AZ for whistleblowing-rapportering på arbejdspladsen

Whistleblowing, en vital mekanisme til at opretholde organisatorisk etik og ansvarlighed, involverer medarbejdere , der rapporterer formodede forseelser eller forseelser i deres organisation. For at whistleblowing skal være effektivt, er det bydende nødvendigt at have en veldefineret og gennemsigtig rapporteringsproces.

lovkravene om whistleblowing

I Den Europæiske Union er whistleblowing reguleret af Direktiv (EU) 2019/1937, også kendt som Whistleblower-direktivet, som trådte i kraft den 16. december 2019. Direktivet forbedrer beskyttelsen for personer, der rapporterer brud på EU-lovgivningen i deres arbejdsmiljø, og det kræver, at medlemsstaterne tilpasser deres nationale love for at give et passende beskyttelsesniveau i hele EU.

Whistleblower-direktivet gælder for:

• EU private virksomheder med 50 eller flere medarbejdere;
• ikke-EU-virksomheder med en EU-filial, der har 50 eller flere medarbejdere inden for EU.
• lokale myndigheder betjener over 10.000 mennesker.

For at overholde kravene skal virksomhederne:

• Etabler sikre og fortrolige interne rapporteringskanaler. Fristen for at overholde dette krav er den 17. december 2023.
• Tilbyde uddannelse for medarbejdere og interessenter for at forklare direktivet, whistleblowerrettigheder og rapporteringsprocedurer.
• Sikre fortroligheden og beskyttelsen af ​​whistlebloweres personoplysninger .
• Implementer politikker mod gengældelse, udfør retfærdige undersøgelser og støt whistleblowere, der står over for gengældelse.

Whistleblowing-rapporteringsprocessen

Whistleblowing-rapporteringsprocessen består af forskellige faser.

Anerkendelse af fejl og indberetning af bekymring

Den første fase, som starter rapporteringsprocessen, er erkendelsen af ​​fejl i en virksomhed. Whistleblowere kan rapportere en bred vifte af problemer på flere områder, herunder men ikke begrænset til:

• Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
• Forbrugerbeskyttelse
• Overtrædelser af virksomhedens politikker og procedurer
• Økonomisk forseelse
• Hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
• Svig
• Netværks- og informationssystemsikkerhed
• Chikane eller diskrimination
• Sikkerhedshensyn (produkt og compliance, fødevare- og fodersikkerhed, transportsikkerhed)
• Folkesundhed eller dyresundhed og -velfærd
• Miljøspørgsmål

Når fejlen er dokumenteret, kan whistlebloweren rapportere den ved at vælge enten en intern eller ekstern rapporteringskanal.

Interne rapporteringskanaler foretrækkes normalt, men hvis disse ikke er effektive eller kan føre til gengældelse, kan de også rapportere direkte til kompetente nationale myndigheder eller endda offentliggøre under visse omstændigheder.

Håndtering og undersøgelse af rapporten

Når rapporten er modtaget, skal organisationen tage fat på den. Hver organisation bør have en klar whistleblowing-politik, der definerer, hvordan rapporteringsprocessen vil blive håndteret, og udpege en upartisk person eller afdeling til at modtage og følge op på rapporter.

Det udpegede team vil derefter påbegynde undersøgelsen og afgøre, om klagen er forsvarlig, og om yderligere oplysninger er nødvendige. I visse tilfælde kan virksomheden også have behov for at informere de berørte personer om anklagerne mod dem.

Beslutninger og opfølgning

Whistlebloweren skal forvente en første opfølgning inden for 7 dage. Dette er en formel bekræftelse af, at rapporten er modtaget, og undersøgelser vil starte.

Når undersøgelsen er afsluttet, og virksomheden har truffet de nødvendige foranstaltninger, kan rapporten betragtes som fuldstændig. Whistlebloweren bør modtage endnu en tilbagemelding på rapporten inden for maksimalt 3 måneder.

Beskyttelse for whistlebloweren

Direktiv (EU) 2019/1937, også kendt som whistleblower-direktivet, understreger især vigtigheden af ​​at beskytte whistleblowere mod enhver form for gengældelse. Medarbejdere skal føle sig trygge ved at rapportere enhver fejl i deres arbejdsmiljø uden at frygte at blive fyret, degraderet eller chikaneret.

Derfor er det essentielt, at en virksomhed etablerer både en klar politik om whistleblowing og en sikker og fortrolig rapporteringskanal.

Ydermere kan whistleblowere også vælge, om de vil forblive anonyme eller at oplyse deres navne. Whistleblowerens identitet kan kun afsløres, hvis de giver deres samtykke. I begge tilfælde skal organisationen beskytte deres identitet og undgå enhver form for gengældelse.

Endelig bør rapporterende personer tilbydes en stærk juridisk beskyttelse. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til:

• adgang til omfattende og uafhængig information og rådgivning;
• effektiv bistand fra kompetente myndigheder;
• retshjælp i straffesager og grænseoverskridende civile sager;
• udelukkelse af ansvar i forbindelse med erhvervelse af de oplysninger, der er indberettet eller offentliggjort.

