Whistleblowing, ein wichtiger Mechanismus zur Aufrechterhaltung der Unternehmensethik und der Rechenschaftspflicht, beinhaltet, dass Mitarbeiter mutmaßliches Fehlverhalten oder Fehlverhalten innerhalb ihrer Organisation melden. Damit Whistleblowing effektiv sein kann, ist ein klar definiertes und transparentes Meldeverfahren unerlässlich.
In der Europäischen Union wird das Whistleblowing durch die Richtlinie (EU) 2019/1937 geregelt, die auch als Whistleblower-Richtlinie bekannt ist und am 16. Dezember 2019 in Kraft trat. Die Richtlinie verbessert den Schutz von Personen, die Verstöße gegen EU-Recht in ihrem Arbeitsumfeld melden, und verpflichtet die Mitgliedstaaten, ihre nationalen Gesetze anzugleichen, um EU-weit ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Die Whistleblower-Richtlinie gilt für:
Um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen:
Der Prozess der Whistleblowing-Meldung besteht aus verschiedenen Phasen.
Die erste Phase, mit der der Meldeprozess beginnt, ist das Erkennen von Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens. Whistleblower können eine breite Palette von Problemen in verschiedenen Bereichen melden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
Sobald das Fehlverhalten dokumentiert ist, kann der Whistleblower es entweder über einen internen oder externen Meldeweg melden.
Interne Meldewege werden in der Regel bevorzugt, aber wenn diese nicht effektiv sind oder zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnten, können sie sich auch direkt an die zuständigen nationalen Behörden wenden oder unter bestimmten Umständen sogar eine öffentliche Meldung machen.
Sobald der Bericht eingegangen ist, muss die Organisation ihn bearbeiten. Jede Organisation sollte über eine klare Whistleblowing-Politik verfügen, in der festgelegt ist, wie der Meldeprozess gehandhabt wird, und eine unparteiische Person oder Abteilung benennen, die Meldungen entgegennimmt und weiterverfolgt.
Das benannte Team wird dann mit der Untersuchung beginnen und feststellen, ob die Beschwerde begründet ist und ob zusätzliche Informationen erforderlich sind. In bestimmten Fällen muss das Unternehmen auch die betroffenen Personen über die gegen sie erhobenen Vorwürfe informieren.
Der Whistleblower sollte innerhalb von 7 Tagen mit einer ersten Nachuntersuchung rechnen. Dies ist eine formelle Bestätigung, dass der Bericht eingegangen ist und die Ermittlungen eingeleitet werden.
Sobald die Untersuchung abgeschlossen ist und das Unternehmen alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, kann der Bericht als vollständig betrachtet werden. Der Whistleblower sollte innerhalb von maximal 3 Monaten eine weitere Rückmeldung zu seiner Meldung erhalten.
Die Richtlinie (EU) 2019/1937, auch bekannt als Whistleblower-Richtlinie, betont besonders die Bedeutung des Schutzes von Whistleblowern vor jeder Art von Vergeltung. Mitarbeiter sollten sich sicher fühlen, wenn sie ein Fehlverhalten in ihrem Arbeitsumfeld melden, ohne befürchten zu müssen, gefeuert, degradiert oder belästigt zu werden.
Deshalb ist es wichtig, dass ein Unternehmen sowohl eine klare Richtlinie für Whistleblowing als auch einen sicheren und vertraulichen Meldeweg einrichtet.
Außerdem können Hinweisgeber wählen, ob sie anonym bleiben oder ihren Namen preisgeben wollen. Die Identität des Whistleblowers kann nur dann offengelegt werden, wenn er seine Zustimmung gibt. In jedem Fall muss die Organisation ihre Identität schützen und jede Art von Vergeltung vermeiden.
Und schließlich sollten die meldenden Personen einen starken rechtlichen Schutz genießen. Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:
Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie können Menschen Fehlverhalten am Arbeitsplatz auf drei Arten melden:
Lassen Sie uns jede einzelne davon durchgehen.
Interne Meldewege sind die bevorzugte Methode für Whistleblower-Beschwerden. Gemäß der EU-Richtlinie müssen alle privaten Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und alle öffentlichen Einrichtungen effektive und vertrauliche Meldewege einrichten. Denken Sie daran: Die Frist für die Erfüllung dieser Anforderung ist der 17. Dezember 2023.
