Willkommen bei der Datenschutzrichtlinie von Filently. Diese Richtlinie hilft Ihnen zu verstehen, welche Daten wir erheben, warum wir sie erheben und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.
E-Mail-Adresse des Anbieters: support@filently.com
Art der von uns erhobenen Daten
Zu den personenbezogenen Daten, die Filently selbstständig oder durch Dritte verarbeitet, gehören:
E-Mail
Tracker
Nutzungsdaten
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
IP-Adresse
Vorname
Nachname
Antworten auf Fragen
Zahlungsdaten
Einkaufsverlauf
Rechnungsadresse
Benutzerkennung
Geräteinformationen
Vollständige Details zu jeder Art von verarbeiteten personenbezogenen Daten werden in den dafür vorgesehenen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung oder punktuell durch Erklärungstexte bereitgestellt, die vor der Datenerhebung angezeigt werden. Personenbezogene Daten können vom Nutzer freiwillig angegeben oder, im Falle von Nutzungsdaten, automatisch erhoben werden, wenn Filently genutzt wird. Sofern nicht anders angegeben, ist die Angabe aller durch Filently angeforderten Daten obligatorisch. Weigert sich der Nutzer, die Daten anzugeben, kann dies dazu führen, dass Filently dem Nutzer ihre Dienste nicht zur Verfügung stellen kann. In Fällen, in denen Filently die Angabe personenbezogener Daten ausdrücklich als freiwillig bezeichnet, dürfen sich die Nutzer dafür entscheiden, diese Daten ohne jegliche Folgen für die Verfügbarkeit oder die Funktionsfähigkeit des Dienstes nicht anzugeben. Nutzer, die sich darüber im Unklaren sind, welche personenbezogenen Daten obligatorisch sind, können sich an den Anbieter wenden. Jegliche Verwendung von Cookies – oder anderer Tracking-Tools – durch Filently oder Anbieter von Drittdiensten, die durch Filently eingesetzt werden, dient dem Zweck, den vom Nutzer gewünschten Dienst zu erbringen, und allen anderen Zwecken, die im vorliegenden Dokumentund in der Cookie-Richtlinie beschrieben sind.
Die Nutzer sind für alle personenbezogenen Daten Dritter verantwortlich, die durch Filently beschafft, veröffentlicht oder weitergegeben werden.
Art und Ort der Datenverarbeitung
Verarbeitungsmethoden
Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten der Nutzer auf ordnungsgemäße Weise und ergreift angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um den unbefugten Zugriff und die unbefugte Weiterleitung, Veränderung oder Vernichtung von Daten zu vermeiden. Die Datenverarbeitung wird mittels Computern oder IT-basierten Systemen nach organisatorischen Verfahren und Verfahrensweisen durchgeführt, die gezielt auf die angegebenen Zwecke abstellen. Zusätzlich zum Verantwortlichen könnten auch andere Personen intern (Personalverwaltung, Vertrieb, Marketing, Rechtsabteilung, Systemadministratoren) oder extern – und in dem Fall soweit erforderlich, vom Verantwortlichen als Auftragsverarbeiter benannt (wie Anbieter technischer Dienstleistungen, Zustellunternehmen, Hosting-Anbieter, IT-Unternehmen oder Kommunikationsagenturen) - Filently betreiben und damit Zugriff auf die Daten haben. Eine aktuelle Liste dieser Beteiligten kann jederzeit vom Anbieter verlangt werden.
Ort
Die Daten werden in der Niederlassung des Anbieters und an allen anderen Orten, an denen sich die an der Datenverarbeitung beteiligten Stellen befinden, verarbeitet.
Je nach Standort der Nutzer können Datenübertragungen die Übertragung der Daten des Nutzers in ein anderes Land als das eigene beinhalten. Um mehr über den Ort der Verarbeitung der übermittelten Daten zu erfahren, können die Nutzer den Abschnitt mit den ausführlichen Angaben zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten konsultieren.
Speicherdauer
Sofern in diesem Dokument nicht anderweitig festgelegt, werden personenbezogene Daten so lange verarbeitet und gespeichert, wie es der Zweck erfordert, zu dem sie erhoben wurden, und können ggf. aufgrund einer zu erfüllenden rechtlichen Verpflichtung oder basierend auf der Einwilligung des Nutzers auch länger aufbewahrt werden.
Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten über den Nutzer werden erhoben, damit der Anbieter den Dienst erbringen und des Weiteren seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen, auf Durchsetzungsforderungen reagieren, seine Rechte und Interessen (oder die der Nutzer oder Dritter) schützen, böswillige oder betrügerische Aktivitäten aufdecken kann. Darüber hinaus werden Daten zu folgenden Zwecken erhoben:
Optimierung und Verbreitung des Datenverkehrs
Kontaktieren des Nutzers
Verwalten von Kontakten und Versenden von Nachrichten
Verwaltung von Nutzer-Datenbanken
Heat Mapping und Session Recording (Sitzungsaufzeichnung)
Analytik
Erfassung von datenschutzbezogenen Präferenzen
Zugriff auf Profile von Drittanbietern
Interaktion mit Support- und Bewertungs-Plattformen
Registrierung und Anmeldung
Hosting und Backend-Infrastruktur
Datenverarbeitung
Interaktion mit Datensammelplattformen und anderen Dritten
Umgang mit Zahlungen
Kommunikation
Betriebsrelevante Aktivitäten
Überwachung der Infrastruktur
Anzeigen von Inhalten externer Plattformen
Ausführliche Angaben über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Analytik
Mit den in diesem Abschnitt aufgeführten Dienstleistungen kann der Anbieter den Datenverkehr überwachen und analysieren sowie das Verhalten von Nutzern nachverfolgen.
Betterlytics
Firma: Filently
This service provides website analytics to help us understand how visitors use our website.
Data collected: - Page views and navigation paths - Referrer and traffic sources - Device type, browser, and geographic region - Performance metrics (Web Vitals)
Privacy: Betterlytics is a cookieless, privacy-first analytics platform. IP addresses are immediately anonymized through hashing and never stored in their original form. No personally identifiable information is collected. There is no cross-site tracking.
Provider: Betterlytics (betterlytics.io)
ProfitWell Metrics
Firma: 200 OK LLC
Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten
Verarbeitete personenbezogene Daten: Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
ProfitWell Metrics ist ein Analysedienst von 200 OK LLC, durch den der Anbieter die eigenen Umsätze die (gewerbliche) Tätigkeit des Nutzers über Filently auswerten kann.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Anzeigen von Inhalten externer Plattformen
Mit dieser Art von Diensten können Nutzer sich Inhalte, die auf externen Plattformen gehostet werden, direkt über Filently anzeigen lassen und mit ihnen interagieren. Solche Dienste werden häufig als Widgets bezeichnet, d. h. als kleine Elemente, die auf einer Website oder in einer Anwendung platziert werden. Sie bieten bestimmte Informationen oder führen eine bestimmte Funktion aus und ermöglichen oft eine Interaktion mit dem Nutzer.
Diese Art von Dienst kann möglicherweise immer noch Web-Traffic-Daten für die Seiten erheben, auf denen der Dienst installiert ist, auch wenn Nutzer ihn nicht verwenden.
YouTube ist ein von Google Ireland Limited bereitgestellter Service zur Visualisierung von Videoinhalten, mit dem Filently entsprechende Inhalte auf ihren Seiten einbinden kann.
YouTube IFrame Player ist ein von Google Ireland Limited bereitgestellter Service zur Visualisierung von Videoinhalten, mit dem Filently entsprechende Inhalte auf ihren Seiten einbinden kann.
Durch diesen Dienst sammelt Filently möglicherweise Daten direkt oder indirekt auf oder aus dem Gerät des Nutzers, auch durch Einsatz von Trackern. Nutzer können den Zugriff auf ihre Daten über die Sicherheitseinstellungen von Google einschränken. Nutzer können den Anbieter jederzeit unter den in diesem Dokument genannten Kontaktangaben erreichen, um weitere Informationen zu den Datenschutzeinstellungen zu erfragen.
Daten, die über den Dienst erhoben werden, können auch von Dritten genutzt werden, um interessenbasierte Werbung auszuliefern. Nutzer können über die Geräteinstellungen oder über die Seite Network Advertising Initiative opt-out page der interessenbasierten Werbung durch Dritte widerprechen.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Betriebsrelevante Aktivitäten
Account Deletion & Data Retention
Firma: Filently
When a user requests account deletion, the account enters a 3-day grace period during which the deletion can be cancelled. After this period, all personal data — including documents, settings, and cloud drive connections — is permanently and irreversibly deleted. Backup records are anonymized and retained only for operational integrity.
Datenverarbeitung
Document Processing Pipeline
Firma: Filently
When a document reaches Filently – whether through upload, email, or automatic inbox detection – it is processed through an automated pipeline. The document's text content is temporarily extracted, analyzed by an AI service to determine the best filename and folder, and then filed to the appropriate location in your cloud storage. After successful filing, the extracted text is permanently deleted from our systems. Your original documents are never stored on Filently's servers, and the AI does not learn from or retain your data after the request is complete. For more details, visit our Help Center.
Field-Level Encryption
Firma: Filently
Filently encrypts all sensitive data at rest using AES-256-GCM – the same encryption standard used by banks and government agencies. Encryption happens before data is written to the database, ensuring that even in the event of a breach, your data would be unreadable without the encryption keys.
Encrypted fields include: document filenames, folder paths, AI-generated classifications and suggestions, custom filing instructions, and temporarily extracted text.
Encryption keys are stored separately from the database and are never exposed. Filently staff cannot access your encrypted personal data through any admin interface. All connections between services use HTTPS/TLS encryption in transit.
Data Residency
Firma: Filently
All document processing – including text extraction (OCR) and AI analysis – takes place in Switzerland (primary) or the European Union (fallback). Your document content never leaves European or Swiss infrastructure for processing.