Interne og eksterne rapporteringskanaler

I henhold til EU’s whistleblower-direktiv kan folk rapportere forseelser på arbejdspladsen på tre måder:

• Interne rapporteringskanaler (foretrukket).
• Eksterne rapporteringskanaler til nationale myndigheder udpeget af medlemsstaterne.
• Offentliggørelse. Denne mulighed bør kun bruges under visse forhold, for eksempel når der ikke er truffet nogen passende handling efter intern/ekstern rapportering.

Lad os gennemgå hver enkelt af dem.

Interne rapporteringskanaler

Interne rapporteringskanaler er den foretrukne metode til whistleblower-klager. Ifølge EU-direktivet skal alle private virksomheder med 50 eller flere medarbejdere og alle offentlige enheder oprette effektive og fortrolige rapporteringskanaler. Husk: Fristen for at overholde dette krav er den 17. december 2023.

Typer af interne rapporteringskanaler

Whistleblowere bør kunne indgive deres klager skriftligt, mundtligteller personligt.

For at indsende en rapport mundtligt eller personligt, skal whistlebloweren kontakte det udpegede team eller den person, der er ansvarlig for whistleblowing i organisationen. I disse tilfælde kan anonymitet ikke altid garanteres, men virksomheden skal stadig sikre fortrolighed.

For at indsende en skriftlig rapport kan en organisation enten oprette en intern procedure – for eksempel oprette en specifik e-mailadresse, som klagerne skal sendes til – eller stole på en tredjepartsplatform. Normalt tillader disse platforme at strømline whistleblowing-processen, samtidig med at anonymitet og fortrolighed sikres.

Eksterne rapporteringskanaler

Hvis den interne rapporteringskanal ikke anses for sikker eller fortrolig, eller hvis rapporten kan føre til gengældelse, kan whistlebloweren også rapportere direkte til de kompetente nationale myndigheder.

EU’s whistleblowing-direktiv kræver, at medlemsstaterne udpeger en kompetent myndighed, som skal modtage klagerne, undersøge og derefter give passende opfølgning på rapporterne.

Her er en liste over de kompetente myndigheder i Europa:

Offentliggørelse

Den sidste udvej rapporteringskanal er offentlig offentliggørelse, som kun bør bruges under visse forhold. Et par eksempler er:

• ingen passende handling er blevet truffet efter rapportering internt eller eksternt;
• whistlebloweren modtog ikke passende feedback inden for den tidsramme, der var fastsat af loven;
• det er rimeligt at mistænke et samarbejde mellem gerningsmanden til forbrydelsen og de statslige myndigheder, der er ansvarlige for at retsforfølge dem;
• i tilfælde af presserende eller alvorlig fare for samfundets interesse.

Offentliggørelse kan ske via webplatforme, sociale medier, pressen, folkevalgte, civilsamfundsorganisationer mv. Selv i dette tilfælde bør whistlebloweren have samme beskyttelsesniveau.

Bedste praksis for implementering af whistleblowing-procedurer

For at opsummere er der tre vigtige trin, som hver organisation bør følge for at implementere en solid whistleblowing-rapporteringsproces:

1. Tilbyd en klar whistleblowing-politik: enhver medarbejder skal vide, hvordan man sender en whistleblowing-rapport, hvem man skal kontakte for en klage, og hvordan processen vil blive håndteret. Politikken bør også omhandle whistleblowerbeskyttelse og gengældelsesstrategier. Download en whistleblowing-politikskabelon her.
2. Opret en sikker og fortrolig rapporteringskanal: Dette vil hjælpe dig med at beskytte whistleblowere mod enhver form for gengældelse ved at sikre fortrolighed og anonymitet. Desuden er det nu obligatorisk at oprette en sikker rapporteringskanal i EU for organisationer, der har 50 eller flere medarbejdere. Du kan vælge at implementere en intern rapporteringskanal eller at stole på en tjenesten, såsom iubendas Whistleblowing Management Tool.
3. Udpeg et ansvarligt team eller en ansvarlig person: Teamet vil være referencepunktet for enhver medarbejder, der er villig til at indgive en whistleblowing-klage. De vil også være ansvarlige for at udføre undersøgelsen og sende rettidig feedback. Download en aftaleskabelon til tildeling af ansvar her.

iubendas Whistleblowing Management Tool

iubendas Whistleblowing Management Tool hjælper EU-virksomheder med at sikre compliance. Vi har designet vores produkt til at strømline ledelsen i organisationer, beskytte whistleblowere og sikre, at virksomheder konsekvent overholder loven.

Sådan fungerer det:

• Aktiver Whistleblowing Management Tool fra dit iubenda dashboard (bemærk venligst: du har brug for en Ultimate-abonnement for at gøre det). Indlejr derefter rapporteringsformularen, hvor den let kan tilgås af medarbejdere eller andre potentielle rapporterende personer.
• Når en rapport indsendes, modtager din Whistleblowing Manager en e-mail-meddelelse med det samme, mens den anonyme rapporteringsmulighed holder whistlebloweres identitet hemmelig.
• Din Whistleblowing Manager kan se detaljerne i rapporten i deres dashboard og følge op, når det er relevant. Realtidsopdateringer hjælper dig med at holde dig orienteret om hver rapports status gennem hele processen.