La Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre irregularidades entró en vigor el 16 de diciembre de 2019. Esta Directiva marcó el inicio de una protección reforzada para quienes denuncien infracciones del Derecho de la Unión en su entorno profesional. Exigía a los Estados miembros que adaptaran su legislación nacional a fin de garantizar un nivel de protección uniforme para los denunciantes en toda la Unión Europea.
Entender la Directiva de la Unión Europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades
Objetivo: Su principal objetivo es establecer una base de referencia y poner en consonancia las legislaciones nacionales de toda la Unión Europea en lo que respecta a la protección de las personas que denuncien infracciones del Derecho de la Unión.
Calendario de implementación
Adopción general: Los Estados miembros de la Unión Europea tenían de plazo hasta el 17 de diciembre de 2021 para promulgar leyes y reglamentos acordes con los requisitos de la Directiva.
Disposiciones específicas para entidades medianas: En la Directiva se dispone que las entidades del sector privado y las entidades jurídicas que tengan entre 50 y 249 trabajadores tienen hasta el 17 de diciembre de 2023, para poner en marcha un canal de denuncias interno.
Al establecer este canal, se debe poner el foco en los siguientes puntos:
Confidencialidad: Se debe garantizar la privacidad del denunciante.
Acuse de recibo inmediato: Se debe acusar recibo de las denuncias en un plazo de 7 días.
Gestión imparcial: Se debe nombrar a una persona imparcial designada específicamente para tramitar las denuncias.
Respuestas oportunas: Se debe proporcionar información sobre las denuncias en un plazo de 3 meses.
Medidas de protección eficaces: Se deben delimitar claramente los métodos y las vías disponibles para denunciar.
Vías de denuncia transparentes: Garantizar la protección de los denunciantes que denuncien verazmente dentro del ámbito de aplicación de la Directiva. Entre las medidas de protección se incluyen la confidencialidad estricta, la asistencia de las autoridades, la asistencia jurídica y la protección contra las represalias, además de la exclusión de responsabilidad en determinados casos y la inversión de la carga de la prueba.
Además, las entidades están obligadas a conservar todos los registros relativos a las denuncias y la documentación que los acompaña para cumplir los requisitos impuestos.
Aspectos clave y objetivos de la Directiva de la Unión Europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades
Amplio ámbito de aplicación: La Directiva abarca una amplia gama de ámbitos, como la adquisición pública, los servicios financieros, el blanqueo de dinero, la seguridad de los productos y del transporte, la seguridad nuclear, la salud pública o la protección de los consumidores y del medio ambiente.
Varios canales de denuncia: Se anima a los denunciantes a que utilicen en primer lugar los canales de denuncia internos de su organización, pero en caso de que estos no sean eficaces o puedan dar lugar a represalias, también pueden presentar la denuncia directamente ante las autoridades nacionales competentes o incluso denunciar públicamente en determinadas circunstancias.
Medidas de protección: En la Directiva se establece que los Estados miembros deben prohibir cualquier forma de represalia contra los denunciantes, como pueden ser el despido, el descenso de categoría, el acoso u otras formas de trato injusto.
Confidencialidad: La identidad de los denunciantes debe permanecer confidencial a menos que den su consentimiento expreso para revelar su identidad.
Carga de la prueba: Si se toman acciones perjudiciales contra el denunciante, presuntamente como represalia por una denuncia, la carga de la prueba se traslada a la persona que ha llevado a cabo dichas acciones perjudiciales, quien debe demostrar que sus acciones no responden a represalias sino que se realizaron por otros motivos.
Apoyo y asistencia: Los Estados miembros están obligados a proporcionar información, asesoramiento e incluso asistencia jurídica gratuita a los denunciantes para garantizar que conocen sus derechos y reciben apoyo durante todo el proceso.
IMPORTANTE:iubenda ha creado una herramienta específica para ayudarte a gestionar las denuncias escritas, si bien en la Directiva también se exige que las empresas establezcan métodos de denuncia oral y presencial dentro de su canal interno (y que garanticen las mismas protecciones a los denunciantes que los utilicen).
