Voorheen was een site of app-project van iubenda slechts toegankelijk via één e-mailadres, namelijk het e-mailadres dat gebruikt werd bij de eerste aanmelding. Met onze accounts voor meerdere gebruikers kunnen meerdere iubenda-gebruikers nu toegang krijgen tot hetzelfde dashboard (en alle gerelateerde site/app projecten) via hun eigen individuele e-mailadressen.
🚀 Naadloze samenwerking: inloggegevens hoeven niet gedeeld te worden 🚀 Verbeterde flexibiliteit: geef en volg relevante toegang aan specifieke teamleden 🚀 Gestroomlijnd compliance-beheer: wijs verschillende projecten toe aan teamleden die verantwoordelijk zijn voor specifieke functies zoals klokkenluidersbeheer of verzoeken van betrokkenen
Voor wie is het bedoeld?
De functie multi-user-accounts van iubenda kan handig zijn in verschillende scenario’s, waaronder:
Meerdere medewerkers van hetzelfde webbureau in staat stellen om alle websites van hun klanten te beheren zonder inloggegevens te hoeven delen;
Aan de andere kant kunnen klanten die hun eigen iubenda-account beheren, webprofessionals met wie ze samenwerken, zoals medewerkers van webbureaus of onafhankelijke consultants, uitnodigen om toegang te krijgen tot de instellingen en informatie voor compliance van de website. Een ontwikkelaar kan bijvoorbeeld toegang nodig hebben tot insluitcodes of een marketingadviseur kan analyses willen bekijken, zoals toestemmingspercentages.
💡 Opmerking voor bureaus: deze functie is nog niet zo ontworpen dat elke klant binnen je iubenda-team alleen toegang heeft tot zijn eigen project. Op dit moment kunnen alle teamleden het hele dashboard bekijken, wat betekent dat alle klantprojecten zichtbaar zijn voor iedereen die je uitnodigt.
⚠️👋 Heb je je niet rechtstreeks op iubenda.com aangemeld, maar via een van onze webpartnerbedrijven? Lees:
Als je je bij iubenda hebt aangemeld via een van onze partners (zie hier alle bedrijven die deel uitmaken van onze team.blue groep), zullen de iubenda multi-user accounts er voor jou anders uitzien:
Het factureringsgedeelte van je iubenda interface zal leeg zijn omdat je het iubenda abonnement via onze partner hebt gekocht. Als je een update moet uitvoeren, zoals een annulering, upgrade of downgrade, nodigen we je uit om naar de website van het partnerbedrijf te gaan of contact op te nemen met hun ondersteuningsteam.
Een team wordt aangemaakt en krijgt dezelfde naam als het partnerbedrijf dat is gebruikt om aan te melden (bijv. “Simply.uk”). Daar komt het project te staan dat je tijdens het aanmelden hebt ingediend. In dit team wordt je status weergegeven als “GEBRUIKER” en niet als “ADMIN”. Het betekent:
Je kunt geen extra gebruikers toevoegen aan je team en samenwerken, maar alleen de WB manager en DSAR manager uitnodigen.
Je kunt geen nieuwe sites toevoegen aan diezelfde interface, maar alleen de site beheren waarvoor je de account in eerste instantie hebt aangemaakt via onze partner.
Er wordt automatisch een extra standaardteam aangemaakt onder het e-mailadres dat je hebt gebruikt om je aan te melden. Je kunt eenvoudig overschakelen naar dat team met de dropdown “Teams” op de grijze banner bovenaan de pagina.
Gebruik dat team als je een onbeperkte iubenda ervaring wilt waar je nieuwe sites kunt maken, kunt samenwerken met andere gebruikers, enz. binnen hetzelfde dashboard. Weet echter dat binnen dit team alle nieuwe projecten zullen worden aangemaakt met iubenda.com en niet meer via ons partnerbedrijf. Je wordt rechtstreeks door iubenda gefactureerd.
Als je verschillende teams gebruikt, zorg er dan altijd voor dat je geen dubbele sites maakt tussen de teams.
Hoe werkt het?
📌 Beheerders
Alleen beheerders kunnen nieuwe teamleden uitnodigen en factureringsgegevens inzien of beheren.
Wie wordt als beheerder beschouwd?
De beheerder is de gebruiker wiens e-mailadres is gebruikt om de account te registreren en is de eigenaar van het team van deze account. Voor elke iubenda-gebruiker wordt standaard een team aangemaakt (genoemd naar hun e-mailadres), en de gebruiker wordt beschouwd als de beheerder van dit team.
