Klokkenluidersmeldingen op de juiste manier afhandelen is de sleutel tot het naleven van de klokkenluiderswetgeving en -richtlijnen. Het is belangrijk om ze vertrouwelijk te behandelen en de juiste veiligheidsmaatregelen te nemen om negatieve gevolgen te voorkomen die de klokkenluider kunnen blootstellen aan represailles.
In deze gids leggen we uit hoe organisaties klokkenluidersmeldingen moeten behandelen, met behoud van vertrouwelijkheid en bescherming – in overeenstemming met de EU-klokkenluidersrichtlijn.
Voordat we uitleggen hoe je een klokkenluidersmelding aanpakt, is het belangrijk om te benadrukken dat het eerste wat je moet doen het bevorderen van een ethische werkcultuur is. Met ethisch bedoelen we een cultuur die werknemers aanmoedigt om problemen aan te kaarten. Werknemers mogen nooit bang zijn voor represailles en moeten zich altijd veilig voelen om hun zorgen te melden.
Het is een goede gewoonte om training en een solide klokkenluidersregeling te implementeren om werknemers te helpen klokkenluiden te begrijpen. Het hebben van een gestandaardiseerd proces helpt het management ook om de hele klokkenluidersprocedure gemakkelijk te volgen.
Elk bedrijf moet zijn eigen beleid opstellen, afhankelijk van de grootte en aard van de organisatie, maar hier vind je een gratis sjabloon dat je kunt aanpassen of als uitgangspunt kunt gebruiken.
De bescherming van klokkenluiders is niet alleen een best practice, maar is nu wet in de Europese Unie. Klokkenluiden wordt met name gereguleerd door Richtlijn (EU) 2019/1937, ook bekend als de Klokkenluidersrichtlijn, die op 16 december 2019 in werking is getreden.
De richtlijn verbetert de bescherming voor mensen die overtredingen van de EU-wetgeving in hun werkomgeving melden en verplicht de lidstaten om hun nationale wetten op elkaar af te stemmen om in de hele EU een adequaat beschermingsniveau te bieden.
De Klokkenluidersrichtlijn is van toepassing op:
Om hieraan te voldoen, moeten bedrijven:
Het is nooit gemakkelijk om als bedrijf een klokkenluidersmelding te krijgen en voor veel bedrijven zou de eerste reactie zijn om de melding te negeren en alles bij het oude te laten. Doe dit niet! Het negeren van een klokkenluidersklacht kan negatieve gevolgen hebben en kan je ook in overtreding brengen met de wet.
Dus als je een klokkenluidersklacht ontvangt, zorg er dan voor dat je deze toewijst aan een onpartijdig aangewezen team of persoon die de klacht onderzoekt.
Zodra je een klokkenluidersmelding ontvangt, moet het aangewezen team onmiddellijk beginnen met het onderzoek. In het begin is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie te krijgen om te bepalen of de klacht een echte klokkenluiderszaak is of dat het een persoonlijke grief is. Als dat laatste het geval is, dan kun je de melding verwerpen en de zaak door het HR-team laten afhandelen (maar negeer het toch niet!).
Elke klokkenluidersmelding bevat meestal alle benodigde informatie en documentatie om het probleem te onderzoeken. Als de melding echter niet voldoende redenen bevat om echt wangedrag te vermoeden en niet anoniem is, kun je de klokkenluider vragen om aanvullende informatie te verstrekken. Bovendien moet je volgens de EU-klokkenluidersrichtlijn binnen 7 dagen een eerste terugkoppeling geven aan de klokkenluider om hem of haar te laten weten dat de melding is ontvangen.
Het onderzoek bestaat meestal uit het evalueren van de documentatie, het interviewen van de werknemers en een gesprek met de klokkenluider. Natuurlijk moet iedereen die mogelijk met de beschuldiging te maken heeft niet bij het onderzoek betrokken worden.
Als het onderzoek is afgerond, moet het aangewezen team de bevindingen bespreken en de resultaten samenvatten, inclusief eventuele corrigerende maatregelen die zijn genomen of gepland. Elke beslissing die van invloed kan zijn op de organisatie moet transparant worden gecommuniceerd naar het hele team.
Het aangewezen team heeft ook de plicht om binnen 3 maanden contact op te nemen met de klokkenluider en verdere feedback te geven over de melding en het onderzoek.
De sleutel tot het succesvol afhandelen van een klokkenluidersmelding is altijd het garanderen van vertrouwelijkheid en bescherming voor de klokkenluider. Zoals we al eerder zeiden, moeten klokkenluiders nooit bang zijn voor vergelding als ze hun mond open doen.
Een manier om dit te doen is door een digitaal systeem te gebruiken dat anonieme meldingen mogelijk maakt, zoals iubenda’s klokkenluider management tool. Op deze manier blijft de identiteit van de klokkenluider beschermd en is het nog steeds mogelijk om de vereiste feedback te geven.
Hoe dan ook, klokkenluiders kunnen er ook voor kiezen om hun identiteit bekend te maken en vertrouwelijkheid moet nog steeds in acht worden genomen. De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) heeft een reeks richtlijnen gepubliceerd over de verwerking van persoonlijke informatie binnen een klokkenluidersprocedure. Volgens deze richtlijnen moeten bedrijven de principes van de GDPR toepassen op klokkenluidersprocedures en, meer specifiek:
Een van de beste manieren om klokkenluidersmeldingen af te handelen is door gebruik te maken van een veilig klokkenluidersplatform, waarmee je het hele proces kunt stroomlijnen en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid en gegevensbescherming kunt waarborgen.
De Whistleblowing Management Tool van iubenda is daar speciaal voor ontworpen! Het stelt organisaties in staat om een veilig meldkanaal in stand te houden, waar klokkenluiders hun meldingen anoniem kunnen indienen en klokkenluidersmanagers elke fase van het proces kunnen volgen, allemaal vanuit een intuïtief dashboard.