Herramienta Whistleblowing Management Tool de iubenda 🚀
La herramienta Whistleblowing Management Tool de iubenda ayuda a las empresas de la Unión Europea a cumplir esta Directiva. Hemos diseñado nuestro producto para agilizar la gestión dentro de las organizaciones, proteger a los denunciantes y garantizar que las empresas cumplan sistemáticamente la ley.
Nuestra herramienta incluye un formulario de denuncia muy fácil de usar para los empleados y otras partes interesadas, y permite a las empresas gestionar todo el proceso desde un intuitivo dashboard todo en uno.
IMPORTANTE: Aunque tu empresa tenga su sede fuera de la Unión Europea,si tienes una sucursal en la Unión Europea con al menos 50 empleados, también tienes que cumplir esta Directiva.
⚠️ La Whistleblowing Management Tool de iubenda está incluida en el plan Ultimate y se activa en un solo clic. No necesita configuración.
1. Activar la Whistleblowing Management Tool
Desde el dashboard de iubenda, haz clic en “Activar“.
⚠️ Cuando hayas activado la Whistleblowing Management Tool, haz clic en el botón “Integrar“, dentro de la sección de denuncia de irregularidades (Whistleblowing), para poder integrar el formulario. En caso de que no sigas este proceso, no podrás recibir ninguna denuncia. A continuación te explicamos cómo integrar tu Whistleblowing Management Tool ⬇️
2. Integración
💡 Recuerda que si colocas el formulario en un lugar visible facilitará el proceso de quienes necesiten denunciar.
Tras la activación, haz clic en “Integrar” para integrar el formulario de denuncia y facilitar el acceso de los empleados o de otras personas que puedan tener la necesidad de denunciar.
A continuación, en esta misma sección, encontrarás todas las opciones para integrar el formulario:
Enlace directo: Utiliza un enlace directo si deseas enviar a tus usuarios directamente a tu formulario en lugar de utilizar una ventana modal. Cópialo y pégalo en un lugar estratégico de tu sitio web, intranet o política de denuncia de irregularidades, o en cualquier otro documento en el que lo necesites.
Agregar un widget al pie de página: Utiliza el código proporcionado para integrar el formulario directamente en tu sitio. Puedes elegir que el botón sea blanco o negro, o bien eliminar por completo el estilo. Solo tienes que copiarlo y pegarlo en el cuerpo de tu sitio web donde quieras mostrar el botón. Cuando los usuarios pulsen este botón, el formulario se abrirá en una ventana modal.
Integrar el formulario en el cuerpo: Integrar el formulario directamente en el cuerpo de tu página web permite colocarlo como parte de tu sitio web. Para ello, copia el código de JavaScript y pégalo en el HTML de la página concreta que quieras utilizar para tal efecto.
PDF imprimible con código QR: Es una extensión física del formulario online. Se ha diseñado para poder distribuirlo fuera de internet. Solo tienes que imprimir el PDF y mostrarlo o repartirlo según necesites. El PDF incluye un código QR que, cuando se escanea, dirige a los usuarios al formulario online de denuncia de irregularidades que tenga asociado.
⚠️ Consejos:
Utilizar un enlace directo garantiza que el formulario se muestre de forma uniforme en las distintas plataformas.
Comprueba que el formulario se vea fácilmente, con independencia del método de integración elegido.
Aunque se recomienda el pie de página del sitio para el acceso universal, plantéate la posibilidad de utilizar otras ubicaciones estratégicas en función de la estructura de tu organización.
¿Dónde pongo el enlace?
Depende totalmente de ti, pero por lo general se coloca en el pie de página del sitio web. De esta manera, se ve desde todas las páginas.
3. Persona denunciante
Cuando la herramienta ya esté activada, los denunciantes pueden elegir denunciar de forma anónima o pueden indicar su identidad en el formulario integrado en tu sitio web. Pueden dar información como el tipo de conducta ilícita o conducta indebida que se ha producido o la fecha exacta, así como describir los hechos. Cuando terminen, solo tienen que hacer clic en “Presentar denuncia“.
