Der richtige Umgang mit Whistleblowing-Meldungen ist der Schlüssel zur Einhaltung der Whistleblowing-Gesetze und -Richtlinien. Es ist wichtig, sie vertraulich zu behandeln und die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um negative Folgen zu vermeiden, die den Whistleblower Vergeltungsmaßnahmen aussetzen könnten.
In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Organisationen Whistleblowing-Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit und des Schutzes behandeln sollten – im Einklang mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie.
Bevor ich Ihnen erkläre, wie Sie mit einer Whistleblowing-Meldung umgehen sollten, ist es wichtig zu betonen, dass es zunächst darum geht, eine ethische Arbeitsplatzkultur zu fördern. Mit ethisch meinen wir eine Kultur, die Mitarbeiter ermutigt, Probleme anzusprechen. Mitarbeiter sollten niemals irgendwelche Vergeltungsmaßnahmen befürchten und sich immer sicher fühlen, wenn sie ihre Bedenken melden.
Es ist eine gute Praxis, Schulungen und eine solide Whistleblowing-Politik einzuführen, um den Mitarbeitern zu helfen, Whistleblowing zu verstehen. Ein standardisierter Prozess hilft dem Management, das gesamte Whistleblowing-Verfahren einfach zu verfolgen.
Jedes Unternehmen muss je nach Größe und Art der Organisation eine eigene Richtlinie erstellen, aber hier finden Sie eine kostenlose Vorlage, die Sie anpassen oder als Ausgangspunkt verwenden können.
Der Schutz von Whistleblowern ist nicht nur eine bewährte Praxis, sondern in der Europäischen Union inzwischen Gesetz. Insbesondere das Whistleblowing wird durch die Richtlinie (EU) 2019/1937 geregelt , die auch als Whistleblower-Richtlinie bekannt ist und am 16. Dezember 2019 in Kraft trat.
Die Richtlinie verbessert den Schutz von Personen, die Verstöße gegen EU-Recht in ihrem Arbeitsumfeld melden, und verpflichtet die Mitgliedstaaten, ihre nationalen Gesetze anzugleichen, um EU-weit ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Die Whistleblower-Richtlinie gilt für:
Um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen:
Für ein Unternehmen ist es nie einfach, einen Hinweis zu erhalten, und für viele wäre die erste Reaktion, ihn zu ignorieren und die Dinge so zu belassen, wie sie sind. Tun Sie das nicht! Das Ignorieren einer Whistleblower-Beschwerde kann negative Folgen haben und Sie können auch gegen das Gesetz verstoßen.
Wenn Sie also eine Whistleblowing-Beschwerde erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie diese an ein unparteiisches Team oder eine Person weiterleiten, die sich um die Untersuchung der Beschwerde kümmert.
Sobald Sie eine Whistleblowing-Meldung erhalten, sollte das zuständige Team umgehend mit den Ermittlungen beginnen. Zu Beginn ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich zu erhalten, um festzustellen, ob es sich bei der Beschwerde um einen tatsächlichen Fall von Whistleblowing oder um eine persönliche Beschwerde handelt. Wenn Letzteres der Fall ist, können Sie die Meldung zurückweisen und die Personalabteilung mit der Angelegenheit betrauen (aber ignorieren Sie sie trotzdem nicht!).
Jede Whistleblowing-Meldung enthält in der Regel alle notwendigen Informationen und Unterlagen, um das Problem zu untersuchen. Wenn die Meldung jedoch keine ausreichenden Gründe für einen Verdacht auf tatsächliches Fehlverhalten enthält und nicht anonym ist, können Sie den Hinweisgeber bitten, zusätzliche Informationen zu liefern. Außerdem sollten Sie gemäß der EU-Richtlinie zum Whistleblowing dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine erste Rückmeldung geben und ihn darüber informieren, dass die Meldung eingegangen ist.
Die Untersuchung besteht im Allgemeinen aus der Auswertung der Unterlagen, der Befragung der Mitarbeiter und dem Gespräch mit dem Hinweisgeber. Natürlich sollten alle Personen, die potenziell mit den Anschuldigungen in Verbindung stehen, nicht in die Ermittlungen einbezogen werden.
Sobald die Untersuchung abgeschlossen ist, sollte sich das benannte Team mit den Ergebnissen befassen und die Ergebnisse zusammenfassen, einschließlich aller getroffenen oder geplanten Korrekturmaßnahmen. Jede Entscheidung, die Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnte, sollte dem gesamten Team transparent mitgeteilt werden.
Das benannte Team hat außerdem die Pflicht, sich innerhalb von 3 Monaten mit dem Hinweisgeber in Verbindung zu setzen und ihm weiteres Feedback zu dem Bericht und der Untersuchung zu geben.
Der Schlüssel zum erfolgreichen Umgang mit einer Whistleblowing-Meldung ist immer die Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Schutzes des Whistleblowers. Wie wir bereits erwähnt haben, sollten Whistleblower niemals Vergeltungsmaßnahmen befürchten, wenn sie ihre Meinung sagen.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung eines digitalen Systems, das anonyme Meldungen ermöglicht, wie das Whistleblowing Management Tool von iubenda. Auf diese Weise bleibt die Identität des Whistleblowers geschützt und es ist weiterhin möglich, das gewünschte Feedback zu geben.
Hinweisgeber können sich jedoch auch dafür entscheiden, ihre Identität preiszugeben, und die Vertraulichkeit sollte weiterhin gewahrt bleiben. Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) hat eine Reihe von Leitlinien für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Whistleblowing-Verfahrens herausgegeben. Nach diesen Leitlinien müssen Unternehmen die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung auf Whistleblowing-Verfahren anwenden, und zwar im Einzelnen:
Eine der besten Möglichkeiten, Whistleblowing-Meldungen zu bearbeiten, ist die Nutzung einer sicheren Whistleblowing-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, den gesamten Prozess zu rationalisieren und gleichzeitig Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten.
Das Whistleblowing Management Tool von iubenda ist genau dafür gedacht! Es ermöglicht Unternehmen, einen sicheren Meldekanal zu unterhalten, über den Whistleblower ihre Meldungen anonym einreichen können und Whistleblower-Manager jede Phase des Prozesses über ein intuitives Dashboard verfolgen können.
