De A à Z du processus de dénonciation en milieu de travail

La dénonciation, mécanisme essentiel au maintien de l’éthique et de la responsabilisation organisationnelles, consiste pour les employés à signaler des actes répréhensibles ou des inconduites présumés au sein de leur organisation. Pour que la dénonciation soit efficace, il est impératif d’avoir un processus de signalement bien défini et transparent.

Obligations légales de dénonciation

Dans l’Union européenne, la dénonciation est réglementée par la directive (UE) 2019/1937, également connue sous le nom de directive sur les lanceurs d’alerte, entrée en vigueur le 16 décembre 2019. La directive renforce la protection des personnes signalant des infractions au droit communautaire dans leur environnement de travail et elle exige des États membres qu’ils alignent leur législation nationale afin d’assurer un niveau de protection adéquat dans toute l’UE.

La directive sur les lanceurs d’alerte s’applique:

• les entreprises privées de l’UE de 50 employés ou plus;
• entreprises non communautaires ayant une succursale dans l’UE, qui comptent 50 employés ou plus dans l’UE.
• locales desservant plus de 10 000 personnes.

Pour se conformer, les entreprises doivent:

• Établir des canaux de production de rapports internes sûrs et confidentiels. La date limite pour se conformer à cette exigence est le 17 décembre 2023.
• Offrir une formation aux employés et aux intervenants pour leur expliquer la directive, les droits des dénonciateurs et les procédures de déclaration.
• Assurer la confidentialité et la protection des données personnelles des lanceurs d’alerte.
• Mettre en œuvre des politiques anti-représailles, mener des enquêtes équitables et soutenir les lanceurs d’alerte confrontés à des représailles.

Le processus de dénonciation

Le processus de dénonciation comporte différentes phases.

Reconnaissance des actes répréhensibles et signalement de la préoccupation

La première phase, qui lance le processus de signalement, est la reconnaissance des actes répréhensibles au sein d’une entreprise. Les lanceurs d’alerte peuvent signaler un large éventail de problèmes dans plusieurs domaines, notamment:

• Protection de la vie privée et données personnelles
• Protection des consommateurs
• Violations des politiques et procédures de l’entreprise
• Faute financière
• Blanchiment de capitaux et financement du terrorisme
• Fraude
• Sécurité des réseaux et des systèmes d’information
• Harcèlement ou discrimination
• Préoccupations en matière de sécurité (sécurité et conformité produits, sécurité alimentaire et animale, sécurité des transports)
• Préoccupations en matière de santé publique ou de santé et de bien-être des animaux
• Questions environnementales

Une fois que l’acte répréhensible a été documenté, le dénonciateur peut le signaler en choisissant une voie de signalement interne ou externe.

Les canaux internes de signalement sont généralement préférés, mais si ceux-ci ne sont pas efficaces ou peuvent donner lieu à des représailles, ils peuvent également faire rapport directement aux autorités nationales compétentes ou même faire une divulgation publique dans certaines circonstances.

Traitement et enquête sur le rapport

Une fois le rapport reçu, l’organisation doit y remédier. Chaque organisation devrait avoir une politique claire en matière de dénonciation, qui définit la façon dont le processus de déclaration sera géré et désigner une personne ou un ministère impartial pour recevoir les rapports et en assurer le suivi.

L »équipe désignée entamera alors l’enquête, déterminera le bien-fondé de la plainte et déterminera si des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Dans certains cas, l’entreprise peut également avoir besoin d’informer les personnes concernées des allégations portées contre elles.

Résolutions et suivi

Le lanceur d’alerte doit s’attendre à un premier suivi dans les 7 jours. Il s’agit d’une reconnaissance officielle que le rapport a été reçu et que les enquêtes vont commencer.

Une fois l’enquête terminée et que l’entreprise a pris les mesures nécessaires, le rapport peut être considéré comme complet. Le lanceur d’alerte devrait recevoir un autre retour sur le rapport dans un délai maximum de 3 mois.

Protection du lanceur d’alerte

La directive (UE) 2019/1937, également connue sous le nom de directive sur les lanceurs d’alerte, souligne en particulier l’importance de protéger les lanceurs d’alerte contre tout type de représailles. Les employés devraient se sentir en sécurité lorsqu’ils signalent des actes répréhensibles dans leur milieu de travail, sans craindre d’être congédiés, rétrogradés ou harcelés.

C’est pourquoi il est essentiel qu’une entreprise établisse à la fois une politique claire sur la dénonciation et un canal de signalement sûr et confidentiel.

De plus, les lanceurs d’alerte peuvent également choisir de garder l’anonymat ou de divulguer leur nom. L’identité du lanceur d’alerte ne peut être dévoilée que s’il donne son consentement. Dans les deux cas, l’organisation doit sauvegarder son identité et éviter tout type de représailles.

Enfin, les personnes déclarantes devraient bénéficier d’une protection juridique solide. Cela comprend, sans s’y limiter:

• accès à des informations et des conseils complets et indépendants;
• assistance effective des autorités compétentes;
• aide juridictionnelle dans les procédures pénales et civiles transfrontalières;
• l’exclusion de responsabilité à l’égard de l’acquisition des renseignements déclarés ou divulgués publiquement.

