Clausola informativa per il cliente (Camping Village Rocchette - DA.FE.C. SRL)
Trattamento dei dati personali tramite l'assistente virtuale KOSMO
Sul nostro sito è attivo un assistente virtuale Kosmo (di seguito "Chatbot") per assisterla
durante la navigazione, fornirle informazioni sui nostri servizi e rispondere alle Sue domande. Questo servizio
è sviluppato da AI KOSMO S.r.l., che opera in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del
GDPR, sulla base di un apposito accordo che ne disciplina i compiti e le responsabilità. Il Titolare del
trattamento dei dati da Lei forniti tramite il Chatbot rimane DA.FE.C. SRL, Strada provinciale n°62 delle rocchette, snc, 58043 Castiglione della Pescaia (GR), email: info@rocchette.com
.
Il Chatbot utilizza sistemi di intelligenza artificiale LLM per comprendere le Sue richieste e fornirle risposte
pertinenti.
a. Tipologie di dati trattati
Il trattamento riguarda i seguenti dati personali:
● dati forniti attivamente dall’utente: qualsiasi informazione che Lei digita volontariamente nella
finestra di chat, come domande, richieste di informazioni, nome, cognome, dettagli di contatto o
preferenze di soggiorno;
● dati tecnici connessi alla sessione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo e altri dati tecnici
necessari per garantire il corretto funzionamento tecnico della chat;
● contenuto delle conversazioni: il testo integrale delle Sue interazioni con il Chatbot.
b. Finalità e base giuridica del trattamento
I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
● Fornitura del servizio di assistenza e supporto via chat: per rispondere alle Sue richieste, assisterla
nella navigazione e fornirle le informazioni necessarie sui nostri servizi. La base giuridica di tale
trattamento è il legittimo interesse del Titolare a fornire un servizio di assistenza clienti efficiente e
immediato. In caso di richieste precontrattuali (es. preventivi, disponibilità per prenotazioni), la base
giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali.
● Miglioramento del servizio e addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale: per
analizzare le conversazioni (in forma aggregata e anonimizzata ove possibile) al fine di migliorare
l'accuratezza delle risposte del Chatbot e l'efficacia del servizio. La base giuridica di tale trattamento
è il legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a migliorare la tecnologia e la
qualità del servizio offerto, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e libertà
fondamentali.
Il conferimento dei dati per la finalità 1 è facoltativo, ma necessario per poter utilizzare il servizio di Chatbot.
Per la finalità 2, Lei potrà opporsi in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la possibilità di utilizzare il
servizio di chat.
c. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici. In linea con i principi di protezione dei dati
fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (art. 25 GDPR), vengono adottate misure tecniche e
organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la pseudonimizzazione
o l'anonimizzazione dei dati ove possibile, specialmente per le finalità di addestramento degli algoritmi.
d. Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati in conformità al principio di limitazione della conservazione:
● Per la finalità di assistenza, i log delle conversazioni saranno conservati per il tempo strettamente
necessario a gestire la Sua richiesta e, comunque, per un periodo non superiore a 6 mesi dalla
chiusura della sessione di chat, salvo l'insorgere di un contenzioso che ne giustifichi un'ulteriore
conservazione.
● Per la finalità di addestramento degli algoritmi, i dati personali saranno conservati in una forma che
consenta la Sua identificazione solo per il tempo strettamente necessario all'analisi e all'estrazione
delle informazioni utili al miglioramento del modello, e successivamente verranno anonimizzati in
modo irreversibile o cancellati. Tale periodo non supererà in ogni caso i 90 giorni.
e. Comunicazione dei dati e trasferimenti
I dati raccolti tramite il Chatbot sono trattati dal nostro fornitore AI KOSMO, nominato Responsabile del
trattamento. AI KOSMO potrebbe avvalersi di sub-fornitori (es. provider di servizi cloud) per l'erogazione del
servizio, nel rispetto degli obblighi previsti dall'art. 28 del GDPR. L'utilizzo di tali servizi potrebbe comportare il
trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tale trasferimento
avverrà unicamente in presenza di adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza della Commissione
Europea o la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard.
f. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale
Il servizio di Chatbot si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare, LLM. In linea con i principi
di trasparenza sanciti dalla normativa europea AI ACT, GDPR e nazionale L. 132/2025, desideriamo fornirle le
seguenti informazioni:
● Obbligo di trasparenza: La informiamo che sta interagendo con un sistema che utilizza componenti
di AI. Tale sistema è stato progettato per assistere il personale del Camping Village Rocchette nell'interpretazione e
smistamento delle Sue richieste.
● Funzionamento e logica del sistema: il sistema di AI analizza il testo delle Sue richieste per
comprenderne il contenuto e la finalità e indirizzarle al reparto di competenza.
● Supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: Le garantiamo che il sistema di AI opera
come strumento di supporto per il nostro personale. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o
che incida in modo analogo e significativo sulla Sua persona (ai sensi dell'art. 22 del GDPR) viene
presa in modo esclusivamente automatizzato. Ogni richiesta complessa, addebito o decisione
rilevante è soggetta a revisione e validazione da parte di un operatore umano.
● Correttezza e non discriminazione: I sistemi di AI sono stati sviluppati e vengono periodicamente
monitorati per minimizzare il rischio di errori e di effetti discriminatori, in linea con le migliori prassi e
con i requisiti normativi.
g. Diritti dell'Interessato in relazione all'uso dell'IA
Oltre ai diritti generali previsti dal GDPR (accesso, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), Le
ricordiamo che, in relazione all'uso di sistemi di intelligenza artificiale, Le sono garantiti specifici diritti, in linea
con le indicazioni delle autorità di controllo:
● diritto di rettifica: qualora Lei riscontri che le informazioni generate dal Chatbot che La riguardano
siano inesatte, ha il diritto di chiederne la correzione;
● diritto alla cancellazione: se la correzione dei dati inesatti non fosse tecnicamente possibile, ha il
diritto di ottenerne la cancellazione;
● diritto di opposizione: può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati per la finalità di
addestramento degli algoritmi basata sul legittimo interesse.
Per esercitare i Suoi diritti, può rivolgersi a DA.FE.C. SRL, Strada provinciale n°62 delle rocchette, snc, 58043 Castiglione della Pescaia (GR), email: info@rocchette.com
ai recapiti indicati nella presente informativa
privacy.
Fatto. Stesso approccio di prima: **non cambio nulla** se non i punti “personalizzati” con i dati di **rocchette.com** che mi hai dato.
Sostituzioni effettuate:
* **(p.e. hotel - Titolare del Trattamento)** → **(Camping Village Rocchette - DA.FE.C. SRL)**
* **[nome dell'Hotel] / [nome dell'hotel]** → **DA.FE.C. SRL, Strada provinciale n°62 delle rocchette, snc, 58043 Castiglione della Pescaia (GR), email: [info@rocchette.com](mailto:info@rocchette.com)**
* **personale dell'Hotel** → **personale del Camping Village Rocchette**
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**Clausola informativa per il cliente (Camping Village Rocchette - DA.FE.C. SRL)**
Trattamento dei dati personali tramite QR Digital Concierge
Nella nostra struttura abbiamo implementato un servizio di assistente virtuale QR Digital Concierge (di
seguito "QR Concierge") per assisterla durante il soggiorno in struttura, fornirle informazioni sui nostri servizi e
rispondere alle Sue domande. Questo servizio è sviluppato da AI KOSMO S.r.l., che opera in qualità di
responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, sulla base di un apposito accordo che ne disciplina
i compiti e le responsabilità. Il Titolare del trattamento dei dati da Lei forniti tramite QR Concierge rimane
**DA.FE.C. SRL, Strada provinciale n°62 delle rocchette, snc, 58043 Castiglione della Pescaia (GR), email: [info@rocchette.com](mailto:info@rocchette.com)**.
