Toestemming is een kernbeginsel van de wetgeving inzake gegevensbescherming. In het huidige digitale tijdperk, waarin grote hoeveelheden persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen en verwerkt door meerdere organisaties en personen, is het belangrijk te weten wat u als bedrijfseigenaar moet doen om te voorkomen dat u de rechten van klanten schendt en ernstige aansprakelijkheden oploopt.
In dit artikel geven wij u een overzicht van toestemmingsregistraties en hoe u deze kunt beheren, alsmede enkele nuttige tips om u te helpen weloverwogen beslissingen te nemen over uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw gebruikers. Blijf lezen! 👀
Toestemmingsdossiers dienen als bewijs van toestemming, en het is een vereiste volgens wetten zoals de GDPR, die met name vereist, volgens Art. 30 van de GDPR, een register van verwerkingsactiviteiten aan te leggen en een overzicht te hebben van de procedures waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Daarom zullen gegevensbeschermingsautoriteiten vaak om toestemmingsdossiers vragen, vooral als er een klacht is ingediend.
Zoals gezegd zijn toestemmingsdossiers of toestemmingsbewijzen onder GDPR een verplichting, en moeten zij belangrijke informatie bevatten over de gegevensverwerking, waaronder de categorieën gegevens, de groep betrokkenen, het doel van de verwerking en de ontvangers van de gegevens. Deze informatie moet op verzoek ter beschikking van de autoriteiten worden gesteld.
Ze dienen ook om u te beschermen als u wordt uitgedaagd, als een klant een klacht indient, of als de DPA (Gegevensbeschermingsautoriteit) simpelweg besluit een onderzoek naar u in te stellen.
Als een bedrijf bijvoorbeeld geen gegevens over verwerkingsactiviteiten bijhoudt en/of geen volledige index aan de autoriteiten verstrekt, kan het op grond van een boete krijgen. 83, lid 4, onder a) van de GDPR.
Voor Amerikaanse klanten of zelfs voor mensen op wie de GDPR niet van toepassing is, kan het nuttig zijn om over toestemmingsgegevens te beschikken, vooral als u onder wetten zoals die van de VS valt.
💡 Toestemmingsrecords zijn een geweldige manier om te kunnen aantonen dat u toestemming hebt gekregen voor bepaalde doeleinden, of zelfs om aan te tonen dat sommige gebruikers hebben ingestemd met bijvoorbeeld een voorwaardenformulier of iets dergelijks.
Zonder toestemmingsdocumenten kan het moeilijk worden toestemming te bewijzen, wat ernstige juridische en ethische gevolgen kan hebben.
Omdat toestemming onder de GDPR zo belangrijk is, is het verplicht een duidelijke administratie bij te houden en aan te tonen dat de gebruiker toestemming heeft gegeven.
De dossiers moeten bevatten:
Lees ons artikel voor een overzicht van de verschillende soorten toestemming.
Dit is wat uw toestemmingsdossiers moeten bijhouden:
Gelukkig doet onze toestemmingsdatabase dit allemaal automatisch, zodat u het niet zelf handmatig hoeft te doen.
Als eigenaar van een website of e-commerce is het van cruciaal belang om de voorschriften te begrijpen die door de gegevensbeschermingsautoriteiten zijn uitgevaardigd met betrekking tot toestemmingsregistraties en om mogelijke juridische gevolgen te voorkomen.
Als de Europese wetgeving op u van toepassing is en u cookies en trackers gebruikt en toestemming verzamelt via een toestemmingsbanner, moet u weten dat u toestemmingsgegevens nodig hebt. Gelukkig is het ook geïntegreerd in de Privacycontroles en cookie-oplossing om u te helpen elk aspect van cookietoestemming en privacyvoorkeuren op meerdere locaties te beheren.
Voldoen aan de voorschriften kan een technische uitdaging zijn om praktisch uit te voeren, gelukkig hebben we deze behoorlijk geweldige oplossingen die het gemakkelijk maken om aan de verschillende voorschriften te voldoen.