Bij het uitnodigen van nieuwe leden stelt de beheerder een rol in voor elke nieuwe uitgenodigde gebruiker, die hen specifieke rechten geeft. De beschikbare rollen zijn:
Gebruiker: Gewoon teamlid met toegang tot het hele dashboard;
Klokkenluidersmanager: De persoon in je organisatie die verantwoordelijk is voor het klokkenluidersbeheer;
DSAR-manager: De persoon in je organisatie die verantwoordelijk is voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.
📌 Rechten van teamleden
Alle teamleden hebben toegang tot het hele iubenda-dashboard van de beheerder, inclusief alle site- en app-projecten. De toegang tot en het beheer van bepaalde producten, zoals onze Whistleblowing Management Tool, kan echter worden beperkt.
Rol
Machtigingen:
Beheerder
– Toegang tot het hele dashboard
– Teamleden beheren (uitnodigen, verwijderen)
– Teams beheren (nieuw team maken, verwijderen, hernoemen)
– Sites verplaatsen tussen teams
– Toegang tot factureringsgegevens
Als beheerder kun je leden uitnodigen voor je team. Je kunt dit eenvoudig doen vanuit het speciale onderdeel van je iubenda dashboard. Hier lees je hoe je dat doet:
Als je bent ingelogd, klik je rechtsboven op je e-mailadres
Klik op “Teams” om naar je teams-gedeelte te gaan
Klik op de blauwe knop “+ Gebruiker toevoegen”.
💡 Om een teamlid te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon naast de gewenste gebruiker in je teams-gedeelte.
Voer het e-mailadres in van de gebruiker die je wilt uitnodigen
Selecteer de rol die je deze gebruiker wilt geven (zie hierboven voor rolrechten)
Klik op “Uitnodiging verzenden”.
Je bent klaar! De gebruiker die je hebt uitgenodigd ontvangt een e-mail met de vraag of hij of zij lid wil worden van je team.
📌 Teamleden: Je bij een team aansluiten
Nadat de beheerder je heeft toegevoegd als nieuw teamlid, kijk je in je inbox voor je uitnodigingsmail
Klik op de knop ‘Word nu lid’ in de e-mail Je wordt nu doorgestuurd naar iubenda.com
Als je nog geen iubenda account hebt, moet je er een aanmaken. Als je een account hebt, log dan in
Als je naar je eigen iubenda-teamsgedeelte gaat, moet je deel uitmaken van twee teams:
Je standaardteam
Het team waarvoor je bent uitgenodigd.
📌 Beheerders: Een nieuw team maken
Als beheerder kun je nieuwe teams aanmaken vanuit de speciale sectie van je iubenda dashboard. Hier lees je hoe je dat doet:
Log in op je iubenda-account
Als je bent ingelogd, klik je rechtsboven op je e-mailadres
Klik op “Teams” om naar je teams-gedeelte te gaan
Klik in het vak “Teams” op de blauwe knop “+ Nieuw team maken”;
Voer de naam in die je aan dit nieuwe team wilt geven;
Druk op “Wijzigingen opslaan”. Je bent klaar!
💡 Meer over het managen van je teams
Om de naam van je team te bewerken, klik je op het pen-icoontje naast dit team. Vergeet niet om “Wijzigingen opslaan”.
Om een team te verwijderen, klik je op het rode prullenbakicoontje naast dit team – er verschijnt een venster waarin je wordt gevraagd om je actie te bevestigen.
Alleen de teambeheerder kan een team verwijderen.
Je kunt een team alleen verwijderen als alle sites of projecten eerder van het dashboard van je team zijn verwijderd.
Nadat een team is verwijderd, worden alle leden verwijderd en automatisch per e-mail op de hoogte gebracht.
Gebruik het dropdownmenu op de bovenste banner om tussen teams te wisselen en begin met samenwerken!
📌 Beheerders: Hoe verplaats je sites tussen teams?
⚠️ Let op:
Alleen beheerders kunnen sites verplaatsen tussen teams waarvoor ze beheerder zijn.
Het verplaatsen van sites tussen teams is alleen beschikbaar voor gebruikers met ons meest recente prijsmodel (Starter, Essentials, Advanced en Ultimate abonnementen). Als je onze licentie-gebaseerde Pro en Ultra abonnementen hebt, kunnen sites niet worden verplaatst.
Let op dat je geen sites dupliceert tussen de teams!
Als beheerder kun je projecten van de ene naar de andere team verplaatsen vanuit het daarvoor bestemde deel van je iubenda dashboard. Hier lees je hoe je dat doet:
