A Diretiva (UE) 2019/1937, igualmente designada Diretiva de proteção de denunciantes, entrou em vigor a 16 de dezembro de 2019. Esta diretiva marcou o início de proteções reforçadas para as pessoas que denunciam violações do Direito da UE no seu meio profissional. Esta exige que os Estados-Membros alinhem as suas legislações nacionais, garantindo um nível de proteção de denunciantes consistente em toda a UE.
Compreender a Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes
Objetivo: O seu principal objetivo é estabelecer uma base de referência e alinhar as legislações nacionais em toda a UE em matéria de proteção de pessoas que denunciam violações do Direito da UE.
Cronologia de implementação
Adoção geral: Os Estados-Membros da UE tinham até 17 de dezembro de 2021 para promulgar leis e regulamentos em conformidade com os requisitos da Diretiva.
Disposições específicas para médias entidades: A Diretiva prevê que as entidades do setor privado e jurídico, que empreguem entre 50 e 249 pessoas, têm até 17 de dezembro de 2023para implementar um Canal de Denúncia Interna (CDI).
A implementação deste CDI deve focar-se nos seguintes pilares:
Confidencialidade: Garantir a privacidade do denunciante.
Aviso de receção imediato: Reconhecer as denúncias recebidas num prazo de 7 dias.
Gestão imparcial: Nomear uma pessoa imparcial especificamente designada para tratar as denúncias.
Retorno de informação num prazo razoável: Garantir o retorno de informação sobre denúncias num prazo de três meses.
Vias de denúncia transparentes: Garantir a proteção dos denunciantes que apresentem denúncias verdadeiras no âmbito da Diretiva. As salvaguardas incluem estrita confidencialidade, assistência das autoridades, assistência jurídica e proteção contra atos de retaliação, incluindo isenção de responsabilidade em certos casos e uma inversão do ónus da prova.
As entidades são ainda obrigadas a manter todos os registos relativos às denúncias, bem como a respetiva documentação, de modo a cumprir os requisitos legais impostos.
Principais aspetos e objetivos da Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes
Âmbito de aplicação amplo: A diretiva abrange inúmeras áreas, incluindo contratação pública, serviços financeiros, branqueamento de capitais, segurança dos produtos e dos transportes, segurança nuclear, saúde pública, defesa do consumidor, proteção do ambiente e muito mais.
Vários canais de denúncia: Os denunciantes são encorajados a utilizar primeiro os canais de denúncia interna da sua organização. Caso estes não sejam eficazes ou possam levar a qualquer retaliação, podem igualmente apresentar a denúncia diretamente junto das autoridades nacionais competentes ou ainda, em alguns casos, efetuar uma divulgação pública.
Medidas de proteção: A diretiva prevê que os Estados-Membros devem proibir qualquer forma de retaliação contra denunciantes, incluindo despedimento, despromoção, assédio, bem como quaisquer outras formas de tratamento injusto.
Confidencialidade: A identidade dos denunciantes deve permanecer confidencial, salvo consentimento expresso pelos mesmos para a divulgação da sua identidade.
Setores público e privado: A diretiva aplica-se aos setores público e privado. No setor privado, aplica-se a entidades que empreguem mais de 50 trabalhadores, salvo disposição especial prevista para entidades com menos trabalhadores.
Ónus da prova: Caso sejam praticados quaisquer atos prejudiciais contra o denunciante, presumivelmente como forma de retaliação por uma denúncia, o ónus da prova passa então para a pessoa que tenha realizado tal ato prejudicial, de modo a demonstrar que agiu por outro motivo que não a retaliação.
Apoio e assistência: Os Estados-Membros devem fornecer informação, aconselhamento, e mesmo apoio jurídico gratuito, a denunciantes de modo a garantir que estes conhecem os seus direitos e que têm apoio durante o processo.
IMPORTANTE: A iubenda criou uma ferramenta dedicada para o ajudar a gerir denúncias escritas de denunciantes, mas a diretiva exige igualmente que as empresas estabeleçam métodos de denúncia presencial e oral nos seus canais internos (e que apliquem as mesmas medidas de proteção aos denunciantes que os utilizem).
A Whistleblowing Management Tool da iubenda ajuda as empresas da UE a cumprir os requisitos legais. Concebemos o nosso produto para simplificar a gestão das organizações, proteger os denunciantes e garantir que as empresas cumprem a lei de forma coerente.
A nossa ferramenta oferece um formulário de denúncia de fácil utilização para os trabalhadores e outras partes interessadas, permitindo que as empresas façam a gestão de todo o processo a partir de um painel de controlo intuitivo e completo.
IMPORTANTE: Mesmo que a sua empresa esteja sediada fora da UE,caso tenha uma sucursal na UE com, pelo menos, 50 trabalhadores, esta deverá igualmente cumprir a diretiva.
⚠️ A Whistleblowing Management Tool da iubenda está incluída no Plano Ultimate, podendo ser ativada com apenas um clique. Não é necessária qualquer configuração.
