La cartographie des données GDPR expliquée et pourquoi elle est importante

Si vous êtes ici, vous voulez probablement en savoir plus sur la cartographie des données GDPR. Nous avons tout ce qu’il vous faut ! 👀 Dans ce court billet, nous examinons ce qu’est la cartographie des données et pourquoi elle est si importante pour la conformité au GDPR.

🔍 Qu’est-ce que la cartographie des données ?

La cartographie des données est une méthode permettant de suivre et de cataloguer toutes les données que vous collectez, utilisez et stockez.

👉 Il détaille les types de données et leurs mouvements/transferts à travers votre entreprise et au-delà (par exemple, le transfert de données entre différents départements, vers des tiers, des processeurs, d’autres pays, etc.)

Comment une carte de données est-elle généralement mise en place ?

Lorsque les activités liées aux données semblent « simples », il peut être tentant d’utiliser une feuille de calcul ordinaire ou de prendre une note rapide.

Cependant, garder une trace de tout (types de données, tiers, etc.) peut être vraiment complexe et c’est pourquoi nous vous suggérons de choisir un outil dédié pour construire des enregistrements de données complets et détaillés (comme l’exige la loi).

Qu’est-ce que la cartographie des données dans le cadre du GDPR ?

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) exige que les responsables du traitement et les sous-traitants des données conservent et tiennent à jour des registres » complets et étendus » des activités particulières de traitement des données qu’ils effectuent.

En général, les dossiers doivent inclure :

Le nom et les coordonnées du responsable du traitement et du sous-traitant agissant en leur nom, ainsi que du représentant du sous-traitant ou du responsable du traitement et du DPD, le cas échéant ;
A description des différentes catégories d’utilisateurs et de données (y compris de tiers) ;
Les catégories de destinataires des données, y compris les destinataires de pays tiers non membres de l’UE ou les organisations internationales ;
La but des activités de traitement ;
Les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers et l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale, y compris la documentation des garanties appropriées (le cas échéant) ;
Les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données (lorsque cela est possible) ;
Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles décrites en termes généraux (si possible).

💡 Quand les dossiers détaillés sont-ils exigés ?

Des enregistrements complets et étendus du traitement sont expressément requis dans les cas où les activités de traitement des données :

ne sont pas occasionnels* ; ou
pourrait entraîner un risque pour les droits et libertés d’autrui ; ou
impliquent le traitement de « catégories spéciales de données » ; ou
est réalisé par une organisation qui compte plus de 250 employés.

*Essentiellement, cela signifie qu’il est requis dans presque tous les cas de traitement. N’oubliez pas que les adresses IP sont considérées comme des données à caractère personnel !

👉 En bref, les organisations doivent identifier et garder la trace des types de données personnelles qu’elles traitent, d’où elles viennent et où elles vont, ainsi que des systèmes impliqués.

🔍 Pourquoi la cartographie des données GDPR est-elle si importante ?

Bien sûr, outre le fait de répondre à une exigence légale cruciale de l’une des plus importantes lois sur la vie privée au monde (le GDPR), la cartographie des données aide les organisations à :

indiquer clairement quelles données ils détiennent, pourquoi et avec qui elles sont partagées ;
efficiently access and find relevant data whenever required. Cela s’avère utile lorsque les utilisateurs demandent, par exemple, la suppression de leurs données personnelles. Pour en savoir plus sur les droits des utilisateurs en vertu du GDPR, cliquez ici.;
identifier les risques potentiels pour la vie privée des utilisateurs et la manière d’y remédier ;
mettre en place des mesures pour plus de sécurité et des pratiques plus sûres, le cas échéant.

👉 Effectuer régulièrement des audits d’information sur les données de votre organisation peut s’avérer utile. Outre le respect de vos obligations en matière de tenue de registres, cette pratique vous permet également de revoir et d’optimiser plus facilement vos procédures de traitement des données.

💡 La cartographie des données est également un outil utile pour les DPIA (évaluations d’impact sur la protection des données).:

By conducting a DPIA, you can assess and minimize the risks associated with the processing of personal data. As stated in Article 35 of the GDPR, it is only mandatory when there is a high risk that users’ rights and freedoms could be violated.

👀 En savoir plus sur les DPIA ici.

🚀 Comment iubenda peut vous aider

La mise en œuvre de tout ce qui précède peut être délicate et assez technique.

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