Your encrypted metadata is stored in a MongoDB database hosted in Switzerland. All connections between Filently and third-party services (Google Drive, Azure, MongoDB) use encrypted HTTPS/TLS connections.
Filently is CASA Tier 2 certified – a security assessment developed by Google for applications that access Google user data. An independent auditor has verified Filently's data encryption, access controls, secure storage practices, vulnerability management, and incident response procedures.
Erfassung von datenschutzbezogenen Präferenzen
Mit dieser Art von Dienst kann Filently die Präferenzen der Nutzer in Bezug auf Erfassung, Verwendung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfassen und speichern, wie dies in den geltenden Datenschutzvorschriften vorgesehen ist.
Die iubenda Consent Database ermöglicht die Speicherung und den Abruf von Aufzeichnungen über die Einwilligung der Nutzer in die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie von Informationen und Präferenzen, die im Zusammenhang mit der erteilten Einwilligung angegeben wurden.
Zu diesem Zweck wird ein Tracker verwendet, der anstehende Informationen vorübergehend auf dem Gerät des Nutzers speichert, bis sie von der API verarbeitet werden. Der Tracker (eine Browserfunktion namens localStorage) wird zu diesem Zeitpunkt gelöscht.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
IP-Adresse
Tracker
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
Die iubenda Privacy Controls and Cookie Solution ermöglicht es dem Anbieter, die Präferenzen der Nutzer in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und insbesondere auf die Verwendung von Cookies und anderen Trackern über Filently zu erfassen und zu speichern.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Heat Mapping und Session Recording (Sitzungsaufzeichnung)
Heatmapping-Dienste zeigen die Bereiche an, mit denen Nutzer, die auf Filently zugreifen, am häufigsten interagieren. Auf diese Weise lassen sich die Interessenschwerpunkte erkennen. Mit diesen Diensten kann der Datenverkehr der Website überwacht und analysiert sowie Nutzerverhalten nachverfolgt werden.
Manche dieser Dienste können Nutzersitzungen aufzeichnen und diese später visuell wiedergeben.
Betterlytics Session Replay
Firma: Filently
Verarbeitete personenbezogene Daten: Tracker
This service allows us to record and replay user interactions on our website to improve usability.
Data collected: - Page structure and visual changes - Mouse movements, clicks, and scroll behavior - Form interactions (values are masked)
Privacy: All text content, form values, and sensitive information are automatically masked before transmission. Personal data never leaves the browser in readable form.
Provider: Betterlytics (betterlytics.io)
Retention: 60 days, after which recordings are permanently deleted.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
Tracker
Dienst bereitgestellt von:
Filently
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Hosting und Backend-Infrastruktur
Diese Art von Dienst hat den Zweck, Daten und Dateien zu hosten, die für Filently den Betrieb und die Verbreitung möglich machen, oder eine fertige Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, um für Filently bestimmte Funktionen oder Teile auszuführen.
Einige der unten aufgeführten Dienste können, müssen aber nicht, über geografisch verteilte Server funktionieren, was es schwierig macht, den tatsächlichen Speicherort der personenbezogenen Daten zu bestimmen.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Azure Document Intelligence
Firma: Filently
Azure Document Intelligence is an optical character recognition (OCR) service provided by Microsoft Ireland Operations Limited. Filently uses it to extract text from uploaded documents such as PDFs and images, enabling automatic classification and filing. Document content is sent to Azure for processing and is not stored by the service. All processing takes place in Switzerland.
Personal Data processed: document content (temporarily, during text extraction). No personally identifiable information is extracted or stored by the service.
Service provided by: Microsoft Ireland Operations Limited (data processed in Switzerland) – Privacy Policy
Azure OpenAI Service
Firma: Filently
Azure OpenAI Service is an AI platform provided by Microsoft Ireland Operations Limited. Filently uses it to automatically classify documents, suggest filenames, and match documents to the appropriate folder in your cloud storage. Only extracted document text and folder structure information are sent to the service. No data is stored by the service beyond the processing request. All processing takes place primarily in Switzerland, with a fallback in the EU.
Personal Data processed: extracted document text and folder metadata (temporarily, during classification). No personally identifiable information is stored by the service.
Service provided by: Microsoft Ireland Operations Limited (data processed in Switzerland / EU) – Privacy Policy
Railway
Firma: Filently
Railway is a cloud hosting platform provided by Railway Corp. used to run Filently's application servers and background processing services. As the infrastructure provider, Railway hosts the servers through which application data is processed. Filently's deployment runs in the Amsterdam (EU) region.
Personal Data processed: various types of Data as necessary for hosting the application.
Service provided by: Railway Corp. (United States, data processed in Amsterdam, EU) – Privacy Policy
Lettermint (Email Forwarding)
Firma: Filently
Lettermint is an email infrastructure service provided by Lettermint B.V. that enables the Owner to receive emails forwarded by Users for automatic document intake. Attachments from forwarded emails are downloaded and processed for filing.