Il QR Concierge utilizza sistemi di intelligenza artificiale LLM per comprendere le Sue richieste e fornirle
risposte pertinenti.
a. Tipologie di dati trattati
Il servizio "QR Concierge" tratta le seguenti categorie di dati personali:
● dati identificativi e di contatto: nome, cognome e numero di stanza, necessari per la verifica della
Sua identità e per l'addebito di eventuali servizi a pagamento sul conto della Sua camera;
● dati relativi alle Sue richieste: informazioni contenute nelle richieste da Lei inviate tramite il servizio
(es. prenotazione di un tavolo al ristorante, richiesta di servizi in camera, prenotazione di trattamenti
SPA, orari per servizi di pulizia);
● dati di navigazione: dati tecnici raccolti durante l'utilizzo del servizio, quali indirizzi IP, log di sistema e
altri dati relativi alle caratteristiche del dispositivo e del browser da Lei utilizzati;
● categorie particolari di dati personali: qualora Lei, nell'ambito delle Sue richieste, fornisca
volontariamente informazioni idonee a rivelare il Suo stato di salute (es. allergie o intolleranze
alimentari, richieste specifiche per trattamenti benessere che implichino condizioni di salute, necessità
di ausili per disabilità), tali dati saranno trattati esclusivamente previo Suo consenso esplicito.
b. Finalità e base giuridica del trattamento
I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
● Erogazione del servizio QR Concierge: gestire e dare seguito alle Sue richieste, prenotare servizi e
addebitare i relativi costi sul conto della stanza. La base giuridica di tale trattamento è l’esecuzione di
un contratto di cui Lei è parte. Nel caso in cui sia necessario gestire richieste specifiche che
coinvolgono il trattamento di dati relativi alla salute, la base giuridica è il Suo consenso.
● Sicurezza e manutenzione tecnica: garantire la sicurezza della piattaforma, prevenire frodi e abusi e
assicurare il corretto funzionamento tecnico del servizio. La base giuridica di tale trattamento è il
legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a mantenere la sicurezza e
l’efficienza dei propri sistemi.
● Adempimento di obblighi di legge: adempiere a obblighi previsti dalla normativa vigente (es. fiscali,
contabili). La base giuridica di tale trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è
soggetto il Titolare.
● Miglioramento del servizio e addestramento degli algoritmi di intelligenza artificiale: per
analizzare le conversazioni (in forma aggregata e anonimizzata ove possibile) al fine di migliorare
l'accuratezza delle risposte di QR Concierge e l'efficacia del servizio. La base giuridica di tale
trattamento è il legittimo interesse del Titolare e del Responsabile del trattamento a migliorare la
tecnologia e la qualità del servizio offerto, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e
libertà fondamentali.
Il conferimento dei dati per la finalità 1 è necessario per l'erogazione del servizio. In loro assenza, non sarà
possibile utilizzare QR Concierge. Il conferimento di categorie particolari di dati è facoltativo e subordinato al
Suo consenso; il mancato consenso impedirà unicamente di dare seguito a quelle specifiche richieste che
necessitano del trattamento di tali dati (es. preparazione di pasti per allergici). Per la finalità 4, Lei potrà
opporsi in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la possibilità di utilizzare il servizio QR Concierge.
c. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici. In linea con i principi di protezione dei dati
fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (art. 25 GDPR), vengono adottate misure tecniche e
organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la pseudonimizzazione
o l'anonimizzazione dei dati ove possibile, specialmente per le finalità di addestramento degli algoritmi.
d. Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati in conformità al principio di limitazione della conservazione:
● Per la finalità di assistenza, i suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente
necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti. In particolare, i dati relativi alle Sue
richieste saranno conservati per la durata del Suo soggiorno e cancellati o anonimizzati entro 30
giorni dalla Sua partenza, fatti salvi gli obblighi di conservazione per finalità fiscali e legali (10 anni per
i dati di fatturazione); i log delle conversazioni saranno conservati per un periodo non superiore a 6
mesi dalla chiusura della sessione di chat, salvo l'insorgere di un contenzioso che ne giustifichi
un'ulteriore conservazione.
