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¿Puedo usar una plantilla de términos y condiciones?

La respuesta corta: a pesar de lo simples que parecen, los términos y condiciones están pensados para cumplir con situaciones increíblemente complejas y muy específicas. Como cada documento de términos y condiciones es un contrato legalmente vinculante cuyo objetivo es protegerte a ti, como titular de la empresa, es de suma importancia que el documento coincida con tus procesos comerciales específicos y tu modelo de negocio, y que se mantenga actualizado con las diversas leyes a las que se hace referencia en tu contenido. Las plantillas, simplemente, no son capaces de hacer esto. Por lo tanto, te recomendamos encarecidamente que evites utilizarlas.

La respuesta larga

El contenido de un documento de términos y condiciones generalmente abarca varias leyes (desde la ley del consumidor hasta la ley de derechos de autor). Te permite establecer tus propias reglas respecto al comportamiento del usuario, incluidas las exenciones de responsabilidad adecuadas por cualquier uso indebido de tu producto o servicio. Sin embargo, resulta más complicado de lo que parece, ya que incluso empresas con el mismo modelo de negocio pueden tener diferentes procesos, necesidades y usuarios. Veamos algunos ejemplos para ilustrarlo mejor.

Modelo de negocio

En primer lugar, analicemos cómo influye el modelo de negocio en el contenido de tus términos y condiciones explorando algunas preguntas.
Estas son algunas de las preguntas que te tienes que hacer a la hora de evaluar tu modelo de negocio:

  • ¿Tu empresa se preocupa principalmente por monetizar el contenido?
  • Si tienes un sitio web de comercio electrónico, ¿vendes productos digitales, productos físicos o ambos?
  • ¿Vendes principalmente a otras empresas o solo a consumidores (b2b vs b2c)?
  • ¿Tus usuarios pueden vender bienes o servicios a otros usuarios?

Cada uno de estos modelos de negocio tiene necesidades diferentes y se le pueden aplicar leyes específicas. Por ejemplo, según las leyes de muchos países, los consumidores tienen ciertos derechos que estás obligado a comunicar. Como podrás imaginar, cuando entran en juego varias leyes y reglamentos, lo mejor es contar con la ayuda de un abogado experimentado.

Procesos empresariales

Los procesos empresariales pueden variar ampliamente incluso dentro del mismo modelo de negocio.
Por ejemplo, dos tiendas de comercio electrónico que venden exactamente los mismos productos pueden tener diferentes:

  • procesos de registro, tipos de cuenta (por ejemplo, invitado vs conectado);
  • roles de usuario (los usuarios pueden vender a otros usuarios, votar calificaciones, dejar comentarios, informar a otros usuarios);
  • opciones de pago (paypal, tarjeta de crédito, bitcoin, crédito virtual en la tienda, tarjetas de regalo);
  • políticas de devolución, envío y mucho más.

Evidentemente, tus procesos empresariales determinan en gran medida cómo los usuarios interactúan con tu servicio y, como resultado, con los derechos, las reglas y limitaciones de responsabilidad que has proporcionado.

Exigencias empresariales

Por último, teniendo en cuenta que los términos y condiciones están destinados a protegerte a ti, el titular de la empresa, es de vital importancia que establezcas reglas específicas para tus necesidades. Echemos un vistazo a algunas situaciones en las que se utilizan los términos y condiciones para establecer reglas legalmente vinculantes.

Las empresas suelen establecer reglas explícitas cuando:

  • hay diferentes niveles de usuario (por ejemplo, usuarios registrados y no registrados);
  • la empresa facilita o procesa pagos y/o otros datos sensibles de los usuarios;
  • la empresa quiere definir las reglas para el comportamiento del usuario (incluidos los comentarios) e indicar las razones para cerrar una cuenta;
  • los usuarios pueden cargar su propio contenido;
  • la empresa participa en programas de afiliados;
  • la empresa quiere definir de forma legalmente vinculante la forma en la que se puede utilizar su producto, servicio o contenido;
  • la empresa proporciona contenido o productos que pueden causar daños si se utilizan de forma indebida;
  • la empresa quiere definir formalmente la ley aplicable y mucho más.

Como puedes imaginar, las necesidades empresariales son completamente individuales y cambian constantemente con el paso del tiempo.

Teniendo en cuenta todo lo mencionado anteriormente, una forma más precisa de reformular la pregunta original sería: ¿Debería usar una plantilla para el único acuerdo legalmente vinculante entre mis usuarios y yo que me permite establecer reglas específicas para mis procesos empresariales y proteger mi negocio de posibles responsabilidades? Te recomendamos encarecidamente que no lo hagas.

Un documento de términos y condiciones es más que una mera formalidad, es una herramienta valiosa que te protege como titular de una empresa.

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