Personal Data processed: - email address - email content and attachments - Usage Data
Service provided by: Lettermint B.V. (Netherlands) – Privacy Policy
Interaktion mit Datensammelplattformen und anderen Dritten
Diese Art von Diensten erlauben es Nutzern, zum Zweck der Speicherung und Wiederverwendung von Daten mit den Datensammelplattformen oder anderen Dritten direkt von den Seiten, die Filently enthält, zu interagieren.
Ist ein entsprechender Dienst installiert, so kann er auf den Seiten, auf denen er installiert ist, möglicherweise auch dann Navigations- und Nutzungsdaten sammeln, wenn Nutzer den Dienst nicht aktiv verwenden.
Tally
Firma: Tally BV
Verarbeitungsort: Belgien
Verarbeitete personenbezogene Daten: Antworten auf Fragen +6
Tally ist ein Form Builder (zur Erstellung von Online-Formularen) und eine Datenerfassungsplattform, die von Tally BV bereitgestellt wird.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
Antworten auf Fragen
E-Mail
Nachname
Nutzungsdaten
Tracker
Vorname
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Aus anderen personenbezogenen Informationen gezogene Rückschlüsse
Interaktion mit Support- und Bewertungs-Plattformen
Mit dieser Art von Diensten können Nutzer direkt über Filently mit den Support- und Bewertungs-Plattformen von Drittanbietern interagieren.
Ist ein entsprechender Dienst installiert, so kann er auf den Seiten, auf denen er installiert ist, möglicherweise auch dann Navigations- und Nutzungsdaten sammeln, wenn Nutzer den Dienst nicht aktiv verwenden.
Featurebase
Firma: Filently
Verarbeitete personenbezogene Daten: Tracker
This service provides customer support, feedback collection, and product communication through an embedded messenger widget and a web portal.
Features used: - Live chat and email-based support conversations - Help center, product roadmap, and feedback board (with Single Sign-On) - Automated messaging based on user profile data and in-app activity for contextual guidance
Data collected: - Email address, full name, and profile picture - Unique user identifier - Data communicated while using the service - Usage data and trackers
Privacy: User data is transmitted securely via signed JWT tokens. Primary data hosting is in the EU, with sub-processors in the USA under Standard Contractual Clauses (SCCs). The embedded widget sets additional third-party cookies as described in the provider's cookie policy.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Kommunikation
Lettermint (Transactional Emails)
Firma: Filently
Lettermint is a transactional email service provided by Lettermint B.V. that enables the Owner to send service-related emails to Users, such as notifications and confirmations.
Personal Data processed: - email address - Usage Data
Service provided by: Lettermint B.V. (Netherlands) – Privacy Policy
Kontaktieren des Nutzers
Mailingliste oder Newsletter
Verarbeitete personenbezogene Daten: E-Mail
Durch Anmelden zur Mailingliste oder zum Newsletter wird die E-Mail-Adresse des Nutzers der Kontaktliste der Personen hinzugefügt, die möglicherweise E-Mail-Nachrichten mit gewerblichen oder verkaufsfördernden Informationen in Bezug auf Filently erhalten. Darüber hinaus kann Ihre E-Mail-Adresse dieser Liste zugefügt werden, wenn Sie sich für Filently angemeldet haben oder nachdem Sie einen Kauf vorgenommen haben.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
E-Mail
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Optimierung und Verbreitung des Datenverkehrs
Mit dieser Art von Diensten kann Filently ihre Inhalte über in verschiedenen Ländern befindliche Server verbreiten und ihre Leistung optimieren.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt von den Eigenschaften und der Art der Ausführung der Dienste ab, deren Funktion das Filtern der über Filently und den Browser des Nutzers stattfindenden Kommunikation ist.
Angesichts der weiten Verbreitung dieses Systems ist es schwierig, die Orte zu bestimmen, an die Inhalte mit personenbezogenen Daten von Nutzern vermittelt werden.
Cloudflare
Firma: Cloudflare, Inc.
Verarbeitungsort: Vereinigte Staaten
Verarbeitete personenbezogene Daten: verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Cloudflare ist ein von Cloudflare Inc. bereitgestellter Dienst für die Optimierung und Verbreitung des Datenverkehrs.
Durch die Art und Weise, wie die Funktionen von Cloudflare integriert sind, filtert der Dienst den gesamten über Filently stattfindenden Datenverkehr, d. h. die über Filently und den Browser des Nutzers stattfindende Kommunikation, und ermöglicht zugleich das Sammeln analytischer Daten, die Filently enthält.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Registrierung und Anmeldung
Mit der Registrierung oder Anmeldung berechtigen Nutzer Filently, sie zu identifizieren und ihnen Zugriff auf spezifische Dienste zu gewähren.
Je nachdem, was im Folgenden angegeben ist, können Drittanbieter Registrierungs- und Anmeldedienste bereitstellen. In diesem Fall kann Filently auf einige von diesen Drittanbietern gespeicherten Daten zu Registrierungs- oder Identifizierungszwecken zugreifen.
