Dipartimento competente
Dipartimento HR (Risorse Umane)
Membri nominati
Giovanna Calmon
Silvio Daffonchio
Per comunicare con i membri del dipartimento competente, potrai contattarli direttamente in Teams, o, se non hai accesso alla piattaforma, inviando una e-mail a Giovanna Calmon all’indirizzo giovanna.calmon@iubenda.com o a Silvio Daffonchio all’indirizzo silvio.daffonchio@iubenda.com.
La presente Whistleblower policy (la "Policy") è adottata da iubenda S.r.l. (la "Società"), in conformità alla normativa europea in materia di segnalazioni sulle violazioni e relativi atti nazionali di recepimento ("normativa whistleblower"), che richiedono alle entità interessate di fornire informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure di segnalazione interna ed esterna.
È concepita per facilitare e incoraggiare la segnalazione di violazioni o pratiche illegittime (comportamenti illeciti o scorretti) di rilevanza pubblica all'interno dell'organizzazione.
Ci impegniamo a garantire che tutte le segnalazioni vengano gestite con la massima serietà e che l'individuo ("persona segnalante") che effettua una segnalazione riceva adeguata protezione.
La Società, per il tramite del dipartimento competente, tratta equamente e con cura ogni segnalazione ricevuta, in piena riservatezza, garantendo un adeguato livello di protezione e sicurezza alla persona segnalante.
La normativa whistleblower e questa Policy trovano applicazione nei confronti di qualsiasi membro del personale della Società, indipendentemente dallo status giuridico o contrattuale (ad es. dipendenti, lavoratori autonomi, azionisti, manager, dirigenti e stagisti), che abbia ottenuto informazioni sulle violazioni nel contesto lavorativo, anche se durante la procedura di selezione, il periodo di prova e in seguito alla conclusione del rapporto lavorativo.
Le stesse misure di protezione previste in favore delle persone segnalanti tutelano altresì, tra gli altri, i facilitatori, coloro che appartengono al medesimo contesto lavorativo e sono legati alla persona segnalante e che potrebbero subire ritorsioni, come i colleghi o familiari della persona segnalante e gli enti di proprietà della persona segnalante.
Non esitare a segnalare qualsiasi violazione, pratica illegittima, comportamento illecito o scorretto e qualsiasi altra condotta o evento di cui tu sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che possa minacciare o ledere l'interesse pubblico ("informazioni sulle violazioni").
Le materie coperte dalla normativa whistleblower includono, a titolo esemplificativo, violazioni relative alla protezione della privacy e dei dati personali, protezione dei consumatori, violazioni di politiche e procedure aziendali, illeciti finanziari, riciclaggio di denaro, molestie o discriminazione, rischi per la sicurezza e problematiche ambientali. Non vi rientrano, invece, a titolo esemplificativo, le segnalazioni relative a interessi personali e individuali o relative a violazioni già disciplinate da altri atti europei o nazionali.
L’elenco ha valenza meramente informativa e, in caso di dubbi, non esitare a contattare il dipartimento competente o ad affidarti a una persona di fiducia che possa assisterti nel processo di segnalazione e la cui attività di assistenza rimarrà confidenziale ("facilitatore").
Le segnalazioni possono essere presentate attraverso i canali interni o esterni descritti di seguito.
Nella preparazione e nell'invio di una segnalazione, puoi farti assistere da un facilitatore, che beneficerà delle stesse misure di protezione concesse alle persone segnalanti.
I canali di segnalazione interna sono concepiti, istituiti e gestiti in maniera sicura, garantiscono la riservatezza dell'identità della persona segnalante e di ogni altro soggetto menzionato nella segnalazione e impediscono l'accesso al personale non autorizzato.
Puoi presentare una segnalazione per iscritto, oralmente o di persona.
Una segnalazione viene generalmente considerata ammissibile quando risultino chiaramente le circostanze di luogo e tempo in cui si sono verificati i fatti, l’identità del responsabile della violazione ed ogni altra informazione utile per un’adeguata valutazione.
Se la tua segnalazione non rientra nell'ambito oggettivo o soggettivo della normativa whistleblower o è inammissibile, ne sarai debitamente informato e, a seconda del caso, ci limiteremo a chiudere la segnalazione o a gestirla secondo le procedure ordinarie di segnalazione. In entrambi i casi, le misure di protezione riconosciute dalla normativa whistleblower non troveranno applicazione.
Per inviare una segnalazione, compila il Modulo Whistleblower che trovi qui https://www.iubenda.com/whistleblowing-form/it/7d7ca782-3805-4ce2-ae0b-5b57f53162d5.
Potrai decidere di procedere con una:
Puoi inviare una segnalazione telefonicamente o tramite altri sistemi di messaggistica vocale. Contatta il dipartimento competente designato dalla Società utilizzando le informazioni di contatto fornite all’inizio della Policy.
Puoi chiedere di presentare una segnalazione di persona, fissando un appuntamento con un membro del dipartimento competente. Contatta il dipartimento competente designato dalla Società utilizzando le informazioni di contatto fornite all’inizio della Policy.
