In een tijdperk waarin transparantie en bedrijfsverantwoordelijkheid voorop staan, werken regelgevende instanties aan het opstellen van kaders voor de bescherming van individuen op de werkplek.
De Klokkenluidersrichtlijn is een cruciaal hulpmiddel om werknemers en andere belanghebbenden die misstanden melden, goed te beschermen. Als bedrijf moet dit om twee redenen belangrijk voor je zijn: voldoen aan wettelijke eisen en een integere, veilige omgeving handhaven.
Weinig tijd? Spring naar… ⬇️
De Richtlijn (EU) 2019/1937 betreffende de bescherming van personen die inbreuken (wangedrag of wangedrag) op het recht van de Unie melden, ook bekend als de “Klokkenluidersrichtlijn“, is op 23 oktober 2019 aangenomen en op 16 december 2019 in werking getreden.
Het stelt minimumnormen vast voor de bescherming van klokkenluiders in de Europese Unie en verplicht alle EU-lidstaten om binnen hun nationale wettelijke kaders maatregelen te nemen.
Klokkenluiders zijn meldingsplichtige personen die in de particuliere of publieke sector werken en die in een werkgerelateerde context informatie hebben verkregen over schendingen (wangedrag, wangedrag of schending van de EU-wetgeving). Het kan onder andere zijn:
Klokkenluiders kunnen een breed scala aan zaken op verschillende gebieden melden, zoals:
👉 Bescherming van privacy en persoonlijke gegevens
👉 Consumentenbescherming
👉 Overtredingen van bedrijfsbeleid en -procedures
👉 Financieel wangedrag
👉 Witwassen van geld en financiering van terrorisme
Fraude
👉 Beveiliging van netwerken en informatiesystemen
👉 Intimidatie of discriminatie
👉 Veiligheidsproblemen (product, voedsel, transport)
👉 Volksgezondheid of gezondheid en welzijn van dieren
Milieukwesties
De volgende organisaties moeten hieraan voldoen:
💡 Ook al is je bedrijf buiten de EU gevestigd, als je een aanwezigheid (d.w.z. filiaal) hebt in een lidstaat van de EU en minstens 50 werknemers in dienst hebt, ben je ook onderworpen aan de richtlijn en de relevante nationale wetgeving.
Er zijn een aantal beschermingsmaatregelen die je moet nemen om te voldoen aan de Klokkenluidersrichtlijn en ervoor te zorgen dat de rechten van individuen in dit verband worden gerespecteerd. We hebben er hieronder 4 op een rijtje gezet.
💡 Er worden enkele wettelijke sancties opgelegd aan bedrijven die de richtlijn niet naleven. Bovendien is er een potentieel risico voor je reputatie en het vertrouwen van je klanten, wat op zijn beurt een grote invloed kan hebben op je bedrijf. Lees verder om te zien wat je kunt doen!
Kortom, je hebt een manier nodig waarop werknemers en andere belanghebbenden misstanden direct, vertrouwelijk en veilig kunnen melden. Je kunt dat doen door een proces in te stellen zoals een intern rapportagekanaal. Dit kanaal moet:
✅ Zorg voor vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder (en van derden die in het rapport worden genoemd);
✅ Voorkom toegang door onbevoegd personeel;
✅ O ntvangstbevestiging binnen 7 dagen;
✅ Geef tijdig feedback, binnen 3 maanden;
✅ Wijs een onpartijdig persoon/afdeling aan om meldingen te behandelen;
✅ Laat verschillende manieren van verslaglegging toe (schriftelijk, mondeling, persoonlijk);
✅ Bewaar gegevens niet langer dan nodig is om te voldoen aan wettelijke vereisten.
💡 🚀 Bekijk hier hoe je dat kunt doen.
Een andere maatregel die je moet implementeren is het goed informeren van potentiële melders, zoals werknemers, over hun rechten en bescherming die voortvloeien uit de richtlijn.
Het spreekt voor zich dat je ook de nodige training moet geven over hoe je rapportageproces werkt.
💡 Lees hier meer over deze maatregel.
Anonimiteit is essentieel bij het afhandelen van meldingen van klokkenluiders. Dit is nauw verbonden met de volgende maatregel over het voorkomen van vergelding.
Kort gezegd kan de identiteit van klokkenluiders niet openbaar worden gemaakt zonder hun uitdrukkelijke toestemming. Dit betekent dat je hun gegevens vertrouwelijk moet behandelen. Zoals altijd is naleving van wetten voor gegevensbescherming zoals de GDPR cruciaal.
Deze stap vereist dat je robuuste juridische maatregelen neemt om klokkenluiders te beschermen tegen tegenwerking.
Bedrijven moeten laten zien dat ze proactief zijn op dit gebied, door een anti-vergeldingsbeleid op te stellen, interne onderzoeken uit te voeren en klokkenluiders te steunen die te maken krijgen met vergelding.
Maak gebruik van technologie om in een handomdraai klokkenluidersystemen te implementeren!
iubenda’s Klokkenluiders Beheersinstrument helpt bedrijven in een handomdraai en met weinig inspanning een meldkanaal op te zetten om te voldoen aan de Klokkenluidersrichtlijn! Het bestaat uit een formulier en een dashboard om het proces van het indienen en beheren van klokkenluidersmeldingen via een speciaal kanaal te vereenvoudigen.
Met iubenda’s beveiligd platform voor interne rapportering omzeil je de beperkingen die verbonden zijn aan andere traditionele rapporteringskanalen zoals telefoon of e-mail, en voldoe je gemakkelijk aan de hierboven vermelde technische vereisten:
⭐ Snel formulieren instellen
⭐ Gegarandeerde anonimiteit en vertrouwelijkheid voor klokkenluiders
⭐ Alles-in-één dashboard om rapporten en processen te centraliseren
⭐ Begeleid, gestandaardiseerd proces voor rapportage
⭐ Direct ontvangstbevestigingsmechanisme