Einige der unten aufgeführten Dienste erheben möglicherweise personenbezogene Daten zu Targeting- und Profilingszwecken. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie der Beschreibung eines jeden Dienstes.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Einhaltung der Google API Services-Nutzerdatenrichtlinie und der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung
Firma: Filently
Verarbeitete personenbezogene Daten: verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Die Nutzung von Informationen, die Filently von Google-APIs erhalten hat, durch Filently oder deren Weitergabe an andere Anwendungen erfolgt unter Einhaltung der Google API Services-Nutzerdatenrichtlinie, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Dienst bereitgestellt von:
Filently
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Umgang mit Zahlungen
Sofern nicht anders angegeben, verarbeitet Filently alle Zahlungen per Kreditkarte, Banküberweisung oder auf andere Weise über externe Zahlungsdienstleister. Im Allgemeinen und sofern nicht anders angegeben, werden die Nutzer aufgefordert, ihre Zahlungsdaten und personenbezogenen Daten direkt an diese Zahlungsdienstleister weiterzugeben.
Filently ist nicht an der Erhebung und Verarbeitung solcher Informationen beteiligt, sondern erhält nur eine Mitteilung des jeweiligen Zahlungsdienstleisters, ob die Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Paddle ist ein Online-Zahlungsdienst, der von Paddle Payments Limited zur Verfügung gestellt wird und dem Anbieter hilft, den gesamten Kaufprozess über Filently zu verwalten.
Dieser Dienst kann verwendet werden, um die Interaktionen der Nutzer zu analysieren und ihre Einkäufe, die über Filently erfolgen, zu verfolgen. Der Dienst ermöglicht es dem Anbieter auch, Nutzer, die Anzeichen eines Kaufabbruchs zeigen, wieder einzubinden und zu kontaktieren.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
kommerzielle Daten
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Verwalten von Kontakten und Versenden von Nachrichten
Diese Art von Diensten ermöglichen die Verwaltung einer Datenbank mit E-Mail-Kontakten, Rufnummern oder jeglichen weiteren Kontaktinformationen, um mit dem Nutzer zu kommunizieren.
Die Dienste können auch Daten darüber sammeln, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Nachricht vom Nutzer gelesen wurde, sowie darüber, wann der Nutzer mit eingehenden Nachrichten interagiert, beispielsweise durch Klicken auf Links, die darin enthalten sind.
Brevo email
Firma: SendinBlue SAS
Verarbeitungsort: Frankreich
Verarbeitete personenbezogene Daten: E-Mail +2
Brevo email ist ein von SendinBlue SAS bereitgestellter Service für die Verwaltung von E-Mail-Adressen und den Versand von Nachrichten.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Verwaltung von Nutzer-Datenbanken
Diese Art von Diensten erlauben es dem Anbieter Nutzerprofile zu erstellen, indem sie zunächst die E-Mail-Adresse, den Namen oder sonstige Angaben verwenden, die der Nutzer an Filently übermittelt hat, als auch das Nachverfolgen von Nutzeraktivitäten durch Analysefunktionalitäten. Diese personenbezogenen Daten können auch mit öffentlich zugänglichen Informationen über den Nutzer (wie Profile in sozialen Medien) abgeglichen und für den Aufbau eines persönlichen Profils verwendet werden, das der Anbieter anzeigen und nutzen kann, um Filently zu verbessern.
Manche dieser Dienste können auch das Versenden von zeitlich abgestimmten Nachrichten an den Nutzer vorsehen, wie z.B. E-Mails, die Filently mit bestimmten Aktionen verknüpft.
Brevo marketing automation
Firma: SendinBlue SAS
Verarbeitungsort: Frankreich
Verarbeitete personenbezogene Daten: E-Mail +2
Brevo marketing automation ist ein Verwaltungsdienst für Nutzer-Datenbanken von SendinBlue SAS.
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Zugriff auf Profile von Drittanbietern
Filently liest mittels dieser Art von Diensten Profilinformationen Ihrer Profile bei Drittanbietern aus und setzt diese in Aktionen um.
Diese Dienste werden nicht automatisch aktiviert, sondern bedürfen der expliziten Zustimmung des Nutzers.
Zugriff auf das Google Drive Profil
Firma: Google Ireland Limited
Verarbeitungsort: Irland
Verarbeitete personenbezogene Daten: E-Mail +5
Filently verbindet sich mittels dieses Dienstes mit dem Nutzerprofil auf Google Drive, bereitgestellt von Google Ireland Limited.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
E-Mail
Nachname
Nutzungsdaten
Tracker
Vorname
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen über Aktivitäten im Internet oder in sonstigen digitalen Netzwerken
Überwachung der Infrastruktur
Mit dieser Art von Diensten kann Filently zur Verbesserung der Leistung, des Betriebs, der Wartung und der Fehlersuche die Nutzung und das Verhalten ihrer einzelnen Bestandteile überwachen.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt von den Eigenschaften und der Art der Ausführung der Dienste ab, deren Funktion das Filtern der über Filently stattfindenden Aktivitäten ist.
Sentry
Firma: Functional Software, Inc.
