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Ejemplos de formularios de consentimiento conformes al RGPD: cómo adaptar los formularios de recopilación de datos

El RGPD requiere que las empresas tengan una base jurídica para el tratamiento de datos. Una de ellas es el consentimiento, que según el RGPD debe ser explícito y otorgado libremente. Esto significa que el mecanismo de obtención del consentimiento debe ser inequívoco e implicar una clara acción afirmativa.

No es necesario recopilar el consentimiento para actividades relacionadas con servicios esenciales o con el cumplimiento de obligaciones legales, pero se debe solicitar cuando se ofrece un servicio no esencial, como el envío de correos electrónicos de marketing y newsletters.

A continuación, encontrarás un desglose de las cosas más importantes que debes saber para obtener el consentimiento para el envío de correos electrónicos conforme al RGPD, con muchas plantillas y ejemplos de cómo ponerlas en práctica.

1. Sé transparente con tus solicitudes de consentimiento conformes al RGPD

Utiliza un lenguaje sencillo al explicar las razones por las que solicitas el consentimiento del usuario: indica claramente por qué necesitas esos datos y qué piensas hacer con ellos. Además, no olvides indicar el nombre de tu empresa y de cualquier tercero que dependa del consentimiento del usuario.

2. No utilices casillas de verificación previamente marcadas en tus formularios de consentimiento

Los usuarios deben prestar su consentimiento a través de una acción de participación, porque según el RGPD las casillas de verificación previamente marcadas (o cualquier otro tipo de consentimiento de forma predeterminada) no están permitidas.

Ejemplo

Ejemplo de formulario de consentimiento conforme al RGPD: la acción de consentimiento debe ser explícita y otorgada libremente
El consentimiento para recibir correos electrónicos se debe otorgar libremente: los usuarios tienen que poder descargar tu guía sin tener que suscribirse a tu newsletter

Suscripción doble

Si bien no es un requisito del RGPD, la forma más segura de gestionar una lista de correo es a través de la suscripción doble, un proceso que incluye dos pasos:

  • En el paso 1, los usuarios completan y envían tu formulario de consentimiento.
  • En el paso 2, reciben un correo electrónico de confirmación y tienen que hacer clic en un enlace para verificar su correo electrónico, que se añade a tu lista de correo.

Este método de registro se considera la mejor práctica en muchos países de la Unión Europea, especialmente en Alemania.

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Cuándo no se necesitan las casillas de verificación en tus formularios de consentimiento

Las casillas de verificación son necesarias cuando intentas obtener el consentimiento de manera acorde al RGPD para distintos fines, pero no son necesarias cuando la finalidad se indica de manera inequívoca en el formulario.

Ejemplo

Por ejemplo, si tu sitio web muestra una ventana emergente que invita a los usuarios a suscribirse a tu newsletter con una frase clara como: “¡Suscríbete a nuestra newsletter para acceder a cupones de descuento y actualizaciones de nuestros productos!“, la acción afirmativa que el usuario realiza al escribir su dirección de correo electrónico se considera un consentimiento válido.

Consentimiento previo suave

En pocas palabras, el consentimiento previo suave puede darse cuando un usuario ha facilitado su dirección de correo electrónico al comprar un producto o servicio.

Según la legislación de algunos países, puedes utilizar los datos recogidos para enviar futuros correos electrónicos promocionales sin obtener el consentimiento previo si:

  • la dirección de correo electrónico se recogió como parte de un proceso de venta anterior en tu sitio web;
  • el cliente ha sido adecuadamente informado (por ejemplo, mediante un aviso en la página de las ventas o en tu política de privacidad);
  • los correos electrónicos promocionales están relacionados con tus productos y servicios, los cuales son similares a los que el usuario compró inicialmente; y
  • los productos o servicios que pretendes promocionar son los tuyos propios (no de terceros).

Ten en cuenta que esta excepción no se aplica si el usuario ha optado previamente por la autoexclusión (por ejemplo, al darse de baja de tu newsletter).

3. Separa las solicitudes de consentimiento del RGPD de los términos y condiciones

Según el RGPD, el consentimiento para recibir correos electrónicos debe ser independiente.

Por ejemplo, nunca incluyas el consentimiento en tu documento de términos y condiciones: aceptar los términos y condiciones y dar tu consentimiento para diversas actividades (como suscribirse a una newsletter) no es lo mismo. Haz que se puedan distinguir fácilmente entre sí y proporciona opciones individuales para el consentimiento.

Ejemplo

Ejemplo de formulario de consentimiento conforme al RGPD: consentimientos múltiples

4. Proporciona opciones de consentimiento granulares

Tus formularios deben permitir a los clientes dar su consentimiento para operaciones de tratamiento independientes. Ayuda a los usuarios a tener un control total de sus consentimientos y permisos enumerando todas las actividades que pretendes realizar.

Ejemplo

Ejemplo de formulario de consentimiento conforme al RGPD: opciones de consentimiento granulares

5. Simplifica el procedimiento para retirar el consentimiento

El usuario tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, y tú, como titular, debes indicar claramente cómo hacerlo. De ello se desprende que el consentimiento no puede ser una condición necesaria para la prestación de un servicio.

Incluye una opción de autoexclusión para no recibir correos electrónicos en el pie de página de cada correo electrónico promocional que envíes. Lo ideal sería que el usuario también pueda gestionar sus preferencias de correo electrónico desde su cuenta.

Ejemplo

Ejemplo de formulario de consentimiento conforme al RGPD: retirar el consentimiento
En tu newsletter incluye siempre un enlace visible para darse de baja

“Recibes este correo electrónico porque …”: cómo escribir un buen recordatorio de permiso

Un recordatorio de permiso es un párrafo corto en un correo electrónico (generalmente en el pie de página) que ayuda a los destinatarios a recordar cómo obtuviste su dirección de correo electrónico. Puede ayudar a reducir las quejas de spam y las solicitudes para cancelar la suscripción.

Un mensaje de permiso apropiado es algo como: “Recibes este correo electrónico porque eres un cliente o te has registrado a través de nuestra [fuente]”.

6. Conserva la prueba del consentimiento

El RGPD no solo establece las reglas sobre cómo recopilar el consentimiento, sino que también requiere que las empresas mantengan un registro de estos consentimientos. Esto significa que tienes que ser capaz de proporcionar una prueba de:

  • cuándo y cómo obtuviste el consentimiento, y
  • lo que se comunicó a los usuarios en el momento de la recopilación.

Cómo te puede ayudar iubenda con los requisitos del RGPD para tus formularios de consentimiento

Nuestra Consent Database simplifica el proceso para hacer que tus formularios cumplan con el RGPD al ayudarte a:

  • almacenar fácilmente la prueba del consentimiento, y
  • gestionar el consentimiento y las preferencias de privacidad.

Con nuestra Consent Database, puedes identificar a cada suscriptor, ver cuándo se ha inscrito y con qué formulario lo ha hecho.

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