Einwilligung ist ein Kernprinzip der Datenschutzgesetze. Im heutigen digitalen Zeitalter, in dem große Mengen personenbezogener Daten von mehreren Organisationen und Einzelpersonen gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden, ist es wichtig zu wissen, was Sie als Geschäftsinhaber tun müssen, um Kundenrechte und schwerwiegende Haftungen zu vermeiden.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über Einwilligungsdatensätze und wie Sie diese verwalten können, sowie einige nützliche Tipps, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen über Ihre persönlichen Daten und die persönlichen Daten Ihrer Nutzer zu treffen. Lesen Sie weiter!
Einwilligungsunterlagen dienen als Einwilligungsnachweis und sind eine Anforderung nach Gesetzen wie der DSGVO, die insbesondere gemäß Art. 30 DSGVO, Aufzeichnungen über Verarbeitungsaktivitäten zu erstellen und einen Überblick über die Verfahren zu erhalten, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daher werden die Datenschutzbehörden oft um Einwilligungserklärungen bitten, insbesondere wenn es Beschwerden gegeben hat.
Wie bereits erwähnt, sind Einwilligungsunterlagen oder Einwilligungsnachweise nach der DSGVO Pflicht und müssen aussagekräftige Informationen über die Datenverarbeitung enthalten, einschließlich der Kategorien von Daten, der Gruppe von Betroffenen, des Zwecks der Verarbeitung und der Datenempfänger. Diese Informationen sollten den Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Sie dienen auch dazu, Sie zu schützen, wenn Sie herausgefordert werden, wenn ein Kunde eine Beschwerde einreicht oder wenn die Datenschutzbehörde (DSB) einfach beschließt, Sie zu untersuchen.
Führt ein Unternehmen beispielsweise keine Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten und/oder stellt den Behörden keinen vollständigen Index zur Verfügung, werden sie mit Geldbußen nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO.
Für US-Kunden oder auch für Personen, für die die DSGVO nicht gilt, kann es nützlich sein, Einwilligungsunterlagen zu haben, insbesondere wenn Sie durch Gesetze wie die USA geregelt werden.
💡 Einwilligungsdatensätze sind eine großartige Möglichkeit, um nachweisen zu können, dass Sie eine Einwilligung für bestimmte Zwecke eingeholt haben, oder sogar, um nachzuweisen, dass einige Benutzer z.B. einem AGB-Formular oder ähnlichem zugestimmt haben.
Ohne Einwilligungsnachweise kann der Nachweis der Einwilligung schwierig werden und schwerwiegende rechtliche und ethische Konsequenzen nach sich ziehen.
Da die Einwilligung nach der DSGVO ein so wichtiges Thema ist, ist es zwingend erforderlich, dass Sie klare Aufzeichnungen führen und nachweisen können, dass der Nutzer seine Einwilligung erteilt hat. Sollten Probleme auftreten, liegt die Beweislast beim Verantwortlichen, daher ist eine genaue Aufzeichnung unerlässlich.
Die Aufzeichnungen sollten Folgendes enthalten:
🔍 Lesen Sie unseren Artikel für einen Überblick über die verschiedenen Arten von Einwilligungen.
Das ist, was Ihre Einwilligungsunterlagen benötigen, um den Überblick zu behalten:
Glücklicherweise erledigt unsere Einwilligungsdatenbank das alles automatisch, sodass Sie es nicht manuell selbst tun müssen.
Als Website- oder E-Commerce-Inhaber ist es von entscheidender Bedeutung, die von den Datenschutzbehörden erlassenen Vorschriften zu verstehen, die Einwilligungsunterlagen regeln und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Wenn für Sie europäische Gesetze gelten und Sie Cookies und Tracker betreiben und Einwilligungen über ein Einwilligungs-Banner sammeln, beachten Sie, dass Sie Einwilligungsunterlagen benötigen. Glücklicherweise ist es auch in die Datenschutzkontroll- und Cookielösung integriert, damit Sie jeden Aspekt der Cookie-Einwilligung und Datenschutzpräferenzen an mehreren Standorten verwalten können.
Die Einhaltung der Vorschriften kann eine technische Herausforderung in der Praxis sein, zum Glück haben wir diese ziemlich tollen Lösungen, die es einfach machen, die verschiedenen Vorschriften einzuhalten.