Ti informiamo che, a seconda delle circostanze, l'anonimato potrà non essere sempre garantito in caso di segnalazioni orali o di persona. La riservatezza sarà invece comunque garantita.
Nel gestire le segnalazioni, il dipartimento competente è tenuto a garantire le misure di protezone di cui alla normativa whistleblower, a trattare ogni segnalazione ricevuta equamente e con cura e a rispettare l’obbligo di riservatezza, assicurando un adeguato livello di protezione e sicurezza alla persona segnalante.
Tuttavia, se hai effettuato una segnalazione senza aver ricevuto alcun feedback o ritieni che segnalare internamente possa causarti uno svantaggio ingiusto o che la tua segnalazione possa non essere gestita in maniera efficace, potrai avvalerti dei canali di segnalazione esterna messi a disposizione dalle autorità competenti.
Potrai altresì avvalerti dei canali di segnalazione esterna in presenza di una situazione di conflitto d’interessi che non possa essere risolta internamente. Un conflitto d’interessi si verifica, ad esempio, quando la persona competente è l’autore o l’oggetto di una segnalazione (persona segnalante/persona interessata).
Dovresti procedere con una segnalazione esterna solamente se la segnalazione interna non rappresenta una soluzione percorribile.
Per ulteriori informazioni sui canali di segnalazione esterna e su come segnalare clicca qui https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Le misure di protezione sono garantite a qualsiasi persona la cui segnalazione rientra nell'ambito di applicazione della normativa whistleblower e che, al momento della segnalazione, aveva fondati motivi di ritenere che le informazioni sulle violazioni fossero vere.
Queste misure includono:
Ai facilitatori coinvolti nel processo di segnalazione sono garantite le stesse misure di protezione riconosciute alla persona segnalante.
Le segnalazioni sono ricevute e gestite dal dipartimento competente, sempre in stretta osservanza dell’obbligo di riservatezza. Il dipartimento competente svolgerà i propri compiti imparzialmente e manterrà tutte le informazioni che deciderai di comunicare confidenziali.
Se la tua segnalazione dovesse arrivare a un soggetto diverso da uno dei membri del dipartimento competente, verrà inoltrata entro sette (7) giorni al dipartimento competente e ne sarai debitamente informato. È importante che ogni segnalazione sia chiaramente identificata come segnalazione whistleblower, per evitare che venga gestita come una segnalazione ordinaria, o utilizzare gli appositi form/procedure per evitare confusione.
Nel caso in cui dovesse verificarsi un conflitto d’interessi come descritto sopra, in relazione a uno dei membri del dipartimento competente, potrai avvalerti dei canali di segnalazione esterna seguendo le istruzioni fornite in questa Policy.
Il dipartimento competente valuterà se la segnalazione è ammissibile e la sua fondatezza, se sia necessario acquisire ulteriori informazioni, e, se del caso, procederà con ulteriori accertamenti.
La tua identità, quella di qualsiasi altro soggetto menzionato nella segnalazione e relativa documentazione, così come qualsiasi informazione dalla quale la tua identità o quella di terzi possa essere direttamente o indirettamente desunta, saranno mantenute riservate.
Tuttavia, in alcuni casi la Società potrebbe essere obbligata a informare le persone interessate delle accuse mosse nei loro confronti. Quanto precede costituisce un obbligo di legge in tutti quei casi in cui si possa oggettivamente stabilire che la divulgazione delle informazioni non possa avere alcun effetto avverso sulle indagini condotte nel contesto della normativa whistleblower.
In altri casi, in virtù di specifiche competenze tecniche o professionali, potremmo aver bisogno di coinvolgere ulteriori soggetti interni o esterni, per meglio gestire e dare seguito alla tua segnalazione o svolgere le necessarie attività istruttorie o di accertamento. In tali casi, la tua identità verrà mantenuta riservata e non condivideremo alcuna informazione da cui possa essere desunta. Lo stesso vale per l’identità di ogni altra persona coinvolta o nominata nella segnalazione.
La Società si impegna a mantenere la tua identità, nonché le informazioni da cui possa essere direttamente o indirettamente desunta, riservate per quanto consentito dalla legge.
Un avviso di ricevimento ti verrà comunicato entro 7 (sette) giorni dalla ricezione della tua segnalazione. Ti informiamo che, in base alla normativa applicabile, potresti ricevere l’avviso entro 7 (sette) giorni lavorativi.
Nel corso della procedura di gestione della tua segnalazione, se possibile (questo, ad esempio, non si applica in caso di segnalazione anonima), il dipartimento competente ti informerà sui progressi e le azioni intraprese.
Riceverai un feedback sulla tua segnalazionenon entro un periodo non superiore ai 3 (tre) mesi.
La presentazione di segnalazioni intenzionalmente false, o la cui falsità sia dovuta a colpa grave della persona segnalante, potrebbe risultare nella comminazione di sanzioni ai sensi della normativa whistleblower.
Questa Policy verrà periodicamente controllata e aggiornata per garantire che sia sempre in linea con i requisiti di legge.
Maggiori informazioni sulle attività di trattamento dei dati svolte in connessione con l’utilizzo del Modulo Whistleblower sono disponibili qui https://www.iubenda.com/privacy-policy/775731/legal.