Come la tecnologia aiuta le aziende a costruire sistemi di segnalazione efficaci

Nel mondo aziendale, il whistleblowing gioca un ruolo cruciale nel mantenere standard etici e scoprire illeciti. I whistleblower, che possono essere dipendenti o stakeholder esterni, segnalano attività illegali, comportamenti scorretti o rischi per la sicurezza pubblica all’interno di un’organizzazione. In pratica, può trattarsi di frodi, molestie, sicurezza dei prodotti o degli alimenti, questioni ambientali o protezione della vita privata e dati personali.

Dal dicembre 2023, la direttiva EU Whistleblower impone a tutte le organizzazioni UE con più di 50 dipendenti (comprese le filiali UE) di istituire un canale interno di segnalazione.

Implementare un canale sicuro e anonimo è fondamentale per rispettare la direttiva. Tuttavia, ci sono molte sfide tecniche che puoi affrontare come azienda quando implementi procedure di whistleblowing. Questo articolo spiega come la tecnologia permette alle aziende di creare sistemi di whistleblowing sicuri, efficienti e facili da usare. Iniziamo!

Sfide per le aziende per implementare sistemi di segnalazione

• Sfide tecniche: Garantire un’integrazione perfetta del sistema di segnalazione con l’infrastruttura IT esistente può essere complesso. Inoltre, mantenere la sicurezza del sistema contro minacce come attacchi informatici o violazioni richiede vigilanza e aggiornamenti costanti.
• Ritorsioni: Nonostante le salvaguardie tecnologiche, il timore di ritorsioni rimane un deterrente significativo per i potenziali whistleblower. Creare una cultura che sostenga e protegga gli informatori è fondamentale.
• Problemi legali e conformità: Navigare tra i vari obblighi legali, soprattutto per le multinazionali, può essere scoraggiante. Garantire la compliance con leggi nazionali mantenendo un sistema standard è impegnativo.
• Formazione e adozione: Incoraggiare i dipendenti a utilizzare efficacemente il sistema richiede una formazione completa. Superare la resistenza a nuove tecnologie e processi può essere un ostacolo significativo.
• Garantire la fiducia: I potenziali informatori devono fidarsi del fatto che il sistema sia veramente sicuro e anonimo.

💡 Nel corso del tempo, il whistleblowing ha posto molte sfide, tra cui ritorsioni contro gli informatori o il rischio che le informazioni sensibili vengano gestite male. Tuttavia, con l’avvento della tecnologia, le cose stanno cambiando.

Come la tecnologia migliora i sistemi di segnalazione

Anonimato e riservatezza

Uno dei maggiori timori per i potenziali informatori è il rischio di essere identificati e di subire ritorsioni. Ciò significa che i canali di comunicazione aziendale comunemente utilizzati come telefono, e-mail o messaggistica istantanea non possono essere utilizzati. Fortunatamente, le moderne piattaforme digitali offrono robuste funzionalità crittografiche e anonime.

Accessibilità e facilità d’uso

La tecnologia ha permesso di creare canali di segnalazione accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Le app mobili e i portali online consentono ai dipendenti di segnalare gli illeciti in modo discreto e conveniente, incoraggiando più persone a farsi avanti.

Gestione e monitoraggio dei report

Una volta depositata una segnalazione, è fondamentale gestirla in modo efficace. Le soluzioni tecnologiche possono aiutarti a monitorare lo stato di avanzamento di un’indagine, mantenere dei registri e garantire la risoluzione tempestiva dei problemi segnalati.

Protezione dei dati

La protezione delle informazioni sensibili è fondamentale nei sistemi di whistleblowing. La tecnologia, compresi firewall o software antivirus, salvaguarda i dati da accessi non autorizzati e minacce informatiche.

Portata globale

Per le multinazionali, garantire compliance nelle diverse giurisdizioni legali è impegnativo. I sistemi di segnalazione possono essere adattati a diverse lingue e obblighi legali, rendendoli strumenti versatili per operazioni globali.

Il Whistleblowing Management Tool di iubenda

🚀 Il Wistleblowing Management Tool di iubenda è il tuo potente alleato per fornire ai tuoi dipendenti una piattaforma sicura per le segnalazioni interne, in pochissimo tempo!

La soluzione consiste in un modulo e una dashboard per semplificare il processo di presentazione e gestione delle segnalazioni attraverso un canale dedicato. Il nostro prodotto mira a snellire la gestione all’interno delle organizzazioni, proteggere gli informatori e garantire che le aziende aderiscano alla legge in modo coerente.

💡 Vuoi maggiori dettagli su come può aiutarti iubenda? Consulta la nostra guida dedicata.