⚠️ Depois de ativar a Whistleblowing Management Tool, clique no botão “Incorporar“, no espaço da ferramenta, para proceder à incorporação do formulário. Se não o fizer, não poderá receber qualquer denúncia. Veja abaixo como incorporar a sua Whistleblowing Management Tool ⬇️
2. Incorporação
💡 Lembre-se de que um formulário bem visível garante que qualquer pessoa que pretenda apresentar uma denúncia o possa fazer sem problemas.
Depois da ativação, clique em “Incorporar” para integrar o formulário de denúncia para que os trabalhadores ou outros eventuais denunciantes possam aceder facilmente ao mesmo.
De seguida, nesta secção, encontrará todas as opções para incorporar o formulário.
Link direto: Utilize um link direto se pretender enviar os seus utilizadores diretamente para o seu formulário, em vez de utilizar uma janela modal. Copie o mesmo e cole-o estrategicamente no seu website, intranet, política de denúncia ou onde precisar.
Adicione um widget ao rodapé: Utilize o código fornecido para incorporar o formulário diretamente no seu site. Pode optar entre ter um botão branco, um botão preto ou remover completamente a personalização. Basta copiar o código e colá-lo no corpo do seu site, onde pretender exibir o botão. Quando os utilizadores clicarem neste botão, o formulário será aberto num modal.
Incorpore o formulário no corpo: A incorporação do formulário diretamente no corpo da sua página integra-o como se este fizesse parte do seu website. Para tal, copie o snippet JavaScript e cole-o no HTML da página específica na qual pretende incorporar o formulário.
PDF para impressão com código QR: Serve como extensão offline do formulário online. Concebido para ser distribuído fisicamente. Basta imprimir o PDF e exibi-lo ou distribuí-lo na medida do necessário. O PDF inclui um código QR que, quando digitalizado, direciona os utilizadores para o respetivo formulário de denúncia online.
⚠️ Dicas:
A utilização de um link direto garante que o formulário é exibido de forma coerente em todas as plataformas.
Certifique-se que o formulário seja facilmente identificável, independentemente do método de incorporação escolhido.
Apesar de o rodapé do site ser recomendado para um acesso universal, considere outros locais estratégicos tendo em conta a estrutura da sua organização.
Onde coloco o link da ferramenta de denúncia?
Depende inteiramente de si. Mas, regra geral, este é colocado no rodapé do seu site. É uma boa forma de ser visto em todas as páginas.
3. Denúncias de utilizadores
Depois de ativada, os denunciantes poderão escolher efetuar uma denúncia de forma anónima ou fornecendo a sua identidade, utilizando o formulário incorporado no seu website. Estes poderão especificar os detalhes, como o tipo de infração ou má conduta, especificar a data exata e descrever os factos. Depois de finalizada, bastará clicar em “Apresentar denúncia” para a enviar.
Após a apresentação do formulário, os denunciantes receberão automaticamente um aviso de receção.
3.1 Designação de um Gestor de Denúncias
❗️ Designação direta através da nossa ferramenta
Designe um Gestor de Denúncias de forma eficiente e simples a partir da nossa ferramenta, tornando o processo mais fácil e integrado. Deste modo, elimina a necessidade de um formulário de designação separado.
Mensagem de acesso ao painel de controlo
Quando alguém sem as permissões necessárias tentar aceder ao Painel de Controlo de Denúncias, verá a seguinte mensagem:
Não tem as permissões necessárias para aceder a esta ferramenta.
Apenas os Gestores de Denúncias podem aceder ao Painel de Controlo de Denúncias. Se precisar de aceder a este painel de controlo, entre em contacto com o administrador da conta e solicite a função de Gestor de Denúncias. Para administradores, a gestão de funções pode ser efetuada na secção ‘Equipas’, localizada na página ‘Informações de Conta e Faturação. Nota: Os administradores não podem assumir a função de Gestor de Denúncias devido a restrições específicas da função, não podendo utilizar determinadas funcionalidades de incorporação, como downloads de PDF, pré-visualização, etc.
Passos para administradores
Ir para ‘Equipas’: Estas podem ser encontradas na página ‘Informações de Conta e Faturação‘, no menu extensível, em cima, à direita.
Atribuir a função: Clicar em “+ Adicionar utilizador” e escolher o membro da equipa adequado para ser o Gestor de Denúncias, introduzindo o seu endereço de correio eletrónico.
Enviar convite: O membro escolhido receberá um email para aceitar esta função.
Aceitação da função: Depois de aceitar a função, o membro escolhido poderá aceder ao Painel de Controlo de Denúncias.
Nota para os administradores
Os administradores não podem ser gestores de denúncias devido às restrições específicas da função. Deste modo, é garantida uma separação clara de funções dentro da organização para uma melhor conformidade e gestão.
4. Painel de controlo do denunciante
Quando um denunciante apresenta uma denúncia, o Gestor de Denúncias recebe de imediato uma notificação. O Gestor de Denúncias poderá então aceder a todas as denúncias a partir do Painel de Controlo, podendo rapidamente identificar o estado de cada uma.