Tras presentar la denuncia, los denunciantes recibirán automáticamente un acuse de recibo.
3.1 Nombramiento de una persona responsable de las denuncias
❗️ Cita directa a través de nuestra herramienta
Utiliza nuestra herramienta para nombrar fácilmente a una personan responsable de las denuncias. De esta forma, el proceso será más fluido e integrado. Además, se elimina la necesidad de disponer de un formulario de nombramiento separado.
Mensaje de acceso al dashboard
Cuando alguien sin los permisos necesarios intente acceder al dashboard de la Whistleblowing Management Tool, verá este mensaje:
No tienes los permisos necesarios para acceder a esta herramienta.
El acceso al dashboard de la Whistleblowing Management Tool está limitado únicamente a las personas responsables de las denuncias. Si necesitas acceder a este dashboard, ponte en contacto con el administrador de la cuenta para solicitar la función de persona responsable de las denuncias. Para los administradores, la gestión de las funciones puede realizarse a través de la sección “Equipos” situada en la página “Información de cuenta y facturación”. Ten en cuenta lo siguiente: Los administradores no pueden asumir la función de personas responsables de las denuncias debido a restricciones específicas de esta función y tampoco pueden utilizar ciertas funciones de integración como descargas de PDF, vista previa, etc.
Pasos para administradores
Ve a “Equipos”: Se encuentra en la página “Información de cuenta y facturación“, en el menú desplegable superior derecho.
Asigna la función: Haz clic en “+ Añadir usuario” y, a continuación, elige al miembro del equipo adecuado para que sea la persona responsable de las denuncias introduciendo su dirección de correo electrónico.
Envía la invitación: El miembro elegido recibirá un correo electrónico para aceptar esta función.
Aceptación de la función: Cuando la acepten, podrán acceder al dashboard.
Nota para los administradores
Los administradores no pueden asumir la función de personas responsables de las denuncias debido a restricciones específicas de esta función. Así se garantiza una clara separación de obligaciones dentro de la organización para garantizar un mejor cumplimiento y gestión.
4. Dashboard
Cuando se presenta una denuncia, la persona responsable de las denuncias recibe inmediatamente una notificación por correo electrónico. La persona responsable de las denuncias puede acceder a todas las denuncias desde el dashboard y ver el estado de cada una.
En el dashboard de la Whistleblowing Management Tool tienes acceso completo a todas las solicitudes con todos los detalles necesarios: la fecha de creación, el tipo, la persona denunciante, el estado y un icono de detalles.
Cuando haces clic en una denuncia, se hacen visibles todos los detalles de la misma. De esta manera, podrás atender con prontitud cualquier problema denunciado y ofrecer un canal seguro y confidencial para los denunciantes.
Desde el dashboard “Detalles de la denuncia”, podrás asignar distintos estados, añadir notas y ver el historial completo de cada denuncia. Así podrás llevar un seguimiento de las distintas fases de tramitación de la denuncia.
Ahora el estado de cada denuncia está claramente marcado, lo que facilita el seguimiento de la situación de cada denuncia en el proceso.
Confirmación de estado paso a paso
Revisar antes de tramitar: Una persona responsable de las denuncias debe revisar y confirmar el estado actual antes de pasar al siguiente. De esta forma se garantiza que cada fase de la denuncia se gestione adecuadamente.
Confirmación necesaria: Ya no es posible avanzar sin confirmar el estado actual. Así se refuerza la diligencia del proceso.
Opción de dejar notas
Añade contexto: Ahora las persona responsables de las denuncias pueden dejar notas para cada estado. Estas notas permiten añadir detalles o contexto, por lo que que la gestión de la denuncia es más transparente e informativa.
Seguimiento sencillo: Estas notas ayudan a mantener un registro claro de los pensamientos, acciones y decisiones tomadas en cada etapa.
