Gestire le segnalazioni nel modo giusto è fondamentale per rispettare le legislazioni e le linee guida in materia. È importante trattarli con riservatezza e implementare le opportune misure di sicurezza, per evitare conseguenze negative che potrebbero esporre i whistleblower a ritorsioni.
In questa guida, spieghiamo come le organizzazioni dovrebbero gestire le segnalazioni di whistleblowing, garantendo la riservatezza e la protezione, in conformità con la Direttiva UE sul whistleblowing.
Prima di spiegare come affrontare una segnalazione di whistleblowing, è importante sottolineare che la prima cosa da fare è promuovere una cultura etica sul luogo di lavoro. Per etica intendiamo una cultura che incoraggia i dipendenti a parlare quando sorgono problemi. I dipendenti non dovrebbero mai temere alcun tipo di ritorsione e dovrebbero sempre sentirsi al sicuro nel riferire le loro preoccupazioni.
È una buona pratica formare i dipendenti e implementare una politica di whistleblowing, per aiutare i dipendenti a capire il whistleblowing. Avere un processo standardizzato in atto aiuta anche a seguire facilmente l’intera procedura.
Ogni azienda dovrà redigere la propria policy, a seconda delle dimensioni e della natura dell’organizzazione, ma qui puoi trovare un template gratuito che puoi personalizzare o utilizzare come punto di partenza.
La protezione dei whistleblower non è solo una best practice, ma è ormai legge nell’Unione Europea. In particolare, il whistleblowing è disciplinato dalla Direttiva (UE) 2019/1937, nota anche come Direttiva Whistleblower, entrata in vigore il 16 dicembre 2019.
La direttiva migliora la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’UE nel loro ambiente di lavoro e impone agli Stati membri di allineare le rispettive legislazioni nazionali per fornire un livello adeguato di protezione in tutta l’UE.
La Direttiva Whistleblower si applica a:
Per adeguarsi, le organizzazioni devono:
Come azienda, ricevere una segnalazione di whistleblowing non è mai facile, e per molti la prima reazione sarebbe ignorarla e lasciare le cose come stanno. Non farlo! Ignorare la denuncia di un informatore può avere conseguenze negative e può anche metterti in violazione della legge.
Quindi, se ricevi un reclamo di whistleblowing, assicurati di assegnarlo a un team o persona imparziale, che si occuperà di indagare sul reclamo.
Una volta ricevuta una segnalazione di whistleblowing, il team designato dovrebbe avviare tempestivamente le indagini. All’inizio, è importante ottenere più informazioni possibili, per determinare se il reclamo è effettivamente un caso di whistleblowing o è un reclamo personale. Se quest’ultimo è il caso, allora puoi archiviare il report e far gestire la questione al team HR (ma comunque, non ignorarlo!).
Ogni segnalazione di whistleblowing di solito contiene tutte le informazioni e la documentazione necessarie per indagare sul problema. Tuttavia, se la segnalazione non contiene motivi sufficienti per sospettare un’effettiva cattiva condotta e non è anonima, puoi chiedere all’informatore di fornire ulteriori dettagli. Inoltre, secondo la direttiva UE sul Whistleblowing, dovresti fornire un primo feedback all’informatore entro 7 giorni, comunicandogli che la segnalazione è stata ricevuta.
L’indagine consiste generalmente nel valutare la documentazione, interrogare i dipendenti e discutere con l’informatore. Naturalmente, chiunque sia potenzialmente collegato all’accusa non dovrebbe essere coinvolto nelle indagini.
Una volta completata l’indagine, il team designato dovrebbe esaminare i risultati e riassumerli, comprese eventuali misure correttive adottate o programmate. Ogni decisione che potrebbe influenzare l’organizzazione dovrebbe essere comunicata in modo trasparente a tutto il team.
Il team designato ha anche il dovere di dare seguito al whistleblower entro 3 mesi, fornendo ulteriori feedback sulla segnalazione e sull’indagine.
La chiave per gestire con successo una segnalazione di whistleblowing è sempre garantire riservatezza e protezione per il whistleblower. Come abbiamo accennato prima, gli informatori non dovrebbero mai temere alcun tipo di ritorsione per aver denunciato.
Un modo per farlo è utilizzare un sistema digitale che consenta segnalazioni anonime, come il Whistleblowing Management Tool di iubenda. In questo modo, l’identità del whistleblower rimane protetta ed è comunque possibile fornire il feedback richiesto.
In ogni caso, gli informatori possono anche scegliere di rivelare la loro identità e la riservatezza dovrebbe comunque essere osservata. Il Garante europeo della protezione dei dati (EDPS) ha pubblicato una serie di linee guida sulle modalità di trattamento delle informazioni personali nell’ambito di una procedura di whistleblowing. Secondo queste linee guida, le aziende devono applicare i principi del GDPR alle procedure di whistleblowing e, in particolare:
Uno dei modi migliori per gestire le segnalazioni di whistleblowing è utilizzare una piattaforma di whistleblowing sicura, che consente di semplificare l’intero processo garantendo riservatezza e protezione dei dati.
Il Whistleblowing Management Tool di iubenda è progettato proprio per questo! Consente alle organizzazioni di mantenere un canale di segnalazione sicuro, dove gli informatori possono inviare le loro segnalazioni in modo anonimo e i Whistleblower Manager possono tenere traccia di ogni fase del processo, il tutto da una dashboard intuitiva.