Verarbeitungsort: Europäische Union
Verarbeitete personenbezogene Daten: verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Sentry ist ein von Functional Software, Inc. bereitgestellter Dienst für die Überwachung von Applikationen.
Verarbeitete personenbezogene Daten:
verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Kategorie der erhobenen personenbezogenen Daten gemäß CCPA
Identifikatoren
Informationen zur Ablehnung von interessenbasierter Werbung
Zusätzlich zu jeder Opt-Out-Funktion, die von den in diesem Dokument aufgelisteten Diensten zur Verfügung gestellt
wird, können Nutzer im entsprechenden Abschnitt der Cookie-Richtlinie mehr darüber
erfahren, wie sie generell interessenbasierte Werbung ablehnen können.
Weitere Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
localStorage
Durch localStorage kann Filently Daten im Browser des Nutzers ohne Zeitbegrenzung speichern und abrufen.
Cookie-Richtlinie
Filently verwendet Tracker. Weitere Informationen ergeben sich aus der Cookie-Richtlinie.
Weitere Informationen für Nutzer in der Europäischen Union
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Der Anbieter darf personenbezogene Daten von Nutzern nur dann verarbeiten, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
Die Nutzer haben ihre Einwilligung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt.
die Datenerhebung ist für die Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer und/oder für vorvertragliche Maßnahmen daraus erforderlich;
die Verarbeitung ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Anbieter unterliegt, erforderlich;
die Verarbeitung steht im Zusammenhang mit einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse oder in Ausübung hoheitlicher Befugnisse, die dem Anbieter übertragen wurden, durchgeführt wird;
die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Anbieters oder eines Dritten erforderlich.
In jedem Fall erteilt der Anbieter gerne Auskunft über die konkrete Rechtsgrundlage, auf der die Verarbeitung beruht, insbesondere darüber, ob die Angabe personenbezogener Daten eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung oder eine Voraussetzung für den Abschluss eines Vertrages ist.
Weitere Informationen zur Speicherdauer
Sofern in diesem Dokument nicht anderweitig festgelegt, werden personenbezogene Daten so lange verarbeitet und gespeichert, wie es der Zweck erfordert, zu dem sie erhoben wurden, und können ggf. aufgrund einer zu erfüllenden rechtlichen Verpflichtung oder basierend auf der Einwilligung des Nutzers auch länger aufbewahrt werden.
Daher gilt:
Personenbezogene Daten, die zu Zwecken der Erfüllung eines zwischen dem Anbieter und dem Nutzer geschlossenen Vertrages erhoben werden, werden bis zur vollständigen Erfüllung dieses Vertrages gespeichert.
Personenbezogene Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Anbieters erhoben werden, werden so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist. Nutzer können nähere Informationen über die berechtigten Interessen des Anbieters in den entsprechenden Abschnitten dieses Dokuments oder durch Kontaktaufnahme zum Anbieter erhalten.
Darüber hinaus ist es dem Anbieter gestattet, personenbezogene Daten für einen längeren Zeitraum zu speichern, wenn der Nutzer in eine solche Verarbeitung eingewilligt hat, solange die Einwilligung nicht widerrufen wird. Darüber hinaus kann der Anbieter verpflichtet sein, personenbezogene Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, wenn dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder auf Anordnung einer Behörde erforderlich ist.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten gelöscht. Daher können das Auskunftsrecht, das Recht auf Löschung, das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht geltend gemacht werden.
Die Rechte der Nutzer nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Nutzer können bestimmte Rechte in Bezug auf ihre vom Anbieter verarbeiteten Daten ausüben.
Nutzer haben im gesetzlich zulässigen Umfang insbesondere das Recht, Folgendes zu tun:
Die Einwilligungen jederzeit widerrufen. Hat der Nutzer zuvor in die Verarbeitung personenbezogener Daten eingewilligt, so kann er die eigene Einwilligung jederzeit widerrufen.
Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten einlegen. Der Nutzer hat das Recht, der Verarbeitung seiner Daten zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage als der Einwilligung erfolgt.
Auskunft bezüglich ihrer Daten erhalten. Der Nutzer hat das Recht zu erfahren, ob die Daten vom Anbieter verarbeitet werden, über einzelne Aspekte der Verarbeitung Auskunft zu erhalten und eine Kopie der Daten zu erhalten.
Überprüfen und berichtigen lassen. Der Nutzer hat das Recht, die Richtigkeit seiner Daten zu überprüfen und deren Aktualisierung oder Berichtigung zu verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten verlangen. Die Nutzer haben das Recht, die Verarbeitung ihrer Daten einzuschränken. In diesem Fall wird der Anbieter die Daten zu keinem anderen Zweck als der Speicherung verarbeiten.
Löschung oder anderweitiges Entfernen der personenbezogenen Daten verlangen. Die Nutzer haben das Recht, vom Anbieter die Löschung ihrer Daten zu verlangen.