Whistleblower sollten die Möglichkeit haben, ihre Beschwerden schriftlich, mündlich oder persönlich einzureichen.
Um eine Meldung mündlich oder persönlich einzureichen, sollte sich der Whistleblower an das Team oder die Person wenden, die in der Organisation für Whistleblowing zuständig ist. In diesen Fällen kann die Anonymität nicht immer gewährleistet werden, aber das Unternehmen muss dennoch die Vertraulichkeit sicherstellen.
Um einen schriftlichen Bericht einzureichen, kann eine Organisation entweder ein internes Verfahren einrichten – zum Beispiel eine spezielle E-Mail-Adresse, an die die Beschwerden zu senden sind – oder sich auf eine Plattform eines Dritten verlassen. In der Regel ermöglichen diese Plattformen die Vereinfachung des Whistleblowing-Prozesses und gewährleisten gleichzeitig Anonymität und Vertraulichkeit.
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Wenn der interne Meldeweg nicht als sicher oder vertraulich angesehen wird oder wenn die Meldung zu Vergeltungsmaßnahmen führen könnte, kann sich der Whistleblower auch direkt an die zuständigen nationalen Behörden wenden.
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, eine zuständige Behörde zu benennen, die die Beschwerden entgegennehmen, untersuchen und dann angemessene Folgemaßnahmen zu den Berichten ergreifen soll.
Hier finden Sie eine Liste der zuständigen Behörden in Europa:
| Land | Zuständige Behörde |
|---|---|
| Österreich | Österreichische Bundeswettbewerbsbehörde (AFCA) |
| Belgien | Föderaler Ombudsmann |
| Bulgarien | Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (CPDP) |
| Kroatien | Ombudsfrau von Kroatien |
| Tschechische Republik | Ministerium der Justiz |
| Dänemark | Nationales Whistleblower-Programm |
| Finnland | Justizkanzler |
| Frankreich | Mehrere zuständige Behörden je nach Thema: hier ist eine Liste. Der französische Verteidiger der Rechte ist die zentrale Anlaufstelle für Whistleblower. |
| Deutschland | Bundesamt für Justiz |
| Griechenland | Beschwerdestelle des Generalsekretariats für Korruptionsbekämpfung (GSAC) |
| Irland | Geschützte Offenlegungen Kommissar |
| Italien | Antikorruptionsbehörde (ANAC) |
| Lettland | Mehrere zuständige Behörden je nach Thema. Die Staatskanzlei ist die zentrale Anlaufstelle für Whistleblower. |
| Litauen | Staatsanwaltschaft der Republik Litauen |
| Luxemburg | Mehrere zuständige Behörden je nach Thema: hier ist eine Liste. |
| Malta | Büro des Ombudsmannes |
| Niederlande | Behörde für die Finanzmärkte der Niederlande |
| Norwegen | Mehrere zuständige Behörden, wie die norwegische Arbeitsbehörde, die Polizei und die Datenschutzbehörde. |
| Portugal | Nationaler Mechanismus zur Korruptionsbekämpfung |
| Rumänien | Nationale Integritätsbehörde |
| Slowakei | Büro zum Schutz von Whistleblowern |
| Slowenien | 22 verschiedene staatliche Institutionen sind für die Entgegennahme und Bearbeitung der externen Berichte zuständig. |
| Spanien | Unabhängige Behörde für den Schutz von Informanten |
| Schweden | Mehrere zuständige Behörden je nach Thema. Die schwedische Behörde für Arbeitsumwelt ist die zentrale Anlaufstelle für Whistleblower. |
Der letzte Ausweg ist die öffentliche Bekanntgabe, die nur unter bestimmten Bedingungen genutzt werden sollte. Ein paar Beispiele sind:
Die Offenlegung kann über Webplattformen, soziale Medien, die Presse, gewählte Vertreter, Organisationen der Zivilgesellschaft usw. erfolgen. Auch in diesem Fall sollte dem Whistleblower das gleiche Maß an Schutz gewährt werden.
Zusammenfassend gibt es drei wichtige Schritte, die jede Organisation befolgen sollte , um ein solides Verfahren zur Meldung von Missständen einzuführen:
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