. Eine ZEP-Testversion entspricht vollumfänglich einer produktiven ZEP Instanz und unterscheidet sich von dieser lediglich in der nach 30 Tagen automatisch ablaufenden Test-Kennung sowie der Möglichkeit, dass sich der Benutzer während der Testphase Module zu- oder abschalten kann um diese kennenzulernen.
Zur Anlage einer ZEP Testversion sind folgende Angaben erforderlich:
• Firmenname. Der Benutzer muss einen Firmennamen eingeben, wobei dieser Name nicht validiert wird und auch ein Phantasiename sein kann. Er wird zur Erstellung eines eindeutigen Aufrufnamens für die Testversion des Benutzers verwendet.
• Email-Adresse. Die Email-Adresse des Benutzers wird verwendet, um diesem die Zugangsdaten zuzusenden, sowie um ihn während der ZEP-Testphase zu kontaktieren um Hilfestellung anzubieten.
Bei der Registrierung kann ein Interessent folgende optionale Angaben machen:
• Anrede (Herr/Frau), Name und Vorname: um den Interessent in Mails gezielt ansprechen zu können
• Telefonnummer: die Telefonnummer, unter der der Benutzer erreicht werden kann, z.B. zur Vereinbarung des Termins zu einer Online-Präsentation
• Checkbox, ob Interesse an einer Online-Präsentation von ZEP besteht.
Die Daten werden nach der Anmeldung verwendet, um den Interessenten automatisiert
• mit ausschließlich den o.g. Daten zum Zwecke der Vertragsanbahnung im provantis CRM anzulegen,
• ihm eine persönliche ZEP Testversion zu erstellen,
• ihm die Zugangsdaten zu seiner Testversion per Mail zuzusenden,
• und die Maske zur Anlage des ersten ZEP Benutzers mit diesen Daten soweit möglich vorzubelegen.
Entscheidet sich der Kunde gegen ZEP bzw. lässt seine ZEP Testversion ohne Rückmeldung auslaufen, so werden sämtliche Daten sowie die Testversion mit evtl. in dieser bereits durch den Interessenten angelegten Testdaten automatisiert und unwiederbringlich innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Testversion von allen unseren Systeme gelöscht.
Die ZEP-Apps (ZEP und ZEP Clock) dienen zur bequemen, mobilen Erfassung und Änderung von Zeitbuchungen, Belegen (ZEP) auf einem mobilen Endgerät (Smartphone) und synchronisieren diese jeweils mit den Cloud-Lösungen ZEP und ZEP Clock. Zur Nutzung der App wird eine aktive und gültige ZEP bzw. ZEP Clock Miet-, Kauf- oder Testversion benötigt sowie ein gültiger ZEP- bzw. ZEP Clock-Zugang. Ein Benutzer kann die App mit seinen Zugangsdaten für sich mit ZEP bzw. ZEP Clock verbinden und dann seine Zeitbuchungen und Belege (ZEP) auch über die App anlegen, verändern oder löschen.
Beschreibung der von den Apps erhobenen Datenarten und Zugriffsrechten
Die Apps dienen zur Erfassung von Zeitbuchungen und Belegen (nur ZEP) durch den Benutzer. Beim Login müssen die Zugangsdaten, die der Benutzer auch zur Anmeldung an der jeweiligen Cloud-Lösung angibt, eingegeben werden. Diese werden in der App gespeichert und werden zur Authentisierung bei jedem Request verschlüsselt an ZEP übertragen. Die App protokolliert, erhebt, speichert oder versendet keinerlei Geräte-, Kontakt-, Bewegungs- oder persönliche Daten.
Zugriff auf das Internet (WLAN, Funknetz): Wird verwendet, um die mit den Apps vom Benutzer erfassten Daten mit ZEP zu synchronisieren.
Zugriff auf die Kamera:
• Scannen des QR-Codes mit den Zugangsdaten: dieses ist ein Komfort-Feature durch das die Zugangsdaten (Aufruf-URL und Benutzername) aus dem ZEP-Account über einen QR-Code eingelesen werden können und so nicht eingetippt werden müssen. Der QR-Code wird einem Benutzer erst nach Anmeldung im Web-Frontend angezeigt.
• Fotografieren von Belegen (ZEP): bei der Erfassung von Belegen kann über die Kamera ein Foto des Belegs aufgenommen und mit den Belegdaten verknüpft werden. Das Bild wird zusammen mit den Belegdaten an ZEP übermittelt.
Zugriff auf das Foto-Archiv / Foto-Galerie (ZEP): Bei der Anlage eines Belegs kann dieser mit einer Aufnahme des Belegs aus dem Foto-Archiv verknüpft werden. Das Bild wird zusammen mit den Belegdaten an ZEP synchronisiert.
Zugriff auf den Kalender (ZEP iOS): Wird der Zugriff auf den Kalender freigegeben, so können Termine aus dem Kalender in Zeitbuchungen in ZEP überführt werden. Dabei werden Anfangs- und Ende-Zeit des Termins sowie dessen Titel in die Zeitbuchung übernommen. Die App trägt weder Termine in den Kalender ein noch werden Termine verändert, es erfolgt ausschließlich ein lesender Zugriff.
Zugriff auf Location-Dienste:
• ZEP: Wird der Zugriff auf die Location-Dienste freigegeben, so kann die App im Stoppuhr-Modus optional die zurückgelegte Distanz ermitteln. Diese wird verwendet, um eine Reisebuchung (für Dienstreisen) anzulegen und diese mit der so ermittelten zurückgelegten Distanz vorzubelegen. Zusätzlich wird über Reverse-Geocoding versucht, den Namen des Startortes und des Zielortes zu ermitteln und diese ebenfalls in die Reisebuchung zu übernehmen. Die ermittelten Geo-Positionen werden nicht gespeichert, nicht weiterverwendet und auch nicht an ZEP übertragen.
• ZEP Clock: Administratoren können in der Geräteverwaltung bei einem Gerät anfordern, dass dieses den Standort beim Ein-/Ausstempeln übertragen soll. Der jeweilige User muss dem in der App anschließend bewusst zustimmen, damit der Standort ermittelt und an ZEP gesendet werden kann.
Zugriff auf das Telefon: Wird verwendet, um im Support-Bereich den ZEP Support durch Antippen der angezeigten Telefonnummer anzurufen.
Zugriff auf „externen Speicher“ (ZEP Android): Wird bei älteren Android-Versionen benötigt um Bilder, die an einen Beleg angehängt werden, im Speicher der App zwischenzuspeichern.
Zugriff auf Vibrationsalarm (Android): Wird benötigt um das erfolgreiche Lesen des QR-Codes durch eine kurze Vibration zu signalisieren.
Speicherdauer
Die mit den Apps erfassten Daten werden mit ZEP synchronisiert und dort für Auswertungen über das Frontend, Abrechnung an Kunden usw. im Sinne der ZEP Nutzung gespeichert. Die erfassten Daten werden dauerhaft gespeichert solange ZEP genutzt wird, d.h. so lange die Cloud-Version gebucht bzw. die Testversion aktiv ist.
Übermittlung an Dritte und deren Zweck
Alle mit den Apps erfassten Daten werden ausschließlich mit dem ZEP-Zugang des Benutzers synchronisiert, in ZEP gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
ZEP GmbH
Stuttgarter Str. 41
71254 Ditzingen
DEUTSCHLAND
E-Mail-Adresse des Anbieters: support@zep.de