Registro detallado de cada denuncia
Orden cronológico: En la parte inferior del apartado de detalles de cada denuncia, encontrarás información al respecto. En este registro se incluyen todos los cambios de estado en orden cronológico.
Historia completa: Esta función proporciona un historial completo del recorrido de cada denuncia a través del proceso, lo que facilita la revisión y comprensión de las medidas adoptadas.
Estas actualizaciones de la gestión del estado y la incorporación de un registro detallado mejoran el proceso general de gestión de denuncias. Aportan claridad, garantizan la rendición de cuentas y facilitan el mantenimiento de un registro exhaustivo de la tramitación de cada denuncia.
Ten en cuenta que cada estado en el proceso de denuncia de irregularidades representa una etapa específica. Te presentamos lo que implican y cómo gestionarlas:
Recibida: Al recibir una denuncia, revísala y pasa al siguiente paso. Cuando la persona denunciante presenta una denuncia, el formulario online le muestra por defecto un acuse de recibo. En el caso de las denuncias que no sean anónimas, considera la posibilidad de ponerte en contacto con el denunciante por escrito en un plazo de 7 días.
Admisibilidad → Admisible/No admisible: Tu tarea inicial es evaluar la admisibilidad de la denuncia. Si la denuncia se ajusta a los criterios establecidos y se considera admisible, continúa con su tramitación. Por el contrario, si la declaras como inadmisible, da el proceso por terminado. En el caso de las denuncias que no sean anónimas, informa al denunciante.
Tramitación (solo si se admite la denuncia): Tras marcar una denuncia como admisible, debes realizar un seguimiento con total diligencia. Según lo previsto en la Directiva de la Unión Europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades, debes pasar al siguiente paso y proporcionar información al denunciante en un plazo de 3 meses a partir de la fecha del acuse de recibo.
Comentarios proporcionados (solo para denuncias que no sean anónimas): Una vez finalizadas las actividades de seguimiento, comparte con la persona denunciante (en caso de que se sepa su identidad) la evaluación de la situación y los pasos que deben darse a continuación. De conformidad con lo previsto en la Directiva de la Unión Europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades, debes ofrecer esta información en un plazo de 3 meses a partir de la fecha del acuse de recibo.
Tramitada: Llegados a este punto, ya habrás seguido todos los pasos necesarios y podrás dar la denuncia como tramitada. Antes de eliminar la información sobre la denuncia, valora si es necesario dar pasos adicionales para llevar un seguimiento posterior o para fines internos.
Información eliminada: De conformidad con la Directiva de la Unión Europea sobre la protección de denunciantes de irregularidades, las denuncias deben conservarse solo durante el tiempo que sea necesario y proporcionado para cumplir los requisitos de la Directiva u otras normas del Derecho de la Unión o del país de que se trate. En los casos en que la legislación nacional especifique que debe eliminarse la información, garantiza su cumplimiento. Ten cuidado al eliminar los datos, ya que esta acción es irreversible.
Recursos adicionales
Para ayudar a nuestros usuarios y mejorar la eficacia de la gestión de las denuncias, hemos preparado una serie de recursos descargables:
📜 Plantilla personalizable para la política de denuncia de irregularidades – Es un modelo básico que las organizaciones pueden personalizar e incluye una sección en la que se puede añadir un enlace al formulario para la presentación online de denuncias. Por su parte, la personalización permite satisfacer las necesidades únicas y el estilo operativo de la organización. Establece directrices claras para garantizar que todo el equipo sepa exactamente cómo proceder al observar un comportamiento poco ético o ilícito.
👥 Plantilla de nombramiento: Asignación de responsabilidades – Hemos preparado una plantilla de nombramiento para la designación de una persona o departamento que se encargue de las denuncias de irregularidades. Es de gran ayuda para agilizar el proceso de denuncia e investigación y, además de garantizar la rendición de cuentas, permite que las cuestiones denunciadas se gestionen por las personas mejor preparadas para ello.