Circuits de production de rapports internes et externes

Selon la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, les personnes peuvent signaler des actes répréhensibles sur le lieu de travail de trois manières:

• Moyens internes (préférés).
• Les canaux externes de communication aux autorités nationales désignées par les États membres.
• Public disclosure. Cette option ne devrait être utilisée que dans certaines conditions, par exemple lorsqu’aucune mesure appropriée n’a été prise après l’établissement de rapports internes ou externes.

Parcourons chacun d’eux.

Voies de communication interne

Les canaux internes de signalement sont la méthode privilégiée pour les plaintes des dénonciateurs. Selon la directive européenne, toutes les entreprises privées de 50 employés ou plus et toutes les entités publiques doivent mettre en place des canaux de signalement efficaces et confidentiels. Rappelez-vous: la date limite pour se conformer à cette exigence est le 17 décembre 2023.

Types de canaux de communication interne

Les dénonciateurs devraient pouvoir soumettre leurs plaintes par écrit, oralement ou en personne.

Pour soumettre un rapport oralement ou en personne, le dénonciateur doit communiquer avec l’équipe désignée ou la personne responsable de la dénonciation au sein de l’organisation. Dans ces cas, l’anonymat ne peut pas toujours être garanti, mais l’entreprise doit tout de même assurer la confidentialité.

Pour soumettre un rapport par écrit, une organisation peut soit créer une procédure interne – par exemple, configurer une adresse e-mail spécifique à laquelle envoyer les plaintes – ou s’appuyer sur une plateforme tierce. Habituellement, ces plateformes permettent de rationaliser le processus de dénonciation, tout en garantissant l’anonymat et la confidentialité.

Circuits de déclaration externes

Si le canal de signalement interne n’est pas considéré comme sûr ou confidentiel, ou si le signalement pourrait entraîner des représailles, le lanceur d’alerte peut également signaler directement aux autorités nationales compétentes.

La directive européenne sur la dénonciation exige des États membres qu’ils désignent une autorité compétente, qui devrait recevoir les plaintes, enquêter et donner un suivi approprié aux rapports.

Voici une liste des autorités compétentes en Europe:

Public disclosure

Le dernier recours est la divulgation publique, qui ne doit être utilisée que dans certaines conditions. Quelques exemples sont:

• aucune mesure appropriée n’a été prise après l’établissement de rapports internes ou externes;
• le lanceur d’alerte n’a pas reçu les commentaires appropriés dans le délai fixé par la loi;
• il est raisonnable de soupçonner une collusion entre l’auteur du crime et les autorités de l’État chargées de les poursuivre;
• en cas de danger urgent ou grave pour l’intérêt public.

La divulgation publique peut se faire via les plateformes web, les médias sociaux, la presse, les élus, les organisations de la société civile, etc. Même dans ce cas, le lanceur d’alerte devrait bénéficier du même niveau de protection.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre des procédures de dénonciation

En résumé, il y a trois étapes importantes que chaque organisation devrait suivre pour mettre en place un solide processus de dénonciation :

1. Proposer une politique claire en matière de dénonciation : chaque employé doit savoir comment envoyer un rapport de dénonciation, à qui s’adresser pour une plainte et comment le processus sera géré. La politique devrait également porter sur la protection des dénonciateurs et les stratégies de prévention des représailles. Téléchargez ici un modèle de politique de dénonciation.
2. Mettez en place un canal de signalement sécurisé et confidentiel: cela vous aidera à protéger les lanceurs d’alerte contre tout type de représailles, en garantissant la confidentialité et l’anonymat. En outre, la mise en place d ‘ une filière sécurisée est désormais obligatoire au sein de l ‘ Union européenne pour les organisations de 50 employés ou plus. Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un canal de reporting interne, ou de faire appel à un service tiers, comme iubenda Whistleblowing Management Tool.
3. Désigner une équipe ou personne responsable: l’équipe sera le point de référence pour tout employé prêt à porter plainte pour dénonciation. Ils seront également chargés de mener l’enquête et d’envoyer en temps utile des commentaires. Téléchargez ici un modèle de rendez-vous pour l’attribution des responsabilités.

Outil de gestion de la dénonciation de iubenda

Whistleblowing Management Tool iubenda aide les entreprises de l’UE à garantir la conformité Nous avons conçu notre produit pour rationaliser la gestion au sein des organisations, protéger les lanceurs d’alerte et veiller à ce que les entreprises respectent systématiquement la loi.

Voici comment cela fonctionne:

• Activez le Whistleblowing Management Tool depuis votre tableau de bord iubenda (attention: vous avez besoin d’un Plan Ultimate). Intégrez ensuite le formulaire de déclaration où les employés ou autres personnes déclarantes potentielles peuvent y accéder facilement.
• Lorsqu’un rapport est soumis, votre gestionnaire de dénonciation reçoit instantanément une notification par courriel, tandis que l’option de signalement anonyme garde secrète l’identité des lanceurs d’alerte.
• Votre responsable de la dénonciation peut consulter les détails du rapport dans son tableau de bord et effectuer un suivi le cas échéant. Les mises à jour en temps réel vous aident à rester informé de l’état de chaque rapport tout au long du processus.