No seu Painel de controlo de gestão de denúncias, este tem acesso total a todos os pedidos, com todos os detalhes necessários — Data de Criação, Tipo, Denunciante, Estado e Ícone de Detalhe.
Ao clicar numa denúncia, todos os detalhes da mesma ficarão visíveis. Assim, pode resolver de imediato qualquer questão, garantindo um canal seguro e confidencial para os denunciantes.
A partir deste painel de “Detalhes de denúncias” poderá atribuir diferentes estados, adicionar notas e ver o histórico completo de cada denúncia, permitindo-lhe um acompanhamento mais fácil de cada fase dos processos de denúncia.
O estado de cada denúncia está agora claramente identificado, facilitando o acompanhamento do estado de cada relatório no processo.
Confirmação de estado passo a passo
Rever antes de prosseguir: Um Gestor de Denúncias deve rever e confirmar o estado atual antes de passar para o próximo. Assim, garante que cada fase do relatório é devidamente tratada.
Confirmação necessária: Já não é possível avançar sem confirmar o estado atual. Este processo adiciona uma camada de diligência adicional ao processo.
Notas opcionais
Adicionar contexto: Os gestores de denúncias podem agora deixar notas para cada estado. Assim, podem adicionar detalhes ou contexto, tornando o tratamento da denúncia mais transparente e informativo.
Rastreamento fácil: Estas notas ajudam a que o registo de pensamentos, ações e decisões de cada estado seja claro.
Registo detalhado para cada relatório
Ordem cronológica: Pode encontrar um registo detalhado na parte inferior dos detalhes do modal de cada relatório. Este registo enumera todas as alterações de estado por ordem cronológica.
Histórico completo: Esta funcionalidade fornece um histórico completo do percurso de cada denúncia ao longo do processo, facilitando a revisão e compreensão das ações realizadas.
Estas atualizações na gestão do estado e a adição de um registo detalhado melhoram o processo global de gestão de denúncias de irregularidades. Tornam o processo claro, garantem a responsabilização e facilitam a manutenção de um registo completo do tratamento de cada denúncia.
Considere que cada estado no processo de denúncia de irregularidades representa uma etapa específica. Veja o que significam e como os pode gerir:
Recebida: Depois de uma denúncia ser recebida, analise-a e avance para o passo seguinte. Lembre-se de que, após a submissão, o formulário online apresenta, por norma, um aviso de receção destinado ao denunciante. Para denúncias não anónimas, considere responder ao denunciante num prazo de 7 dias.
Admissibilidade → Admissível/Não admissível: A sua primeira tarefa é avaliar a admissibilidade da denúncia. Caso a denúncia cumpra os critérios estabelecidos e seja considerada admissível, prossiga com o tratamento da mesma. No entanto, caso seja considerada inadmissível, considere o processo como concluído. Para denúncias não anónimas, informe o denunciante.
Tratamento (apenas em casos admissíveis): Após ter identificado uma denúncia como admissível, garanta um seguimento diligente. Avance para o passo seguinte em conformidade com a Diretiva relativa à proteção de denunciantes e proceda ao retorno da informação ao denunciante num prazo de 3 meses a contar do aviso de receção.
Retorno de informação dado (apenas em casos de denúncias não anónimas): Ao completar as atividades de seguimento, partilhe a sua avaliação, bem como os passos dados subsequentemente com o denunciante, caso a sua identidade seja conhecida. Dê o retorno da informação num prazo de 3 meses, tal como previsto na Diretiva relativa à proteção de denunciantes.
Tratada: Neste momento, já executou todas as ações necessárias, tendo considerado a denúncia como tratada. Avalie a necessidade de efetuar passos adicionais para um seguimento adicional, ou para fins internos, antes de considerar o seu apagamento.
Informação apagada: As denúncias, em conformidade com a Diretiva relativa à proteção de denunciantes, só devem ser conservadas pelo período necessário e proporcionado para o cumprimento dos requisitos da diretiva ou de outras exigências do Direito da UE ou nacional. Nos casos em que a legislação nacional especifique requisitos de apagamento, deve garantir o seu cumprimento. Proceda com cautela ao apagar os dados, uma vez que esta ação é irreversível.
Recursos adicionais
Para ajudar os nossos utilizadores e melhorar a eficiência da gestão de denúncias, preparámos um conjunto de recursos descarregáveis:
📜 Modelo de política de denúncias personalizável — A política de denúncias serve de modelo de base, podendo as organizações personalizar a mesma. Esta compreende uma secção que permite a adição de um link para o formulário online de submissão, oferecendo, ao mesmo tempo, flexibilidade para uma personalização na medida das necessidades e estilo de atividade específicos de cada organização. Esta estabelece diretrizes claras, garantindo que a equipa saiba exatamente como proceder ao deparar-se com comportamentos não éticos ou ilegais.
👥 Modelo de nomeação: Atribuição de responsabilidades — Preparámos um modelo de nomeação para a designação de uma pessoa ou serviço para tratar denúncias. Este ajuda a simplificar o processo de denúncia e investigação, garantindo a responsabilização e que as questões sejam avaliadas por quem mais bem preparado está para o efeito.