● Per la finalità di addestramento degli algoritmi, i dati personali saranno conservati in una forma che
consenta la Sua identificazione solo per il tempo strettamente necessario all'analisi e all'estrazione
delle informazioni utili al miglioramento del modello, e successivamente verranno anonimizzati in
modo irreversibile o cancellati. Tale periodo non supererà in ogni caso i 90 giorni.
e. Comunicazione dei dati e trasferimenti
I dati raccolti tramite il QR Concierge sono trattati dal nostro fornitore AI KOSMO, nominato Responsabile del
trattamento. AI KOSMO potrebbe avvalersi di sub-fornitori (es. provider di servizi cloud) per l'erogazione del
servizio, nel rispetto degli obblighi previsti dall'art. 28 del GDPR. L'utilizzo di tali servizi potrebbe comportare il
trasferimento dei Suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Tale trasferimento
avverrà unicamente in presenza di adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza della Commissione
Europea o la sottoscrizione di Clausole Contrattuali Standard.
f. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale
Il servizio QR Concierge si avvale di tecnologie di intelligenza artificiale, in particolare, LLM. In linea con i
principi di trasparenza sanciti dalla normativa europea AI ACT, GDPR e nazionale L. 132/2025, desideriamo
fornirle le seguenti informazioni:
● Obbligo di trasparenza: La informiamo che sta interagendo con un sistema che utilizza componenti
di AI. Tale sistema è stato progettato per assistere il personale del **Camping Village Rocchette** nell'interpretazione e
smistamento delle Sue richieste.
● Funzionamento e logica del sistema: il sistema di AI analizza il testo delle Sue richieste per
comprenderne il contenuto e la finalità (es. distinguere una prenotazione al ristorante da una richiesta
di cuscini extra) e indirizzarle al reparto di competenza (reception, ristorante, servizio in camera, SPA).
● Supervisione umana e assenza di decisioni automatizzate: Le garantiamo che il sistema di AI opera
come strumento di supporto per il nostro personale. Nessuna decisione che produca effetti giuridici o
che incida in modo analogo e significativo sulla Sua persona (ai sensi dell'art. 22 del GDPR) viene
presa in modo esclusivamente automatizzato. Ogni richiesta complessa, addebito o decisione
rilevante è soggetta a revisione e validazione da parte di un operatore umano.
● Correttezza e non discriminazione: I sistemi di AI sono stati sviluppati e vengono periodicamente
monitorati per minimizzare il rischio di errori e di effetti discriminatori, in linea con le migliori prassi e
con i requisiti normativi.
g. Diritti dell'Interessato in relazione all'uso dell'IA
Oltre ai diritti generali previsti dal GDPR (accesso, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), Le
ricordiamo che, in relazione all'uso di sistemi di intelligenza artificiale, Le sono garantiti specifici diritti, in linea
con le indicazioni delle autorità di controllo:
● diritto di rettifica: qualora Lei riscontri che le informazioni generate da QR Concierge che La
riguardano siano inesatte, ha il diritto di chiederne la correzione;
● diritto alla cancellazione: se la correzione dei dati inesatti non fosse tecnicamente possibile, ha il
diritto di ottenerne la cancellazione;
● diritto di opposizione: può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati per la finalità di
addestramento degli algoritmi basata sul legittimo interesse.
Per esercitare i Suoi diritti, può rivolgersi a **DA.FE.C. SRL, Strada provinciale n°62 delle rocchette, snc, 58043 Castiglione della Pescaia (GR), email: [info@rocchette.com](mailto:info@rocchette.com)** ai recapiti indicati nella presente informativa
privacy.
Données personnelles traitées : Traqueurs.