Ihre Daten erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übertragen lassen. Der Nutzer hat das Recht, seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, sofern technisch möglich, ungehindert an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
Beschwerde einreichen. Die Nutzer haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Die Nutzer haben auch das Recht, sich über die Rechtsgrundlage der Datenübermittlung ins Ausland oder an eine internationale Organisation, die dem Völkerrecht unterliegt oder von zwei oder mehr Ländern gegründet wurde, wie beispielsweise die UNO, sowie sich über die vom Anbieter ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz ihrer Daten aufklären zu lassen.
Details zum Widerspruchsrecht bezüglich der Verarbeitung
Werden personenbezogene Daten im öffentlichen Interesse, in Ausübung eines dem Anbieter übertragenen hoheitlichen Befugnisses oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Anbieters verarbeitet, kann der Nutzer dieser Verarbeitung widersprechen, indem er einen Rechtfertigungsgrund angibt, der sich auf seine besondere Situation bezieht.
Nutzer werden darüber informiert, dass sie der Verarbeitung der personenbezogenen Daten für Direktwerbung jederzeit unentgeltlich ohne Angabe von Gründen widersprechen können. Widerspricht der Nutzer der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Ob der Anbieter personenbezogene Daten für Direktwerbungszwecke verarbeitet, können die Nutzer den entsprechenden Abschnitten dieses Dokuments entnehmen.
Wie die Rechte ausgeübt werden können
Alle Anfragen zur Ausübung der Nutzerrechte können über die in diesem Dokument angegebenen Kontaktdaten an den Eigentümer gerichtet werden. Diese Anfragen können kostenlos gestellt werden und werden vom Anbieter so früh wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats, beantwortet und den Nutzern die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verfügung gestellt. Jede Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung teilt der Anbieter allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, mit, falls es welche gibt. Es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Der Anbieter unterrichtet den Nutzer über diese Empfänger, wenn der Nutzer dies verlangt.
Weitere Informationen für Nutzer
in der Schweiz
Dieser Abschnitt gilt für Nutzer in der Schweiz und ersetzt für diese Nutzer alle anderen möglicherweise abweichenden oder widersprüchlichen Informationen in der Datenschutzerklärung.
Weitere Einzelheiten zu den verarbeiteten Datenkategorien, den Zwecken der Verarbeitung, den Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten, falls vorhanden, der Aufbewahrungsfrist und weiteren Informationen über personenbezogene Daten finden Sie im Abschnitt "Detaillierte Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten" in diesem Dokument.
Die Rechte der Nutzer nach dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz
Die Nutzer können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bestimmte Rechte in Bezug auf ihre Daten ausüben, darunter die folgenden:
Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten;
das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (was es den Nutzern auch ermöglicht, die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Löschung oder Vernichtung personenbezogener Daten und das Verbot der Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten an Dritte zu verlangen);
das Recht, ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln (Datenübertragbarkeit);
das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Wie man diese Rechte ausübt
Alle Anfragen zur Ausübung der Nutzerrechte können über die in diesem Dokument angegebenen Kontaktdaten an den Eigentümer gerichtet werden. Derartige Anfragen sind kostenlos und werden vom Eigentümer so schnell wie möglich beantwortet, wobei die Nutzer die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen erhalten.
Further information for Users
in the United States
This part of the document integrates with and supplements the information contained in the rest of the privacy policy and is provided by the business running Filently and, if the case may be, its parent, subsidiaries and affiliates (for the purposes of this section referred to collectively as “we”, “us”, “our”).
The information contained in this section applies to all Users (Users are referred to below, simply as “you”, “your”, “yours”), who are residents in the following states: California, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Nevada, Delaware, Iowa, New Hampshire, New Jersey, Nebraska, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky, Rhode Island and Montana.
For such Users, this information supersedes any other possibly divergent or conflicting provisions contained in the privacy policy.
This part of the document uses the term Personal Information
(and Sensitive Personal Information).
Notice at collection
The following Notice at collection provides you with timely notice about the categories of Personal Information collected or disclosed in the past 12 months so that you can exercise meaningful control over our use of that Information.
While such categorization of Personal Information is mainly based on California privacy laws, it can also be helpful for anyone who is not a California resident to get a general idea of what types of Personal Information are collected.
Identifiers
Personal Data processed: Verschiedene datenarten, wie in der datenschutzerklärung des dienstes beschrieben; E-mail; Tracker; Nutzungsdaten + 7
Personal Information collected or disclosed:
verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
E-Mail
Tracker
Nutzungsdaten
Vorname
Nachname
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
Antworten auf Fragen
Einkaufsverlauf
Rechnungsadresse
Benutzerkennung
Sensitive Personal Information collected or disclosed
Zahlungsdaten
Purposes:
Optimierung und Verbreitung des Datenverkehrs
Kontaktieren des Nutzers
Verwalten von Kontakten und Versenden von Nachrichten
Verwaltung von Nutzer-Datenbanken
Zugriff auf Profile von Drittanbietern
Registrierung und Anmeldung
Hosting und Backend-Infrastruktur
Interaktion mit Datensammelplattformen und anderen Dritten
Umgang mit Zahlungen
Überwachung der Infrastruktur
Retention period:
for the time necessary to fulfill the purpose
Sold or Shared:
No
Targeted Advertising:
No
Service providers or contractors:
Cloudflare, Inc., SendinBlue SAS, Google Ireland Limited, Filently, Microsoft Corporation, Tally BV, Paddle Payments Limited, Functional Software, Inc.
Internet or other electronic network activity information
Personal Data processed: Tracker; E-mail; Nutzungsdaten; Während der nutzung des dienstes übermittelte daten + 9
Personal Information collected or disclosed:
Tracker
E-Mail
Nutzungsdaten
Während der Nutzung des Dienstes übermittelte Daten
IP-Adresse
Vorname
Nachname
verschiedene Datenarten, wie in der Datenschutzerklärung des Dienstes beschrieben
Antworten auf Fragen
Einkaufsverlauf
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To know more about your rights to limit the use of your sensitive personal information (“Limit the Use of My Sensitive Personal Information”) you can refer to the “Your privacy rights under US state laws” section of our privacy policy.
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What are the sources of the Personal Information we collect?
We collect the above-mentioned categories of Personal Information, either directly or indirectly, from you when you use Filently.
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Your privacy rights under US state laws
You may exercise certain rights regarding your Personal Information. In particular, to the extent permitted by applicable law, you have:
the right to access Personal Information: the right to know. You have the right to request that we confirm whether or not we are processing your Personal Information. You also have the right to access such Personal Information;
the right to correct inaccurate Personal Information. You have the right to request that we correct any inaccurate Personal Information we maintain about you;
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the right to obtain a copy of your Personal Information. We will provide your Personal Information in a portable and usable format that allows you to transfer data easily to another entity – provided that this is technically feasible;
the right to opt out from the Sale of your Personal Information; We will not discriminate against you for exercising your privacy rights.
the right to non-discrimination.
Additional rights for Users residing in California
In addition to the rights listed above common to all Users in the United States, as a User residing in California, you have:
The right to opt out of the Sharing of your Personal Information for cross-context behavioral advertising;
The right to request to limit our use or disclosure of your Sensitive Personal Information to only that which is necessary to perform the services or provide the goods, as is reasonably expected by an average consumer. Please note that certain exceptions outlined in the law may apply, such as, when the collection and processing of Sensitive Personal Information is necessary to verify or maintain the quality or safety of our service.
Additional rights for Users residing in Virginia, Colorado, Connecticut, Texas, Oregon, Nevada, Delaware, Iowa, New Hampshire, New Jersey, Nebraska, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky, Rhode Island and Montana
In addition to the rights listed above common to all Users in the United States, as a User residing in Virginia, Colorado, Connecticut, Texas, Oregon, Nevada, Delaware, Iowa, New Hampshire, New Jersey, Nebraska, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky, Rhode Island and Montana you have
The right to opt out of the processing of your personal information for Targeted Advertising or profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects concerning you;
The right to freely give, deny or withdraw your consent for the processing of your Sensitive Personal Information. Please note that certain exceptions outlined in the law may apply, such as, but not limited to, when the collection and processing of Sensitive Personal Information is necessary for the provision of a product or service specifically requested by the consumer. In Maryland, your Sensitive Personal Information will be collected or processed only if strictly necessary to provide or maintain a specific product or service requested by you.
In Minnesota and Maryland Users also have the right to obtain a list of the specific third parties to which the controller has disclosed the consumer's personal data
* Note that in some states like Minnesota you have the following specific rights connected to profiling:
The right to question the results of the profiling;
The right to be informed of the reason that the profiling resulted in the decision; if feasible
The right to be informed of what actions the consumer might have taken to secure a different decision and the actions that the consumer might take to secure a different decision in the future;
The right to review personal data used in the profiling;
If inaccurate, the right to have the data corrected and the profiling decision reevaluated based on the corrected data;
Additional rights for users residing in Utah and Iowa
In addition to the rights listed above common to all Users in the United States, as a User residing in Utah and Iowa, you have:
The right to opt out of the processing of your Personal Information for Targeted Advertising;
The right to opt out of the processing of your Sensitive Personal Information. Please note that certain exceptions outlined in the law may apply, such as, but not limited to, when the collection and processing of Sensitive Personal Information is necessary for the provision of a product or service specifically requested by the consumer.
How to exercise your privacy rights under US state laws
To exercise the rights described above, you need to submit your request to us by contacting us via the contact details provided in this document.
For us to respond to your request, we must know who you are. We will not respond to any request if we are unable to verify your identity and therefore confirm the Personal Information in our possession relates to you. You are not required to create an account with us to submit your request. We will use any Personal Information collected from you in connection with the verification of your request solely for verification and shall not further disclose the Personal Information, retain it longer than necessary for purposes of verification, or use it for unrelated purposes.
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How to exercise your rights to opt out
In addition to what is stated above, to exercise your right to opt-out of Sale or Sharing and Targeted Advertising you can also use the privacy choices link provided on Filently.
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